بهترین نرم افزار مدیریت اسناد چه امکانات و ویژگی‌هایی دارد؟
بایگانی اسناد اداری از ملزومات هر کسب و کار و سازمان است. مدیران امروزی نیز به خوبی می‌دانند که بایگانی به روش دستی و سنتی مستلزم صرف زمان و هزینه زیادی است و به جای آن از ابزارهایی مانند نرم افزار مدیریت اسناد برای بایگانی دیجیتالی تعداد زیاد مکاتبات و مستنداتی که هر روزه در سازمان رد و بدل می‌شود، استفاده می‌کنند. اما نرم افزارهای مدیریت مستندات انواع گوناگونی دارند و امکانات آنها با یکدیگر متفاوت است. برای اینکه بتوانید بهترین نرم افزار مدیریت اسناد را برای رفع نیازهای سازمان خود تهیه کنید، باید با امکانات و ویژگی‌های آنها آشنا باشید.
به همین خاطر، در ادامه ضمن تعریف نرم‌افزار مدیریت مستندات و مزایای آن، فهرستی از ویژگی‌ها و امکانات بهترین نرم‌افزارهای مدیریت اسناد در ایران را در اختیار شما قرار می‌دهیم تا بتوانید معیارهای بهتری برای انتخاب این نرم افزار داشته باشید.
نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟
نرم افزار مدیریت اسناد یا DMS، ابزاری است که با استفاده از آن می‌توانید تمامی اسناد و مدارک سازمان خود را به صورت الکترونیکی ذخیره، طبقه بندی، توزیع و مدیریت کنید. این نرم افزار که با اسامی دیگری مثل نرم‌افزار بایگانی، سیستم بایگانی اسناد و مدارک و نرم‌افزار مدیریت مستندات هم شناخته می‌شود، باعث می‌شود تا اسناد فیزیکی سازمانتان را به فرمت دیجیتال تبدیل کرده و بتوانید به آنها دسترسی سریع، ایمن و آسانی داشته باشید.
با استفاده از این نرم افزارها می‌توانید اسناد سازمانی خود را با هزینه پایین و امنیت بالا بایگانی کرده و دیگر به نیازی به تخصیص فضای اختصاصی به پرونده‌های بایگانی شده و نگهداری آنها در قفسه‌های متعدد نخواهید داشت. اما پیش از اینکه امکانات و ویژگی‌های بهترین نرم افزارهای مدیریت اسناد را بررسی کنیم، نگاهی به مزیت‌ها و اهمیت آنها می‌اندازیم.
مزایای استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت اسناد چیست؟
نرم افزارهای مدیریت اسناد، مزایای متعددی برای سازمان شما دارند. شاید بتوان اصلی‌ترین مزیت آنها را نظمی دانست که در اسناد سازمانی شما به صورت دیجیتالی برقرار می‌کنند و در نتیجه نگهداری و بازیابی آنها را آسان‌تر می‌کنند. برخی دیگری از مزایای نرم‌افزارهای مدیریت اسناد عبارتند از:
- سرعت بسیار بیشتر در بایگانی اسناد و بازیابی آنها
- امکان دسترسی به اسناد از هر زمان و مکان
- ایمنی بیشتر و امکان محافظت بهتر از اسناد
- صرف هزینه بسیار کمتر برای بایگانی اسناد و حذف کاغذ از فرایند بایگانی
- نیاز به فضای کمتر برای نگهداری اسناد.
