نحوه استفاده از منوي Mailings مايكروسافت ورد به منظور ارسال خودكار ايميل ها

در مورد مايكروسافت وُرد چيزهاي بسياري وجود دارد كه من از آن ها خوشم نمي آيد اما در عين حال چيزهاي بسيار بيشتري هستند كه من عاشق آن ها هستم. به ويژه ابزار ترسيمِ منعطفِ آن را (شامل قالب هايي براي چيزهايي از قبيل نامه ها و چكيده ها) دوست دارم و مهم تر از همه، قابليت خودكار سازي بسياري از وظايفي كه اغلب انجام مي دهيم را خيلي دوست دارم. يكي از آن وظايف، ارسال گزارش ها يا ايميل هاست.

بسياري از ما در هنگام كارمان با شرايطي مواجه مي شويم كه نياز است گزارشي را به تمامي افراد يك تيم ارسال كنيم. موضوعي كه گاهي اوضاع را وخيم تر مي كند اين است كه شما مجبوريد ايميل هايي با اطلاعات خاصي كه درخور هر فرد است را به وي ارسال نماييد. احتمالا %90-80 از واژه هايي كه به كار مي روند مشابه هستند اما آن 10 تا 20 درصد واژه هاي مختص هر فرد، يكتا مي باشد. نتيجه چه خواهد بود؟ شما خود را در حالي خواهيد يافت كه ساعت ها درگير نوشتن ايميلي پس از ايميلي ديگر هستيد.

ارسال ايميل هاي خودكار

در اين روش، مايكروسافت ورد به طور خودكار جزئيات مربوط به هر شخصي كه در فهرست تماس هايتان قرار دارد را تكميل مي كند. اين عمل باعث بالا رفتن سرعت وارد كردن ديتا يا اطلاعاتي مي شود كه مي بايستي در مورد شخص مورد نظر وارد نماييد و مي توانيد در زمان صرفه جويي نموده و وقتتان را صرف نوشتن ده ها يا صدها ايميل مستقيم و شخصي نكنيد. هنگامي كه اطلاعات را اينگونه وارد مي نماييد، اين حس القا مي شود كه آن ايميل مستقيما براي شخص خاصي نوشته و ارسال شده است.

براي آغاز به كار، در وُرد (در اينجا ورد 2007) ابتدا بر روي گزينه “Mailings” و سپس “Start Mail Merge ” كليك نماييد.

اين ويزارد چندان ضروري نمي باشد اما در عين حال مفيد است، زيرا كمك مي كند به ياد آوريد هر آنچه را كه مي بايست انجام دهيد. ابتدا، قالبي كه مي خواهيد به طور عام براي گزارش هايتان مورد استفاده قرار دهيد را برگزينيد.

[توضيح: مي بايست قبل از انجام اين مرحله به اين نكات توجه نماييد: 1- معمولا هنگامي كه گزينه “ Start Mail Merge ” را كليك مي كنيد از قبل گزينه “Normal Word Document” در حالت انتخاب قرار دارد كه با توجه به تصوير بالا آن را به “Letters” تغيير دهيد. 2- قبل از مشاهده تصوير زير مي بايست يگ گام ديگر را برداشته باشيد تا بتوانيد به اين نقطه برسيد: از ليستي پنج گزينه اي كه ظاهر مي شود تيك دكمه راديويي “Letters” را بزنيد و در انتهاي پنجره ويزارد بر روي لينك “Next: Starting document” كليك نماييد.]

وُرد، استايل ها و طرح بندي هاي خوبي را در اختيارتان قرار مي دهد. هنگامي كه قالب تان را انتخاب كرديد، بر روي تكمه OK كليك كنيد. اكنون تمام گزارش برايتان نوشته شده و تمامي آنچه كه مي بايست انجام دهيد پر كردن متن مي باشد. هنگامي كه نوبت وارد نمودن تاريخ رسيد، مطمئن شويد گزينه “Today” را انتخاب كرده باشد. با انتخاب اين گزينه هر زمان كه در آينده سندتان را بازآفريني كنيد تاريخِ آن، به­روز مي باشد.

