جمعه‌ها چه می‌کنید؟ ۴ راه برای برنامه‌ریزی و آماده شدن برای یک هفته کاری – بخش اول
آیا آن‌قدر سرتان به کار گرم است که برای برنامه‌های دیگر وقتی ندارید؟ در زندگی کاری امروزی، هر روز ایجاد تعادل بین کار و زندگی سخت‌تر و سخت‌تر می‌شود. در یک هفته 168 ساعت در اختیار دارید که اگر زمان لازم برای خواب و کار کردن را از آن کم کنید، شگفت‌زده خواهید شد که چقدر زمان برای انجام فعالیت‌های مختلف در اختیار دارید. پس این همه زمان آزاد کجا مخفی شده است؟
متاسفانه وقتی تمام حواس‌مان به کارمان است اینطور به نظر می‌رسد که زمان پر در آورده و پرواز کنان در حال فرار کردن از ما است. اگر شما هم همین احساس را نسبت به زمان دارید باید به اطلاع‌تان برسانیم که مشکل از برنامه‌ریزی شماست. حالا چطور می‌توان با برنامه‌ریزی صحیح این مشکل را رفع کرد؟
برای هفته بعدی خود برنامه‌ریزی کنید
بله می‌دانیم که برنامه‌ریزی کار دلپذیری نیست. اکثر ما بین برنامه‌ریزی و بی‌برنامه کار کردن، گزینه دوم را ترجیح می‌دهیم. اما همان‌طور که برایان تریسی می‌گوید:
در مقابل هر دقیقه زمانی که صرف برنامه‌ریزی می‌کنید معادل ده دقیقه زمان در حین انجام کار صرفه‌جویی می‌کنید.
این جمله در مورد برنامه‌ریزی هفتگی کاملا صادق است.
تنظیم‌ش کنید: یک برنامه زمان‌بندی برای هفته آینده درست کنید – اگر خواستید می‌توانید از یک تقویم آنلاین استفاده کنید – و آن را با بخش‌هایی برای کار و استراحت پر کنید. این برنامه اولیه در واقع اساس برنامه‌ریزی شما محسوب می‌شود.
اولویت‌بندی کنید: یک قلم و کاغذ بردارید و همه کارهایی که «باید» در هفته پیش رو انجام دهید را یادداشت کنید. این شامل ماموریت‌ها، پروژه‌ها، رویدادها، قرارملاقات‌ها و موارد دیگر می‌شود. بعد از این تمام کارهایی که «می‌خواهید» در هفته آینده انجام دهید را یادداشت کنید، مثلا بازی کردن، دیدن فیلم‌های جدید یا رفتن به پارک. هر دو گروه از فعالیت‌ها را اولویت‌بندی کنید.
دقیق‌تر بررسی کنید: هر کدام از این فعالیت‌ها را با برچسب‌های «مهم» و «کم اهمیت» طبقه‌بندی کنید. به فعالیت‌های مهم مسلما باید در هفته آتی رسیدگی شود. بله شما می‌توانید برخی از فعالیت‌های مورد نظر خود برای اوقات فراغت را مهم بدانید. جدول برنامه‌ریزی هفته را با این فعالیت‌ها پر کنید ولی اول با فعالیت‌های مهم شروع کنید و بعد برای فعالیت‌های کم اهمیت زمان معین کنید. حتما برای فعالیت‌های اساسی خود مثل غذا خوردن یا استحمام هم زمان مشخص کنید. کارهای کم اهمیت باقی مانده که در برنامه این هفته جای نمی‌گیرند را برای هفته بعد از آن کنار بگذارید.
حوا‌س‌تان به زمان‌تان باشد: عمل کردن به برنامه‌ریزی کار دشواری است ولی به شما کمک می‌کند که بدانید هر ثانیه از زمان خود را صرف چه کاری می‌کنید. مطمئنا از این‌که بدانید تا کنون چه‌قدر از زمان خود را بی هدف می‌گذراندید شگفت‌زده خواهید شد.
to-do لیست‌ها دوست شما هستند
to-do لیست‌ها برای افزایش بهره‌وری فوق‌العاده هستند. آنها فعالیت‌های هفتگی شما را به شکل اهدافی هدفمند تبدیل می‌کنند و باعث می‌شوند که تاثیرگذاری کاری شما بیشتر شود. در ضمن خط زدن تسک‌ها در to-do لیست‌ها همیشه کار لذت بخشی بوده و هست.
در نظر داشته باشید که to-do لیست‌ها زمانی به دردتان می‌خورند که عملکرد چند تکلیفی یا Multitasking را کنار بگذارید. تاثیر این لیست‌ها وقتی خودنمایی می‌کند که یک تسک را شروع کنید، همه تمرکز خود را روی همان تسک بگذارید و بعد از اتمام کار، آن تسک را از لیست حذف کنید. اگر دو یا سه تسک را با هم شروع کنید و هر لحظه به یکی از این تسک‌ها رسیدگی کنید، سرعت کاری خود را کاهش می‌دهید و زمان بیشتری را از دست خواهید داد.
اما مزیت بزرگ‌تر to-do لیست‌ها این است که ذهن شما را خلوت می‌کنند. حتی اگر بی عیب‌ونقص‌ترین حافظه را داشته باشید، باز هم برای به خاطر سپردن تمامی جزئیات باید خیلی تلاش کنید و همیشه احتمال فراموش کردن برخی کارها و موارد بسیار زیاد است. to-do لیست‌ها این مشکل را برای شما حل می‌کنند. وقتی به طور هم‌زمان به چندین موضوع فکر نکنید، استرس کمتری هم خواهید داشت.
اگر به قدرت to-do لیست‌ها اطمینان پیدا کنید متوجه خواهید شد که به کمک آنها هم کارهای‌تان را زودتر تمام می‌کنید و هم این‌که وقت بیشتری برای تفریح و زندگی کردن خواهید داشت.
منتظر بخش بعدی این مقاله باشید…