چرا باید از یک نرم‌افزار مدیریت اسناد استفاده کنیم؟
با وجود همه مزایایی که گفتیم، شاید برای برخی، همچنان این پرسش وجود داشته باشد که چرا باید از نرم افزار مدیریت اسناد استفاده کنیم. شاید بتوان اصلی‌ترین دلیل ضرورت استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت اسناد را دیجیتالی‌شدن کسب و کارها دانست. زیرا بیشتر اسنادی که این روزها در سازمان‌های مختلف ایجاد شده و به گردش در می‌آیند در فرمت دیجیتالی هستند و ذخیره آنها به صورت کاغذی و سنتی عملاً مقدور نیست. اگر بخواهید تمامی اسناد دیجیتالی خود را به صورت سنتی و کاغذی بایگانی کنید، ناچار خواهید شد حتی نسبت به سازمان‌های قدیمی و سنتی، وقت بیشتری برای اینکار تلف کنید و اسناد دیجیتالی را طی یک مرحله اضافی تبدیل به کاغذ کنید. به علاوه برای بایگانی اسناد صوتی و تصویری و داده‌ها نیز به مشکلات مشابهی برخواهید خورد.
بنابراین اگر از نرم‌افزارهای مدیریت مستندات در سازمان خود استفاده نکنید، ناچار به پرداخت هزینه بسیار بیشتری خواهید شد. بایگانی سنتی اسناد علاوه بر هزینه‌های بالای آن، باعث عقب ماندن شما از رقبا، آسیب به محیط زیست، کاهش سرعت کارها، کاهش بهره‌وری سامان و آسیب‌پذیری بیشتر اطلاعات سازمانی شما در برابر حوادث غیرمترقبه می‌شود.
معیارهای انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت مستندات چیست؟
هنگامی که به دنبال انتخاب یک نرم افزار مدیریت مستندات هستید، نباید به حداقل‌ها بسنده کنید. امکانات پیش‌فرضی مانند اسکن و شماره گذاری اسناد، ایجاد پرونده‌های بایگانی، ایجاد درختواره پرونده‌ها، امکان تعریف سطوح دسترسی کارکنان مختلف به پوشه‌ها، امکان جستجوی اسناد و امثال اینها، برای هر نرم افزار مدیریت اسناد ضروری بوده اما کافی نیستند.
در ادامه به آندسته از ویژگی‌های پیشرفته‌ای می پردازیم که داشتن آنها به شما کمک می‌کند با سرعت و بهره‌وری بیشتری از یک نرم افزار مدیریت اسناد استفاده کنید:
- دسترسی در هر زمان و مکان و از روی هر سیستم (موبایل و وب)
یک نرم افزار مدیریت اسناد باید تحت وب باشد تا کاربران بتوانند از هر نقطه جغرافیایی و با هر دستگاهی، تنها با یک مرورگر، به اسناد و اطلاعات مورد نظر خود دسترسی باشند. به علاوه چنین نرم‌افزاری باید یک نسخه موبایل قوی نیز داشته باشد. خیلی اوقات، مدیران نیاز دارند تا بتوانند از راه دور، به اطلاعات و اسناد سازمان دسترسی پیدا کنند. تحت وب بودن این قابلیت را برای آنها فراهم می‌کند.
- امکان حفظ و مشاهده سوابق نسخه های مختلف اسناد (Versioning)
گاهی اوقات برخی از اسنادی که بایگانی می‌شوند، اصلاح شده و تغییر داده می‌شوند. قابلیت نسخه‌بندی یا Versioning به شما امکان می‌دهد تا این نسخه‌های مختلف را نگه دارید. بنابراین اگر به هر دلیلی، اشتباه یا ایرادی در نسخه آخر یک قرارداد وجود داشته باشد، با این قابلیت می‌توانید به راحتی سند مورد نظر را به نسخه قبلی برگردانید.
- تعریف و گردش فرم‌های اطلاعاتی تکمیلی برای اسناد توسط (Enterprise Form Generator)
یکی از انواع اسنادی که معمولاً در هر سازمانی مورد استفاده قرار گرفته و بایگانی می‌شوند، فرم‌هایی مثل فرم‌های اداری، فرم‌های ارزیابی، فرم‌های ثبت اقدام اصلاحی و امثال اینها هستند. اما بایگانی این اسناد با اسکن دستی آنها کاری زمان‌بر و طاقت‌فرساست. بنابراین یکی از ویژگی‌ها و امکانات بهترین نرم افزار مدیریت اسناد این است که به شما امکان بدهد فرم‌های خام را از ابتدا داخل نرم‌افزار مدیریت اسناد تعریف کرده و آن را به صورت دیجیتالی میان اعضای سازمان و سایر کاربران به گردش بیندازید. سپس می‌توانید همین فرم ها را به صورت خودکار جمع آوری و در پوشه‌های از پیش تعریف شده بایگانی کنید.
