gmail-filters-productivityاگر شما از آن دسته افرادی هستید که روزانه چندین ایمیل دریافت و یا ارسال میکنید، احتمالا با سرویس ایمیل دهنده Gmail آشنا هستید و از آن به دو دلیل استفاده میکنید: 1-چون این یک سیستم رایگان هست ، 2- دارای ویژگی های منحصر به فرد هست.

یکی از بهترین ویژگی های جی میل امکان استفاده سفارشی از فیلتر های جی میل هست ،( فیلتر ها برنامه ها و تنظیماتی هستند که برای بالا بردن امکانات جی میل استفاده میشود). در حال حاضر کاربران زیادی از این فیلتر ها استفاده میکنند که محبوب ترین این فیلتر ها فیلتر پاسخگویی خودکار به ایمیل ها هست. حالا ما اینجا به شما سه فیلتر مفید را معرفی میکنیم.

1. Maintain To-Do Lists

شما خودتان میتوانید پیغام های ایمیل را ارسال کنید و در فولدر های جداگانه ذخیره کنید ، برای این کار این مراحل را طی کنید:

قسمت اول : یک label در قسمت task reminders بسازید

به Settings و بعد Labels بروید

به پایین صفحه بیاید ، در قسمت label نام آن را TO-DO بگزارید و سپس روی Create کلیک کنید.

قسمت دوم : برای پیغام ها فیلتر بسازید.

به Settings و بعد Filters بروید

یک فیلتر با این مشخصات بسازید:

From:me

To:me

Subject:TO-DO

روی Next step کلیک کنید و این کار ها را انجام دهید :

گزینه Skip the inbox را فعال کنید ، که دیگر پیغام ها به صندوق پست نرود

گزینه Star it را فعال کنید ، تا بتوانید ستاره ها را بعدا پاک کنید

گزینه Apply label را فعال کنید و آن را روی TO-DO تنظیم کنید.

gmail-to-do-01

حالا اگر شما هر وقت بخواهید یک کاری را انجام دهید مثله ارسال ایمیل ، خودتان به وسیله details پیغام را میفرستید. و به وسیله TO DO کارتان را فراموش نمیکنید.

gmail-to-do-02

2. یاد آوری فرستادن ایمیل ها

اگر شما میخواهید در یک روز به چند نفر ایمیل بفرستید این فیلتر خیلی مفید هست ، با این کار اتوماتیک ایمیل های که قرار است ارسال کنید یاد آوری میشود.

برای این کار باید در دو قسمت از تنظیمات تغییر اعمال کنید:

تنظیمات اول :

همه قسمت ها را انجام دهید.

به جای استفاده از فیلتر TO-DO از فیلتر reminder برای پیغام ها استفاده کنید.

به جای ذخیره کردن پیغام ها در فولدر TO-DO ، آنها را forward کنید:

توجه داشته باشید : شما باید برای هر فرد یک فیلتر جداگانه بسازید ، حالا در این قسمت تنظیمات مربوطه را مثله این عکس بسازید:

gmail-to-do-03

تنظیمات دوم :

شما میتوانید یادآوری ایمیل ها را در سرویس های مانند RememberTheMilk راه اندازی کنید ، و با آن به صورت خودکار پاسخ ایمیل ها را بدهید.

اول از همه reminders را راه اندازی کنید ، برای راه اندازی reminders به قسمت time management بروید و از آنجا فعال کنید. – و برای راه اندازی RememberTheMilk هم مانند عکس زیر عمل کنید:

gmail-to-do-04

سپس یک فیلتر جی میل برای یاد آوری forward پیغام ها ایجاد کنید. (درست مثله قسمت اول که آموزش را دادیم ، ولی بعد از ایجاد کردن این فیلتر باید تمام فیلد ها را پر کنید و به آن بگویید که گیرنده و فرستنده ایمیل چه کسی هست) ، مانند عکس زیر:

gmail-to-do-05

3. فیلتر تقویم رویداد ها

شما با این فیلتر میتوانید رویداد های مهم را در تقویم گوگل ثبت کنید و آن به شما این رویداد را یاد آوری میکند. این رویداد ها در فولدر EVENTS ذخیره میشود.

قسمت اول : باید یک label برای ذخیره کردن رویداد ها ایجاد کنید

برای این کار به Settings و بعد Labels بروید

حالا در این پنجره به پایین صفحه بیاید و در قسمت Label نام آن را EVENTS بگزارید و سپس روی Create کلیک کنید.

قسمت دوم : باید یک فیلتر دیگر هم برای سازماندهی رویداد ها ایجاد کنید: در قسمت from این ایمیل را تایپ کنید calendar-notification@google.com . برای اینکه همه چیز در فولدر EVENTS ذخیره شود باید تنظیمات را مانند عکس زیر تنظیم کنید:

gmail-to-do-06

راهنمای در مورد چند قسمت مهم جی میل

پلاگین فایر فاکس برای سازماندهی جی میل – دانلود : GTDgmail

80 ابزار برای جی میل : برنامه و پلاگین های جدید – دانلود : 80 Gmail tools

ساخت یک روبات برای پاسخ گوی به انواع ایمیل ها در جی میل (Create An Automatic Email Response With Gmail’s New Filter)

10 فیلتر مفید که باید آنها را روی جی میل خود داشته باشید (Ten Must-Have Gmail Filters Available for Download)

تبدیل صندوق پست جی میل شما به صندق پست پیشرفته GTD – دانلود : (Turn Gmail Into Your Ultimate GTD Inbox)

اطلاعات مفید درباره بهره وری بیشتر از ایمیل

چگونگی سازماندهی خودکار ایمیل ها در ماکروسافت اوت لوک در اینجا : (MS Outlook Tip: How to Automatically Organize Incoming Emails)

سازماندهی ماکروسافت اوت لوک به وسیله سفارشی کردن ماکروسافت اوت لوک در اینجا : (Get Organized with Customized Microsoft Outlook Rules)

چگونگی فعال کردن فیلتر های پیغام ها در Thunderbird در اینجا 🙁How to Set Up Message Filters In Thunderbird)

10 نکته مفید برای سازماندهی تمام ایمیل ها در اینجا : (10 Tips for Organizing Your E-mail)

شما چگونه ایمیل های خود را سازماندهی میکنید؟ نکته های مفید خود را به ما اطلاع دهید؟

منبع: makeuseof