وقتي كه ليست گيرندگان ايميل ها را مشخص مي كنيد، مي توانيد از فهرست تماس هاي آوت لوك (Outlook)، فهرستي كه از جاي ديگري صادر شده و يا فهرست جديدي كه به همين منظور ايجاد نموده ايد، ‌استفاده نماييد.

در اين مثال، ليست گيرندگان را از فهرست جاري آوت لوك انتخاب مي كنم.

اكنون كه گيرندگان را انتخاب نموده ايد، بايد به سندتان (document) بگوييد كه كدام اطلاعات را از “اطلاعات مخاطبين” (Contacts information) خارج ساخته و به طور خودكار درون گزارش جايگذاري نمايد. با كليك بر روي تكمه “Insert Merge Field ” مي توانيد اين كار را انجام دهيد.

به عنوان مثال، من براي يك مشتري گزارشي را در مورد يك وبسايت خاص ايجاد كرده ام. بنابر اين من آن وبسايت را از ليست جزئيات تماس هايش انتخاب مي كنم و در اينجا به وُرد مي گويم كه از آدرس اينترنتي (URL) آن در گزارش استفاده كند.

اگر از آوت لوك استفاده مي كنيد، به خاطر داشته باشيد فهرست مخاطبين آوت لوك، فيلدهاي بيشتري را در رابطه با آن شخص پيشنهاد مي دهد به گونه اي كه قادر خواهيد بود هر گونه اطلاعاتي را كه مايل هستيد، در مورد آن شخص وارد نماييد.

اگر به دنبال اطلاعاتي در مورد شخص خاصي از مخاطبينتان هستيد و آن اطلاعات را در فهرست مخاطبين نيابيد، آن گاه است كه اين فيلدها مفيد واقع مي شوند. يكي از بهترين قابليت هاي Microsoft Word Mailings اين است كه اساسا مي توانيد براي آن بخش هايي از گزارش كه براي هر شخص منحصر به فرد هستند، فيلدهاي “fill-in” را ايجاد كنيد.

بنابراين در حيني كه مشغول نوشتن پيام عمومي تان هستيد و آن زماني كه به نقطه اي رسيديد كه مي بايست اطلاعاتي در رابطه با شخصي مشخص را وارد كنيد، تنها كافي است بر روي گزينه “Rules” كليك كرده و در ادامه “Fill-in” را انتخاب كنيد. با اين عمل، امكان ايجاد سوآل فوري و جواب پيش فرضش را خواهيد يافت. آنچه كه رخ  خواهد داد اين است: هنگامي كه سند خودكار شده تان را فراخواني مي كنيد –اين دستور- از شما خواهد خواست تك تك فيلدها را در رابطه با هر گيرنده پر كنيد.

هنگامي كه كارِ ايجاد ايميل خودكار را به پايان رسانديد، سند شما شامل دو دسته فيلد خواهد بود: فيلدهايي كه به طور خودكار بر اساس مشخصات گيرنده ايميل پر مي شوند و ديگر فيلدهايي كه بر اساس اطلاعات تعيين شده­ي شما، پر مي شوند.

اين امكان وجود دارد كه براي هر سندي از طريق وُرد گزارش ايميل را ارسال نماييد. بدين منظور در قسمت بالا و سمت راست صفحه نمايشتان بر روي دكمه Outlook كليك كرده و گزينه “Send Email” (يا گزينه send as PDF attachment) را انتخاب كنيد.

با استفاده از اين تكنيك كارهاي مكاتباتي شما حداقل %50 كاهش مي يابند. صادقانه بايد بگوييم انجام تمامي اين تنظيمات در سند وُرد زماني را از شما خواهد گرفت اما، هر گاه احساس نياز كنيد كه بايست گزارشي را صادر كنيد مطمئنا از اينكه با حداقلِ تلاش مي توانيد به آن دست پيدا كنيد، خوشحال خواهيد شد.

منبع: MakeUseOf