Dropbox ابزار فوق العاده مفیدی برای نگهداری تمام فایل های مبادله شده بین کامپیوتر شما و فضای مجازی است. در اینجا قصد داریم شما را در چگونه نگهداری تمام فایل های خود را در یک صفحه با ابزار  Dropbox shared folders راهنمایی کنیم.

ایجاد یک پوشه به اشتراک گذاری (Shared Folder)

راه اندازی یک پوشه به اشتراک گذاری در Dropbox آسان است. کافیست فایل هایی را که  می خواهید به اشتراک بگذارید به یک پوشه در Dropbox بر روی کامپیوتر خود بیافزایید  سپس در پوشه راست کلیک کنید Dropbox را انتخاب کنید ، سپس گزینه Share This Folder را انتخاب کنید.

همچنین می توانید به حساب کاربری آنلاین Dropbox خود وارد شوید ، بر روی منوی کشویی در کنار پوشه ای که  می خواهید به اشتراک بگذارید کلیک کنید، و بر روی Share this folder کلیک کنید.

حال، آدرس ایمیل کاربرانی را که می خواهید پوشه برای آنها به اشتراک گذاشته شود وارد کنید و به صورت اختیاری پیامی حاوی توضیحات شما در مورد قصدتان از به اشتراک گذاری پوشه را وارد کنید.

کاربرانی که شما برایشان ایمیل می فرستید در واقع یک دعوت نامه جهت بازدید و پیوستن به پوشه مشترک را دریافت خواهند کرد. اگر آنها در Dropbox ،ثبت نام نکرده باشند بطور مستقیم به ثبت نام هایت می شوند در غیر این صورت ، آنها می توانند به سادگی به حساب کاربری خود در  Dropbox وارد شده و شروع به اضافه کردن یا ویرایش فایل ها نمایند.

پوشه های به اشتراک گذاری دارای آیکون اندک متفاوتی در Dropbox شما هستند. اگر به تصویر زیر توجه کنید می بینید که پوشه مشترک سمت چپ آیکونی با 2 نفر دارد، در حالی که پوشه سمت راست که مشترک نیست ، پیش نمایشی از محتویات خود را نشان می دهد.

مشاهده تاریخچه پوشه به اشتراک گذاشته شده

هر گاه مشترکان در پوشه به اشتراک گذاشته شده شما فایلی اضافه و یا ویرایش کنند، به شما از طریق tooltip اطلاع داده می شود چه چیزی تغییر کرده است.

شما همچنین می توانید به صورت آنلاین تغییرات را مشاهده کنید. به حساب کاربری Dropbox خود وارد شوید و زبانه رویدادها(Events) را انتخاب کنید. این گزینه تمام تغییرات Dropbox شما را نشان می دهد ، و شما می توانید با انتخاب نام پوشه به اشتراک گذاشته شده خود  در ستون کناری سمت چپ فقط به مشاهده تغییرات آن اقدام کنید.

حالا شما می توانید تمام تغییرات اخیر پوشه خود را ببینید و همچنین می توانید ببینید چه کسی هر یک از فایل ها را اضافه یا حذف کرده.

در پایین صفحه ، شما حتی می توانید یک نظر که همه همکاران ملاحظه کنند را بگذارید.

اگر کسی فایلی را که شما نیاز دارید حذف کند ، شما می توانید فایل خذف شده را با کلیک روی لینک آن در تاریخچه آنلاین بازگردانید.همچنین می توانید هر فایل پاک شده را با راست کلیک کردن در پوشه Dropbox خود در اکسپلورر ببینید. Dropbox را انتخاب کنید و سپس Show Deleted Files را کلیک کنید

آگاهی از زمان ایجاد یک تغییر

شما همیشه پشت کامپیوتر خود نیستید ، بالاخره زندگی چیزی فراتر از پروژه هایتان است(حداقل امیدوارم این طور باشد!). اگر واقعا می خواهید از آنچه در پروژه شما اتفاق می افتد آگاه باشید،بدون توجه به اینکه کجا هستید، می توانید به سادگی از مطلب زیر کمک بگیرید:

صفحه تاریخچه پوشه مشترک شما در Dropbox فید آر اس اس از همه تغییرات پوشه را ارائه می دهد. پس کافیست تنها بر روی لینک اشتراک این فید کلیک کنید.

حال، در پنجره که باز می شود ، بر روی Copy to clipboard  کلیک کرده، تا بیتوانید از این فید آر اس اس استفاده کنید.

شما می توانید فید آر اس اس را از طریق بسیاری از مرورگرهای وب ،سرویس دهندگان ایمیل ، ابزار های اختصاصی آر اس اس  خوان ، و غیره مشترک شوید. در فایرفاکس ، اینترنت اکسپلورر 7 و 8 و یا مرورگر اپرا ، شما می توانید آدرس فید را در نوار آدرس خود پیست(paste)کرده و به طور مستقیم ازطریق مرورگر از آن خبر مطلع شوید.