- امکان جستجو داخل متن مستندات Word, Excel, PDF
یک نرم افزار مدیریت اسناد قوی، علاوه بر امکانات پیشرفته برای جستجوی اسناد، باید به شما امکان بدهد تا بتوانید داخل متون اسناد را نیز جستجو کنید. به این ترتیب حتی اگر شماره یا عنوان سند را فراموش کرده باشید، کافیست تا آنچه از محتوای آن به حاطر می‌آورید جستجو کنید و با استفاده از این قابلیت به راحتی سند مورد نظر خود را بیابید.
- امکان ارجاع اسناد به کارتابل افراد سازمان جهت اخذ تایید یا دسترسی افراد به اسناد
یک نرم افزار مدیریت مستندات خوب نرم افزاریست که علاوه بر بایگانی اسناد، به شما امکان بدهد اسناد را بر مبنای نیاز بین افراد سازمان به گردش بیندازید. به عنوان نمونه اگر یکی از کارکنان به یکی ازاسناد در یک پرونده پرسنلی نیاز داشته ولی به آن دسترسی نداشته باشد، فردی که این دسترسی را دارد می‌تواند به سادگی سند مزبور را به کارتابل فرد مورد نظر ارسال کند. به این ترتیب، دریافت کنندگان دیگر نیازی به دریافت مجوز دسترسی و جستجو برای یافتن سند مورد نظر نخواهند داشت.
بنابراین، یک نرم‌افزار مدیریت اسناد خوب به کاربر امکان می‌دهد، اسناد مورد نظر خود را برای اخذ تایید یا ارائه دسترسی اسناد به افراد، مستقیماً به کارتابل آنها ارسال کند.
- یکپارچگی با نرم‌افزارهای خانواده Office
یک نرم افزار مدیریت مستندات خوب باید این توانایی را به کاربر بدهد که بتواند انواع اسناد مورد نظر خود را در فرمت‌های ورد، اکسل و سایر اسناد آفیس، مستقیماً داخل این سامانه ایجاد کرده و بایگانی کند. به عبارتی افراد نیاز نداشته باشند که تمامی اسناد را به صورت دستی اسکن کرده یا از طریق سایر ابزارها ایجاد و سپس وارد نرم افزار کنند. به این ترتیب چندین مرحله از کارهای اضافی آنها حذف می‌شود.
- قابلیتاصلاح و نویزگیری تصاویر بدنه اسناد (Image Processing)
حجم زیادی از تصاویر اسنادی که در نرم افزارهای مدیریت اسناد بایگانی می‌شوند، به صورت اسکن شده هستند. این در حالی است که اسکن کردن اسناد کاغذی باعث ایجاد نویز در تصاویر آنها می‌شود. این در حالیست که وجود نویز می‌تواند باعث کاهش کیفیت تصاویر اسناد و خوانایی شده و حجم آنها را افزایش دهد. بهترین نرم افزار مدیریت اسناد باید قابلیت اصلاح و نویزگیری تصاویر بدنه اسناد را داشته باشد تا بتواند ضمن افزایش کیفیت آنها، حجمشان را نیز کاهش دهد.
