email

همه ما می دانیم در گذشته در کنار هر تلفن یک دفترچه ی تلفن هم وجود داشت.ما از آن برای ذخیره شماره مخاطبین (Contacts) خود استفاده می کردیم. البته شاید بهتره بگم در چند جای مختلف شماره تماس را یادداشت می کردیم تا مبادا لیست تماس مخاطبین خود را از دست بدهیم. البته در آن زمان خبری از فیسبوک و هیچ سرویس دهنده ایمیلی وجود نداشت.!!؟

امروزه خیلی کمتر با دفترچه یادداشت قدیمی سر و کار داریم.امروز ما با مخاطبین آنلاین خود ارتباط داریم و دوست نداریم برای این لیست مشکلی پیش بیاد که آنها را از دست بدیم.

بسیاری از ما آدرس تماس های با ارزشی را در ایمیل خود داریم. اگر چه ما میتوانیم به سرویس های معتبر و قابل اعتمادی همچون Outlookو Gmail و Yahoo تکیه کنیم اما چه کسی میتواند تضمین 100% در مقابل محافظت ازلیست مخاطبین شما ارایه بدهد. بروز یک نقص یا هر چیز دیگری باعث از دست دادن تمام جزئیات تماس ( آدرس ایمیل، شماره تلفن، و غیره) که در حال حاضر بر روی سرور ذخیره شده می شود . بنابراین داشتن یک نسخه پشتیبان از لیست مخاطبین بر روی هاردیسک خود ضروری به نظر میرسد.

نگران نباشید من در اینجا هستم و می خواهم روش پشتیبان گیری ( backup ) از لیست مخاطبین (Contacts) در سه سرویس دهنده Outlook و Gmail و Yahoo را به شما آموزش بدهم…


ذخیره و بازیابی مخاطبین در Outlook.com

مرحله 1: به حساب خود در Outlook.com وارد شوید و در قسمت بالا سمت چپ بر روی ( Outlook) کلیک کنید. البته محل آن با توجه به زبان حساب شما ممکن است متفاوت باشد… با کلیک بر روی پیکان کوچک لیست کشویی برای شما به نمایش در می آید.

به این توجه کنید…

Outlook-Drop-Down

مرحله 2:  سپس از بین این چهار نماد بر روی گزینه  People کلیک کنید.

Outlook-Widgets

مرحله 3: در اینجا شما به صفحه مدیریت ارتباط و مخاطبین خود منتقل می شوید.

با کلیک بر روی گزینه Manage و انتخاب گزینه Export می توانید تمامی مخاطبین را با فرمت CSV  (Comma Separated Values) ذخیره کنید.

OutlookMail-Export-Contacts

 نحوه بازیابی مخاطبین (Import)

پس از ذخیره فایل مخاطبین بر روی هاردیسک خود باید راه بازگردانی و استفاده از آن را در هنگامی که مشکلی برای لیست تماس پیش آمد یاد بگیرید. خیلی ساده است فقط گزینه Import from file را انتخاب کنید و فایل ذخیره شده با پسوند CSV را فراخوانی کنید.

Import-from-File

توجه:  قابل ذکر است که مخاطبین در شبکه های اجتماعی دارید مانند فیس بوک، گوگل پلاس، توییتر ، و غیره از این روش در فایل مخاطبین ذخیره نمی شوند.


ذخیره و بازیابی مخاطبین در Gmail

مرحله 1: به حساب خود در Gmail وارد شوید و بر روی گزینه Gmail در سمت بالا چپ کلیک کنید , سپس Contacts را انتخاب کنید…

Gmail-Contacts

مرحله 2  در پنجره جدید که برای شما باز می شود بر روی گزنیه More کلیک کنید و از لیست باز شده Export را انتخاب کنید.

Gmail-Export-Contacts

مرحله 3: یک پنجره کوچک برای شما باز می شود. میتوانید دقیقا مشخص کنید چه مخاطبینی در لیست ذخیره قرار بگیرند و یا یک گروه خاص و یا خیلی راحت همه مخاطبین لیست تماس را انتخاب کنید..

فرمت مورد نظر را از لیست export format و یکی از گزینه های گوگل CSV و یا Outlook CSV را انتخاب کنید. با کلیک بر روی گزینه Export کار تمام است.


Gmail-Export-Options

 نحوه بازیابی مخاطبین جی میل (Import)

بازگردانی فایل ذخیره مخاطبین مانند آب خوردن است. کافیست با توجه به مرحل 2 در لیست more  گزینه import را انتخاب کنید.

gmail najaran

سپس بر روی گزینه import کلیک و فایل مورد نظر خودتون رو وارد برنامه بازگردانی کنید.

gmail najaran 2


ذخیره و بازیابی مخاطبین در Yahoo mail

مرحله 1: به حساب ایمیل خود در یاهو وارد شود. سپس به زبانه  Contacts بروید. در سمت چپ مخاطبین خود را انتخاب کنید. بر روی گزینه Actions کلیک کنید. و در نهایت با انتخاب Export All همه چیز تمام است.

474747886525

پنجره مخصوص عملیات Export به نمایش در می آید. گزینه ها و فرمت های مختلفی برای ذخیره فایل مخاطبین وجود دارد. فرمت دلخواه خود را انتخاب کنید و بر روی Export Now  کلیک کنید. البته پیشنهاد میکنم گزینه که برایتان با رنگ مشخص کرده ام را انتخاب کنید.

Export-for-MSOutlook

گزینه مشخص شده در حقیقت فایل مخاطبین را با فرمت Outlook.com یعنی فرمت CSV ذخیره میکند.حتما برایتان سوال پیش آمده که این فرمت چه مزیتی نسبت به بقیه دارد که من مدام آن را توصیه میکنم. فرمت  (CSV) Comma Separated Values علاوه بر کمتر شدن حجم فایل فرمتی است که توسط اکثر سرویس دهندگان ایمیل و همچنین نرم افزار های رومیزی مدیریت ایمیل و همچنین اکسل و … پشتیبانی می شود. من پیشنهاد میکنم در سرویس دهنده یاهو و همچنین جی میل برای ذخیره فایل مخاطبین خود از این فرمت استفاده کنید.

 نحوه بازیابی مخاطبین یاهو  (Import)

قسمت منوی Actions را به یاد دارید. بعد از ایجاد فایل ذخیره شده مخاطبین می توانید با کلیک بر روی گزینه Import Contacts  آن را بازیابی کنید.

Action-Export-All

Save-Download

ایجاد نسخه پشتیبان از مواردی که دارای اهمیت است همیشه توصیه می شود. به خصوص موارد این چنین که بر روی سرور های خارج از کشور ذخیره می شوند. ما هیچ وقت نمی دانیم چه موقع ممکن است آنها را از دست بدهیم. آیا راهی از این آسان تر برای دوری از چنین مشکلی وجود دارد؟…

امیدوارم از این آموزش استفاده کنید و مخاطبین خود را همیشه حفظ کنید… آموزش های به روز گویا آی تی را دنبال کنید…متشکرم.

gooya saeed najaran