چگونگي ساخت،مديريت و تعيين طبقه بندي ها در Outlook 2013
Outlook 2013 به شما اجازه ميدهد که قسمت ها و بخش هاي مختلف را به منظور پیدا کردن و دسترسی سریع به آن ها با عبارات خاصی تعيين کنيد.يک نکته ي مهم درباره ي اين بخش ها اين است که شما ميتوانيد براي هر قسمت يک ترکيب کلمه و عبارت در نظر بگيريد.بنابراين شما ميتوانيد ايميل ها،رويدادهاي سالانه و يادداشت ها را با زدن سريع يک دکمه طبقه بندي کنيد.
در Outlook2013 همه ي رويدادهاي مهم تقويم وجود دارد که ميتواند براي کسي که يک برنامه ي دقيق روزانه را دنبال ميکند ضروري باشد. منظور و مقصود اين است که Outlook2013 ميتواند به مقداري زيادي به شما کمک کند تا بتوانيد بيشتر و بهتر کار و يا حتي زندگي شخصي تان را سازماندهي کنيد.قبل از اين که مبحث Outlook2013 را تمام کنيم به نظر ميرسد بايد به صورت مختصر دو مورد از جنبه هايي که احساس ميشود ارزشمندند را تشريح کنيم:
طبقه بندي ها
به منظور حفظ کردن طبقه بندي هايتان بر روي گزينه “customize”کليک کرده و سپس گزينه ي”َAll categorize” را از پايين منو انتخاب کنيد.با استفاده از اين دستور شما ميتوانيد طبقه بندي هاي جديد بسازيد،طبقه بندي هاي قديمي را حذف کنيد،نام آن ها را عوض کنيد،رنگ آن ها را تغيير دهيد و کليد هاي ميانبر تعيين نماييد.
به عکس بالا توجه کنيد که چگونه”CTRL+F2″ را براي طبقه بندي آبي در نظر گرفته ايم.
حال براي مثال شما ميتوانيد براي هر چيزي که خواستيد طبقه بندي ها را در نظر بگيريد.به مثال ساده ي زير توجه کنيد.
در اين مثال ما وظيفه را”live la lida loca”در نظر گرفته ايم وبا Personal (بنفش) وUrgent (قرمز) مشخص کرده ایم.
اين نکته ي مهم را به ياد داشته باشيد که شما فقط يک بار کليد هاي ميانبر را براي طبقه بندي هايتان تعيين ميکنيد و طبقه بندي هايتان را به حافظه اختصاص مي دهيد که آن ها ميتوانند اختيار سازماندهي ايميل ها،قرارهاي ملاقات وديگر بخش هاي outlook را در دست بگيرند.
براي مثال در زير يک ايميل ازيک فرد ناشناس در پيام هاي داخل صندوق وروي مان هست که ما آن را با طبقه بنديWork مشخص کرده ايم.در حال حاضر اگر نياز باشد که اين پيام مشخص شده را بیابیم کنيم،ميتوانيم از طبقه بندي ها به منظور فيلتر کردن پيام هاي نا مربوط استفاده کنيم.
آگاه باشيد که شما همچنين ميتوانيد به سرعت وظايف يا دستورها،ايميل ها و ديگر قسمت هاي outlook را با يک طبقه بندي قراردادي مانند عکس زير مشخص کنيد.در اينجا ما چندين وظيفه با عنوان URGENT را به سادگي با کليک کردن روي باکس کوچک در ستون CATEGORIES مشخص کرده ایم.
واضح است که طبقه بندي ها ميتوانند خيلي مفيد باشند و مطمئنا يک ويژگي بزرگ در outlook هستند که کمتر به آن ها پرداخت شده است.بهتر است چگونگي استفاده ي مؤثر از آن ها را ياد بگيريد؛ شما قادر خواهيد بود که همه اطلاعات خود را در مکان هاي مربوط به هر طبقه بندي در outlook حفظ کنيد.