با این حال ، مشترک شدن یک فید با برنامه دسکتاپی زمانی که از کامپیوتر خود دورید کمکی به شما نخواهد کرد. یک گزینه بسیار خوب در این مواقع مشترک شدن فید در گوگل ریدر است. در این صورت است که می توانید فید خبری خود را از هر مرورگری ،بر روی هر کامپیوتری یا حتی تلفن موبایل بررسی کنید ،

برای اضافه کردن فید Dropbox خود به گوگل ریدر ، به گوگل ریدر وارد شوید (لینک انتهای مقاله) در بالا سمت چپ بر روی Add a subscription کلیک کنید ، فید آر اس اس خود را از Dropbox  پیست کنید، و بر روی Add  کلیک کنید.

حالا می توانید از هر گونه تغییر در فایل و یا پوشه ها در گوگل ریدر مطلع شوید.

حتی می توانید فید خود را به صفحه iGoogle خود اضافه کنید. بر روی دکمه Add it Now  در سمت راست صفحه اول گوگل ریدر کلیک کنید تا فید خود را به iGoogle اضافه کنید.

حالا می توانید به روز رسانی فایل  ها را از صفحه خود ببینید. اگر شما از رایانه دیگری استفاده می کنید، کافیست تنها به حساب کاربری گوگل خود وارد شوید تا ببینید که چه اتفاقاتی افتاده.

همچنین می توانید با استفاده از برنامه های موجود برای اسمارت فون ها از جمله آیفون ،ویندوز فون و بلک بری  به حساب گوگل ریدر خود دسترسی داشته باشید.

دریافت Tweet یا متن زمانی که تغییری ایجاد شود

اگر شما فردی بیش از حد آنلاین هستید ، برای ارسال و دریافت tweets هم زمان شانسی دارید. اگر چنین است ، این روش، بهترین راه برای مطلع شما از تغییرات پوشه به اشتراک گذاری Dropbox  شماست. برای این کار ، ابتدا یک حساب جدید توییتر ایجاد کنید تا  تغییرات در آن حساب منعکس شوند. اگر نمی خواهید تمام جهان از به روز رسانی های شما در پوشه مطلع شوند، بر روی تنظیمات کلیک کنید و حساب توییتر جدید خود را به حالت Private تنظیم کنید .

هنگامی که حساب کاربری جدیدی ایجاد شد ، آن را با حساب توییتر نرمال دنبال کنید تا بتوانید تغییرات را مشاهده نمایید.

حالا بیایید فید آر اس اس Dropbox خود  را در توییتر منتشرکنیم. یک حساب کاربری با Twitterfeed ایجاد کنید (لینک زیر).

هنگامی که حساب شما راه اندازی شد، فید خود را به آن اضافه کنید. به فید یک نام داده؛ و آدرس فید خود را از Dropboxوارد کنید. برای اینکه فید را بیشتر تنظیم کنید تنظیمات پیشرفته را کلیک کنید (Advanced Settings)

در تنظیمات پیشرفته (Advanced Settings)، فراوانی تغییرات(frequency) را به  «هر دقیقه 30»( Every 30 mins)تغییرداده،تا اطمینان حاصل کنید که از تغییرات به صورت سریع باخبر می شوید. شما همچنین می توانید تنظیمات دیگر را اگر دوست داشته باشید تغییر دهید.

بر روی دکمه Continue to Step 2 کلیک کرده، و بر روی Twitter  در قسمت خدمات موجود کلیک کنید تا حساب خود را اضافه کنید.

اطمینان حاصل کنید که به حساب توییتر جدید وارد شدید و بر روی Authenticate Twitter ، کلیک کنید.

گزینه Allow. را بزنید

در نهایت بر روی Create Service کلیک کنید

. هرگاه تغییری رخ دهد ، شما یک tweet را از طریق حساب توییتر خود دریافت خواهید کرد. و از آنجایی که شما می توانید از طریق پیام متنی و یا بسیاری از برنامه های کاربردی موبایل tweet دریافت کنید، شما هرگز از تغییرات Dropbox با خود غافل نخواهید شد!

نتیجه گیری

پوشه های اشتراک گذاری Dropbox بهترین راه برای نگه داشتن یک تیم  از کاربران مختلف برای کار با یکدیگر بر روی فایل های یک پروژه می باشد. و با این ترفندهای مفید ، شما میتوانید هرجا که هستید به بررسی وضعیت فایل های به اشتراک گذارده شده بپردازید! چیزهای بسیاری جالبی هست که شما با  Dropbox می توانید انجام دهید. می توانید از پست های ما در این موارد هم استفاده کنید: اضافه کردن Dropbox به منوی استارت ویندوز 7 ، دسترسی به فایل ها Dropbox از کروم ، تبادل اطلاعات پروفایل  Pidgin  شما از طریق چند رایانه.

منبع:howtogeek