- یکپارچگی سیستم مدیریت مستندات با سیستم اتوماسیون اداری
بخش زیادی از اسناد و نامه‌هایی که در سازمان‌ها بایگانی می‌شوند، با استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری ایجاد شده و در سازمان به گردش درمی‌آیند. بنابراین از ویژگی‌ها و امکانات یک نرم افزار مدیریت اسناد خوب، یکپارچگی آن با یک سیستم اتوماسیون اداری و ماژول‌های مختلف آن است تا کارآمدی در بهره‌برداری از اسناد را به حداکثر برساند. به عنوان مثال، نرم‌افزار مدیریت مستندات فراگستر با سیستم اتوماسیون اداری فراگستر و انواع ماژول‌های کاربردی آن یکپارچه است و شما می‌توانید به راحتی اسناد اداری مختلف مورد استفاده خود را بایگانی کرده و یا اسناد بایگانی شده را با همکاران خود به اشتراک بگذارید.
- امکان استفاده از OCR فارسی برای تبدیل بدنه اسناد تصویری و PDF به متون قابل جستجو
همانطور که گفتیم، بسیاری از اسنادی که در نرم افزارهای مدیریت اسناد، بایگانی می‌شوند، نسخه اسکن شده اسناد کاغذی مورد استفاده در سازمان هستند. این مساله باعث می‌شود تا شما نتوانید در متون داخل این تصاویر جستجو کنید و یافتن آنها را مشکل می‌کند. بهترین نرم افزار مدیریت اسناد، باید امکان استفاده از OCR فارسی را برای تبدیل بدنه اسناد تصویری و PDF به متون قابل جستجو داشته باشد. به این ترتیب شما خواهید توانست در متون داخل تصاویر این اسناد نیز به جستجو بپردازید.
- ارسال و دریافت اسناد از طریق ایمیل و فکس
استفاده بهینه از یک سیستم بایگانی اسناد، مستلزم این است که بتوانیم اسناد مختلف را به راحتی با افراد مورد نظر خود به اشتراک بگذاریم. به همین دلیل، یکی از ویژگی های یک نرم افزار مدیریت اسناد خوب این است که به شما امکان دهد تا اسناد مورد نظر خود را مستقیماً فکس کرده یا ایمیل کنید. در این صورت نیازی به دانلود یا اسکن این اسناد قبل از ایمیل و فکس کردن آنها نخواهید داشت و می‌توانید با سرعت بیشتری کار کنید.
- امکان تعریف طبقه‌بندی محرمانه برای اسناد
خیلی از سازمان‌ها نیاز دارند که برخی از اسناد و اطلاعات مهم خود را از دید رقبا و عموم مردم دور نگه دارند و در صورت انتشار این اطلاعات دچار ضررهای جبران ناپذیری می‌شوند. به همین خاطر در سازمان‌ها، اسناد و نامه‌های کاغذی را با برچسبی به نام “محرمانه” مهروموم کرده و آنها را از بقیه جدا می‌کنند. اما برخلاف اسناد کاغذی، اسناد دیجیتالی را نمی‌توان با مهر و موم و برچسب محرمانه محافظت کرد. به همین دلیل، بهترین نرم افزار مدیریت اسناد باید دارای قابلیت طبقه‌بندی اسناد و مکاتبات دیجیتالی و تعیین سطح دسترسی افراد به آنها باشند. این قابلیت به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا اسناد دیجیتالی خود را از دسترس عموم کاربران خارج کرده و تنها به برخی از افراد امکان دسترسی به آنها را می‌دهد.
در این مقاله با برخی از مهم‌ترین ویژگی ها و امکانات یک نرم افزار مدیریت اسناد آشنا شدید. برخی از معیارهای مربوط به انتخاب یک نرم‌افزار خوب نیز مربوط به اعتبار و کیفیت پشتیبانی شرکت توسعه‌دهنده آن نرم‌افزار و مشتریان آن است. به عنوان نمونه، شرکت فراگستر (www.faragostar.net) ارائه‌دهنده یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت اسناد در ایران است. نرم‌افزار مدیریت مستندات فراگستر به صورت تحت‌وب کار می‌کند و با اتوماسیون اداری فراگستر یکپارچه است. این نرم افزار علاوه بر امکانات و معیارهایی که ذکر، قابلیت های متعدد دیگری نیز دارد و توسط برخی از بزرگترین سازمان‌های ایرانی در صنایع مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد.