آموزش قفل گذاری و قفل گشایی روی سلول ها و شیت ها در گوگل شیت

گوگل شیت در حقیقت همان برنامه اکسل در نرم افزار گوگل درایو است. گوگل درایو دارای مجموعه های اداری است که به شما کمک می کند به طور آنلاین در هر جا به فرم ها و اسناد ایجاد شده تان دسترسی داشته باشید.

خوشبختانه گوگل درایو این امکان را فراهم کرده که شما بتوانید اسناد و شیت های ایجاد شده را با دیگران به اشتراک بگذارید. اما گاهی بیم تغییر و ویرایش اسناد موجب می شود که از اشتراک گذاری ممانعت ورزیم و کار را برای خودمان سخت تر کنیم.

اما من در این مقاله به تو یاد می دهم تا چطور مانع ویرایش سلول گوگل شیت شوید یا بهتر بگویم موفق به قفل کردن سلول در گوگل شیت شوید و با خیال راحت اسناد خود را برای جلوگیری از هر نوع ویرایش ( عمد و غیر عمد ) محافظت کنید.

قفل کردن سلول های گوگل شیت یعنی چه؟

گوگل شیت در حقیقت ابزار مدیریتی شیت ها و جدول هاست که مثل اکسل عمل می کند. برای این که دسترسی دیگران به این شیت ها فقط دیداری باشد شما می توانید برخی از ستون ها و سلول ها را قفل کنید. این قفل فقط به دست شماست.

چطور سلول های گوگل شیت را قفل کنم؟

خب برای قفل کردن سلول گوگل شیت، نرم افزار گوگل درایو خود را راه اندازی کنید و به یک حساب گوگلی تان وارد شوید.

شیتی که تمایل دارید سلول های آن را قفل کنید باز کنید و سلول هایش را انتخاب کنید:

همزمان که سلول ها را انتخاب کرده اید، به قسمت منو ها بروید و Data را انتخاب کنید.

در قسمت دینا زیر منو ها شامل موارد مختلفی است که باید Protect Sheets and Ranges را پیدا کنید و روی آن کلیک کنید.

وقتی صفحه مورد نظر باز شد می توانید یک توضیح مختصر بنویسید و بعد روی Set Permissions کلیک کنید.

با انجام این محدودیت ها، هر فردی که قبلا این شیت را با او به اشتراک گذاشته اید، و اجازه ویرایش شیت را به او داده اید اجازه این را دارد تا شیت را مورد ویرایش قرار دهید. برای این که محدودیت ایجاد کنید روی Restrict Who Can Edit This Range کلیک کنید و Customized را انتخاب کنید.

با این کار لیست افرادی را مشاهده می کنید که از پیش این شیت را با آن ها به اشتراک گذاشته اید. به طور پیش فرض تمام این افراد برای ایجاد ویرایش انتخاب شده اند. حالا شما همان فردی را که می خواهید قدرت ویرایش سلول ها را نداشته باشد را پیدا کنید و تیک مقابل آن را بردارید.

در نهایت روی done کلیک کنید تا تنظیمات اعمال بشوند.

با انجام این تغییرات از این به بعد هر فردی که بخواهد این شیت و سلول های قفل شده آن را ویرایش کند با پیام هشداری مطابق زیر مواجه می شود:

این هشدار گویای این است که شما امکان ویرایش ندارید پس اوکی را بزنید و فقط از دیتاهای سلول ها دیدن کنید.

 

چطور هنگام ویرایش سلول گوگل شیت پیام هشداری بسازیم؟

هر چند بسیاری از اوقات قفل کردن سلول گوگل شیت به شما این اطمینان را می دهد که دیگران قدرت دستکاری شیت ها را ندارند، اما این بدین معنی نیست که شما خودتان صد در صد آن ها را ویرایش نمی کنید. گاهی حتی به طور ناخواسته ویرایش هایی صورت می گیرد که بعد متوجه آن می شوید.

اما برای جلوگیری از ویرایش سلول باید بتوانید یک پیام هشداری پیش از نهایی شدن ویرایش ببینید که این کار توسط گوگل داک انجام شدنی است. یعنی خودتان می توانید این پیام را بسازید.

برای این مورد:

شیت مورد نظرتان را باز کنید و به مسیر Data > Protected Sheets and Ranges بروید.

بعد روی permission rule ای که می خواهید آن را هشداری کنید کلیک کنید:

و بعد گزینه Set Permissions را انتخاب کنید:

در این قسمت باید دو گزینه را مشاهده کنید که گزینه اول شامل Show a warning when editing this range می شود. این بخش را انتخاب کنید و بعد done را بزنید.