جستجوي آسان در outlook
اين قسمت را به صورت مختصر با صحبت کردن درباره ي جستجو در قسمت هاي مختلفoutlook جمع بندي مي کنيم.ما قصد داريم در اين قسمت عمدتا ايميل را به کار ببريم اما جستجو سراسر برنامه را در بر ميگيرد.وقتي شما روي گزينه جستجو در قسمت صندوق ورودي و يا گزينه ي جستجوي هر پوشه ي ديگر موجود در ايميل کليک ميکنيد، the ribbon تغيير خواهد کرد تا به شما ابزارهاي جستجوي متعددي ارائه دهد.
چرا همه ي اين اطلاعات در اين قسمت قراردارند؟ آشکار هست که هر چه روش های جستجو برای اطلاعات بیشتر باشند ، شانس ما نیز برای پیدا کردن آن اطلاعات بالا تر خواهد بود.در اين تصوير مشاهده ميکنيد که ما با کليک کردن روي گزينه ي “subject” ميتوانيم فضاي اختصاص يافته را با هر آنچه که ميخواهيم شامل آن موضوع شود پر کنيم.ما ميخواهيم در اين نمونه هر موضوعي در مورد “work” جستجو کنیم.
توجه کنيد که نتايجي که بدست ميايد در حقيقتTasks هايي هستند که نشان ميدهند چگونه outlook نتايج جستجو را باز ميگرداند.
اگر فکر مي کنيد براي استفاده از اين قابليت Outlook 2013 مي بايست از مهارت بالايي برخوردار باشيد،ميتوانيد به سرعت همه ي اين آشفتگي ها را با کمي وقت گذاشتن و آزمايش کردن اختيارات جستجوي ribbon از بين ببريد.به خاطر داشته باشيد که اگر نتايج شما خيلي زياد گسترده و متنوع باشند،هميشه فرصت بهبود بخشيدن وسعت مهارت خود را با استفاده از ابزارهاي توسعه خواهيد داشت.
در نهايت اگر احساس ميکنيد نيازمند امکانات بيشتر براي جستجو هستيد می توانید از منوي جستجوي پيشرفته با کليک کردن رويSearch Tools در قسمت گزينه ها استفاده کنيد.
استفاده کردن از گزينه ي جستجوي پيشرفته نميتواند بهترين راه باشد و يک راه جستجوي نامناسب در outlook به حساب مي آيد اما شما از هر روشي که استفاده کنيد ما يقين داريم که حتما چگونگي يافتن اطلاعات مورد نظر خود را کشف خواهيد کرد.
گزينه هاي جستجو
outlook با پنجره جستجوی خود ویندوز کار ميکند.اين گزينه ها به منظور جستجوی اطلاعات هم در برنامه Outlook و هم در خود ویندوز موثر هستند.
توجه داشته باشيد که اگر بر روي گزينه ي “Indexing Options … ” کليک کنيد،کنترل پنل Indexing Options را باز خواهيد کرد ؛ جايي که شما ميتوانيد تنظيم کنيد که چگونه outlook به وسيله ي Windows Search و یا پنجره ی خود ویندوز فهرست بندی شود یا اصلا این که این اتفاق رخ دهد یا خبر. دیگر تنظیمات این قسمت مربوط به نتایج جستجو است از قبیل این که نتایج چگونه و یا اینکه از کجا نمایش داده شوند.
طبقه بندي ها و جستجو دو مورد از ويژگي هايي هستند که ميتوان به Outlook اضافه کرد وتا جربيات کاری شما را نسبتا تکميل کند.اگر شما به صورت گسترده از outlook استفاده ميکنيد و تعداد زيادي ايميل دريافت ميکنيد،تعداد زيادي تقويم براي قرارهاي ملاقات خود در نظر می گیرید و نوارهاي وظيفه طولاني ايجاد می کنید،با استفاده از این قابلیت ، نه تنها قادر به سازماندهي آن ها هستيد بلکه توانايي جستجو براي اطلاعات بسیار با ارزش را نیز خواهيد داشت.
منبع : [how to geek ]