۴ نرم افزار مفید برای بهبود فرآیند مدیریت کسب و کار

اداره ی یک کسب و کار، فارغ از اندازه ی آن می تواند زمانبر و پر هزینه باشد. شما به طور همزمان، مدیریت پروژه ها و کارمندان مختلف را به عهده دارید، که هر کدام نیاز به هزینه و تجربه دارد. در کنار فعالیت های روزمره ی مدیریتی، نظارت بر تمام ابعاد یک کسب و کار می تواند به امری پر دردسر و پیچیده تبدیل شود. همچنین در این بین، بعضی از امور به اجبار مورد چشم پوشی قرار خواهند گرفت، اطلاعات در بین داده ها و پرونده های متعدد گم می شوند و بازبینی یا اثبات آنها در این هرج و مرج تقریباً غیر ممکن است.

راهکاری که ما به مدیران کسب و کار پیشنهاد می کنیم، استفاده از نرم افزار برای بخش های مختلف کار است که علاوه بر صرفه جویی در زمان، درصد خطای انسانی را کاهش می دهند. در این مطلب، ۴ نرم افزار فوق العاده برای کسب و کارها را معرفی می کنیم.

۱- نرم افزار حضور و غیاب دینگ (Ding) برای ورود و خروج کارکنان

اگر برای سهولت در نظارت بر ساعت کاری نیروهای خود به دنبال یک دستگاه ساعت زنی برای کارمندان خود هستید، نرم افزار حضور و غیاب دینگ بهترین گزینه است! در این نرم افزار تمام شرایط مختلف برای ساعات کاری و حضور کارمندان در چارچوب های مختلف مثل کارخانه، بیمارستان، دفاتر کاری و … در نظر گرفته شده است. این نرم افزار به شما اجازه می دهد مواردی مثل تأخیر، اضافه کار، مرخصی، تعطیلات، ساعت کاری و حقوق کارمند را در هر لحظه تحت نظر داشته و به طور ماهانه برای هر کارمند محاسبه کنید.

به طور خلاصه، نرم افزار دینگ به مدیریت اجازه می دهد تا تمام فعالیت های مربوط به ساعات کاری و حقوق کارمند را در کمترین زمان ممکن انجام دهد. علاوه بر آن، نرم افزار حضور و غیاب موبایل دینگ جایگزینی برای کارت زدن ورود و خروج کارمندان است، که به شما این امکان را می دهد تا در هر لحظه از حضور هر کارمند مطلع شوید.

۲- نرم افزار ترلو (Trello) برای مدیریت پروژه

یکی از اولین نرم افزارهایی که برای ارتقاء کیفیت فرآیند کسب و کار خود نیاز خواهید داشت، نرم افزار مدیریت پروژه می باشد. نرم افزارهای مدیریت امور، همان طور که از اسمشان مشخص است به نرم افزارهایی گفته می شود که به شما اجازه ی مدیریت امور مختلف را می دهند. شما در چنین نرم افزاری می توانید این موارد را تعریف کنید: اهداف، فعالیت های روزانه، گروه بندی فعالیت ها، ضرب العجل و … به طور خلاصه، چنین نرم افزاری برای مرتب کردن فعالیت های متعدد فردی و گروهی بسیار ضروری بوده و بازده هر فعالیتی را بالا خواهد برد.

در حال حاضر در میان نرم افزارهای متعدد مدیریت امور، نرم افزار ترلو بهترین گزینه است. کار با ترلو بسیار ساده است، این نرم افزار مانند یک تخته اعلانات دیجیتال می باشد که شما اطلاعات امور، پرونده ها و نکات مربوطه را به سادگی چسباندن یک کارت روی تخته ی اعلانات، به آن اضافه می کنید. سپس می توانید نکات و اطلاعات اضافه شده را در یک لیست مرتب کنید و در ادامه با هر بار مراجعه در یک چشم به هم زدن، اطلاعات مورد نیازتان را در جدولی منظم پیدا کرده، یا آنها را به روز رسانی کنید. داشتن چنین جدولی کارمندان شما را بیش از پیش موظف می کند که وظایف خود را به درستی انجام دهند. زیرا هر کارمند با مراجعه به چنین جدول منظمی به وضوح وظایف مربوط به خود را خواهد دید.

یکی دیگر از مزیت های نرم افزار ترلو، انعطاف پذیری آن است. شما یا کارمندانتان به راحتی می توانید با جا به جا کردن کارت های اطلاعاتی، هر گونه تغییر در روند امور را در این نرم افزار اعمال کنید. علاوه بر این، ترلو در صنایع متعددی کاربرد دارد و برای کسب و کارهای بزرگ و کوچک به یک اندازه مؤثر است.