بدین ترتیب وقتی که شما از این به بعد، بخواهید سلول های محافظت شده را ویرایش کنید، یک نوتیفی دریافت می کنید که هشدار می دهد که آیا واقعا می خواهید این سلول را ویرایش کنید و هیچ چیز اتفاقی رخ نداده است؟ و بعد اگر اطمینان دارید ok را بزنید.

اگر از ویرایش کردن اطمینان ندارید دکمه کنسل را بزنید.

 

چطور موفق به قفل کردن شیت در گوگل شیت شویم؟

آنچه تا به اینجا به شما آموزش دادیم شیوه قفل کردن سلول در گوگل شیت بود اما در گوگل شیت شما می توانید یک شیت کامل را قفل کنید.

برای این موضوع:

وارد گوگل درایو شده و گوگل شیت را انتخاب کنید و آن شیتی که می خواهید آن را قفل کنید را باز کنید.

بعد از طریق نوار ابزار به مسیر Data > Protected Sheets and Ranges بروید.

در صفحه ای که باز می شود در قسمت راست Sheet را مشاهده می کنید. روی این گزینه کلیک کنید:

بعد از این که روی شیت کلیک کردید، از منوی کشویی، شیت مورد نظر را انتخاب کنید و بعد روی Set Permissions کلیک کنید.

بعد از این که این محدودیت را ایجاد کردید می توانید درست مثل مرحله قبل با کمک Restrict Who Can Edit This Range و امکان شخصی سازی، دسترسی افراد برای ویرایش را از این شیت به طور کامل قطع کنید. این تنظیمات را می توانید مطابق آن چه در بالا آورده شده اعمال کنید.

 

چطور در شیت قفل شده در گوگل شیت استثنا ایجاد کنیم؟

بازگذاشتن برخی سلول ها در یک شیت قفل شده در گوگل شیت می تواند به دلایل مختلفی موضوعیت پیدا کند. وقتی که شما اقدام به قفل کردن شیت در گوگل شیت می کنید، در حقیقت تمام سلول ها از این محدودیت پیروی می کنند. اما اگر در این میان بخواهید برخی سلول ها را آزاد بگذارید، باید یک استثنا ایجاد کنید.

برای شروع

به مسیر Data > Protected Sheets and Ranges بروید و شیتی که می خواهید روی آن استثنائاتی ایجاد کنید را انتخاب کنید:

با این کار صفحه ای باز می شود با تنظیماتی نه چندان سخت! در این قسمت مطابق عکس زیر، باید ابتدا Except Certain Cells را تیک دار کنید.

در ادامه سلول هایی را که می خواهید قابل ویرایش باشند و استثنا روی آن ها حکم کند را انتخاب کنید و بعد done را بزنید:

با این کار تنها سلول های مشخص شده قابل ویرایش توسط دیگران خواهند بود. با کمک بخش change permissions می توانید محدودیت ها را برای افراد خاص فعال یا غیرفعال کنید.

اما از این به بعد با این که در این شیت محدودیت برای برخی سلول ها برداشته شده اما اگر کاربری اشتباها بخواهد سایر سلول ها را ویرایش کند یک پیام هشداری مطابق زیر به او نشان داده می شود:

که معنی آن این است که شما می خواهید سلول های محافظت شده و قفل شده را تغییر دهید برای این کار با صاحب شیت ها تماس بگیرید تا این دسترسی را برای شما فراهم کند!

 

اما اگر روزی بخواهید این محدودیت را برداریم باید چکار کنیم؟

 

چطور قفل سلول های گوگل شیت را برداریم؟

برای این که بخواهیم محدودیت ها را پاک کنیم، باید کسی اقدام به این کار کند که خودش این محدودیت ها را اعمال کرده است. در ادامه:

برای این کار دوباره باید از بخش نوار ابزار به مسیر Data > Protected Sheets and Ranges بروید.

بعد روی آن شیتی که قانون قفل کردن را برایش صادر کرده اید کلیک کنید:

وقتی که روی این موجودیت کلیک کردید، می توانید آن را در حالی مشاهده کنید که یک سطل زباله در مقابل آن واقع شده است:

روی این آیکون ( جهت فلش ) کلیک کنید تا موجودیت و محدودیتی که ایجاد کرده اید حذف شود.

در این حالت یک پیام هشداری به شما نمایش داده می شود که آیا می خواهید واقعا این محدودیت را پاک کنید!؟ اگر مطمئن هستید روی Remove کلیک کنید.

با این کار شیت مورد نظر هیچ آسیبی نمی بیند و کماکان در بین شیت های شما مشاهده می شود اما از این به بعد همه کسانی که به آن دسترسی دارند می توانند آن را ویرایش کنند.

آیا در این باره سوالی دارید؟

منبع