شیوه ساختن فرم های پر کردنی و غیر قابل ویرایش در ورد

اگر شما روزانه با قرار داد های کاری سر و کار داشته باشید یا به هر نحوی مجبور باشید که، به کاربران تان فرم هایی بدهید تا پر کنند قطعا ارزش مقاله امروز گویا آی تی را می دانید. امروز می خواهیم به چیزی بپردازیم که، به شما کمک می کند فرم هایی ایجاد کنید که در آن، محتوای تان محافظت شود و سایرین بتوانند موفق به پر کردن فرم شوند.

 

ساختن فرم پر کردنی در ورد اما غیر قابل ویرایش

وقتی که می خواهید چنین سندی ایجاد کنید، باید پیش از هر چیز روی تمپلت فایل خود فکر کنید تا یک فرم و سند حرفه ای بسازید. برای این کار می توانید از طریق خود ورد، به دنبال یک سری اسناد باشید که برای تان از اول آماده کرده است. البته برخی وب سایت ها هم هستند که چنین سند هایی را ایجاد می کنند.

بعد از این که محتوای سند خود را مشخص کردید نوبت به تنظیمات می رسد.

برای شروع به تب Developer بروید

 

روش نمایش تب Developer  در ورد

اکر این تب را نمی بینید باید کمی ورد خود را دست کاری کنید. به همین منظور وارد تب File شوید.

حالا در انتهای ساید باری که باز می شود و در سمت چپ قرار دارد، Options را انتخاب کنید.

در همان ساید بار دوباره، Customize Ribbon را انتخاب کنید:

حالا در سمت راست به دنبال بخش Customize the Ribbon باشید و در این قسمت روی Developer کلیک کنید و چک باکس آن را تیک دار کنید.

در نهایت روی ok کلیک کنید.

بعد از این که این کار را انجام دادید، می توانید تب Developer  را در بین تب های View و Help  مشاهده کنید

حالا وارد همین تب شوید و گروه Controls را پیدا کنید.

در بخش کنترل شما می توانید مواردی مثل زیر را ببینید:

1. plain text
2. pictures
3. combo boxes
4. drop-down lists
5. date pickers
6. checkboxes
7. building block controls

شما می توانید هر کدام از این کنترل ها را روی ورد خود پیاده کنید.

بیایید کمی با این قسمت ها کار کنیم و لذت ببریم.

 

تنظیم بخش پایانی سند با تعیین و تنظیم محل انتخاب تاریخ و امضا

ابتدا نشانگر ماوس خود را روی قسمتی بگذارید که می خواهید، دیت پیکر یا همان انتخاب تاریخ را در آن بخش تنظیم کنید. کاربری که سند شما را می بیند باید بتواند به کمک یک منو، تاریخ را مشخص کنید و دستی آن را وارد نکند.

بعد از انتخاب مکان با ماوس، به تب Developer بروید

در بخش کنترل، آیکون Date Picker Content Control را انتخاب کنید. این آیکون چیزی شبیه به تقویم است:

با انجام این کار، می توانید به راحتی و سادگی باکس تعیین تاریخ را ببینید.

اگر روی این باکس کلیک کنید می توانید یک منوی کشویی از تاریخ را مشاهده کنید

حالا نوبت به بخشی می رسد که فرد پر کننده فرم در ورد لازم است که، اسم خود را بنویسد. این نام را باید در مثال این آموزش در مقابل By بنویسد.

برای این کار باید باکس متنی بگذاریم تا فرد بعد از قفل شدن سند ورد بتواند آن را پر کند.

برای این کار ماوس را در کنار By قرار می دهیم و بعد از تب Developer به دنبال دکمه Rich Text Content Control خواهیم بود:

بدین ترتیب تکست باکس شما در سند تان ظاهر می شود. شما می توانید به هر تعداد که می خواهید تکست باکس به اندازه های کوچک و بزرگ ایجاد کنید

با این شیوه شما یاد میگیرید که چطور هر نوع المان را روی سند ورد خود پیاده کنید. به کمک این المان ها می توانید به راحتی فرم ایجاد کنید و کنترل را روی ورد پیاده کنید.

اما حالا باید سند را غیرقابل ویرایش کنیم تا سایر بخش های سند دست کاری نشود. برای این منظور ادامه داستان را دنبال کنید.

 

نحوه غیر قابل ویرایش کردن فایل ورد

برای این که سند ورد غیر قابل ویرایش شود، باید یکی دو تنظیم ساده روی آن انجام دهید. لازم است که ابتدا تمام محتویات سند ورد خود را انتخاب کنید و برای این کار چیزی بهتر از Ctrl+A نیست.

بعد از این که کل محتوا را انتخاب کردید به تب Developer بروید.

در ادامه به گروه Protect بروید

و روی Restrict Editing کلیک کنید

حالا می توانید پنل Restrict Editing را مشاهده کنید

در این پنل باید بخش Editing Restrictions را مد نظر قرار دهید.

وقتی که این گزینه را انتخاب کردید، می توانید از منوی باز شونده، نوع محدودیت را مشخص کنید.

در این منوی کشویی باز شونده چند گزینه وجود دارد که شما می توانید محدودیت ها را روی آن مشخص کنید. اما برای پر کردن فرمی که سند آن غیر قابل ویرایش باشد، Filling in forms را باید انتخاب کنید:

در نهایت باید گزینه Yes, Start Enforcing Protection را انتخاب کنید

برای این که از نظر حفاظتی سند ورد خود را ایمن تر کنید می توانید یک لایه حفاظتی دیگر به آن بیفزایید. برای این کار می توانید به سادگی، پسورد تنظیم کنید که البته این کاملا دلخواه است و اجباری در کار نیست. بعد از این، که پسورد را تعیین کردید ok را بزنید و تمام.

بدین ترتیب می توانید هر نوع ابزار کنترلی را در ورد پیاده سازی کنید و بعد در نهایت، با اعمال محدودیت کاری کنید که کاربر فقط بتواند، فرم ها را پر کند و دست کاری در هیچ بخشی نکند.

در این باره اگر سوالی دارید از ما بپرسید

منبع