۳- نرم افزار اسلک (Slack) برای برقراری ارتباط

هیچ نرم افزاری مثل اسلک بدرد فعالیت های ارتباطی بین کارمندان شرکت نمی خورد! از این نرم افزار می توانید برای ارسال پیغام، فایل یا چت گروهی استفاده کنید. علاوه بر این، اسلک دارای افزونه های (نرم افزارهای دیگر که به این نرم افزار اضافه می شوند) متعددی مثل جی میل، گوگر درایو، زوم و … می باشد. همچنین، افزونه هایی برای بالا بردن کیفیت کار گروهی مثل نرم افزار دونات در دسترس شما خواهد بود، که به شما اجازه می دهد تا به طور خصوصی با هر یک از همکارانتان مکالمه داشته باشید و ارتباطی صمیمانه تر در محیط کار شکل بگیرد.

کار با این نرم افزار خوش ساخت بسیار راحت است و برای استفاده از آن، هیچ نیازی به اطلاعات فنی ندارید. در این نرم افزار شما می توانید برای هر پروژه یک کانال ویژه در نظر بگیرید و گروه های دو تا چند نفره از کارمندان در فضای مجازی بسازید. شما می توانید به هر یک از کامندانتان پیغام خصوصی دهید. همچنین، در صورتی که کسب و کار کوچکی دارید، این نرم افزار دارای حالت استفاده ی رایگان نیز می باشد.

۴- نرم افزار زندسک (Zendesk) برای خدمات مشتری

هدف هر کسب و کاری رضایت مشتری است. یک مشتری راضی به تنهایی یک تبلیغات زنده برای کسب و کار شما محسوب می شود! برای اطمینان از جلب رضایت مشتریان، شما به یک نرم افزار خدمات مشتری نیاز خواهید داشت و نرم افزار زندسک Zendesk بهترین گزینه ی شما است.

علت پر طرفدار بودن زندسک، آسانی کار با آن، محیط کاربری جذاب و مهم تر از همه، سطوح مختلف نرم افزار با قیمت های متفاوت برای نیاز های مختلف می باشد. به طور خلاصه، این نرم افزار برای هر کسب و کاری بهترین حالت را در نظر می گیرد. سطح ابتدایی این نرم افزار دارای پشتیبانی از طریق ایمیل، شبکه های مجازی، وبسایت و موبایل می باشد. سطوح بالاتر و گران تر زندسک شامل جدول داده ها، نرم افزار مخصوص، گزارش عملکرد، CSAT و سایر نرم افزار های بررسی داده های کسب و کار است.

نرم افزارها چه کمکی به مدیریت کسب و کارها می کنند؟

دلایل متعددی برای استفاده از نرم افزارهای مدیریت کسب و کار وجود دارد، اما قبل از آنکه این دلایل را بررسی کنیم، ابتدا ماهیت این نرم افزارها را برای شما توضیح خواهیم داد. نرم افزارهای مدیریت کسب و کار، به نرم افزارهایی گفته می شود که به طور تخصصی به منظور کمک به فرآیند مدیریت داخلی یک شرکت طراحی شده اند.

هدف اصلی چنین نرم افزارهایی کمک به سهولت فعالیت های روزانه، اتومات کردن برخی از فعالیت ها و ارتقاء سطح کیفی فعالیت های کسب و کار شما می باشد. برخی از صاحبان کسب و کار، برای شروع استفاده از این نرم افزارها از گروه خدمات مجازی کمک می گیرند. در حال حاضر، انواع مختلفی از نرم افزارهای مدیریت کسب و کار برای انتخاب وجود دارند. مثل: چت، مدیریت امور، خدمات مشتریان و ساعت کاری.

چه کسانی باید از نرم افزارهای مدیریت کسب و کار استفاده کنند؟

کارمندان

مهارت، جدیت و علاقه به کار تنها تا جایی کیفیت فعالیت کارمندان شما را بالا می برد. اگر می خواهید کارمندان شرکت شما نقش خود را به درستی اجرا کنند، باید ابزار مورد نیاز را در اختیار آنها قرار دهید. نرم افزارهای مدیریت کسب و کار می توانند به کارمندان شما در اجرای فعالیت های اداری کمک کرده و سرعت کار را بالا ببرند.

این نرم افزارها وظایف روزمره مثل محاسبات را انجام داده و به کارمند اجازه می دهد تا انرژی و فکر خود را برای امور جدی نگه دارد. کم شدن بار فعالیت های تکراری و روزمره از ذهن کارمندان، به آنها کمک می کند تا با همکارانشان تبادل بیشتری داشته و فعالیت های اصلی خود را منظم تر انجام دهند. در نتیجه، بازدهی کل شرکت بالا می رود.

کارفرما

نرم افزارهای مدیریت کسب و کار تنها برای استفاده ی کارمندان طراحی نشده است و کارفرمایان هم می توانند از مزایای متعدد آن بهره مند شوند. یک نرم افزار مدیریت امور می تواند از زمان و انرژی مورد نیاز برای یک نظارت ساده به فعالیت کارمندان به طرز چشمگیری کم کند. نرم افزار ساعت کاری به شما اجازه می دهد تا از شرایط حضور و غیاب، مرخصی یا اضافه کاری کارمندان به راحتی مطلع شوید. همچنین، چنین نرم افزاری به شما در برنامه ریزی برای محاسبه ی حقوق کارمندانتان کمک می کند.