بسیاری از شرکتها به سمت حذف کاغذ رفتهاند تا با ایجاد نسخههای دیجیتالی، از اسناد مهم و محرمانه خود بهخوبی محافظت کنند. درست است که این کار گامی رو به جلو محسوب میشود؛ اما معضل مدیریت حجم زیاد اسناد همچنان باقی است! اسناد چه کاغذی باشند و چه دیجیتالی، به یک سیستم واحد برای ذخیره، نگهداری و بازیابی نیاز دارند. اینجاست که «نرم افزار مدیریت اسناد» وارد میدان میشود تا فرآیند پردازش مدارک را از نظر زمان، نیروی کار و هزینه بهینه کند. اما نرم افزار مدیریت اسناد چیست و چرا هر سازمان به آن نیاز دارد؟ در ادامه به این سوال پاسخ میدهیم.
فهرست مطالب
نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟
نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) سیستمی است که برای ثبت، ذخیره، سازماندهی و مدیریت اسناد دیجیتال در یک سازمان به کار میرود. همه اسناد در این نرم افزار بهصورت مرتب در پوشهها و فایلهای مربوط خود براساس نام، شماره، تاریخ، حجم و غیره دستهبندی شدهاند. شما در کامپیوتر خود به این سیستم دسترسی دارید و میتوانید اسناد را مدیریت کنید.
سیستم مدیریت اسناد به سازمان یا کسبوکار شما اجازه میدهد تا انواع مختلف مدارک از جمله قراردادها، فاکتورها، گزارشها، یادداشتها و سایر سوابق مهم را دیجیتالی و بهصورت الکترونیکی در نرم افزار مدیریت کنید. بهعبارتی، شما یک پلتفرم متمرکز برای ذخیرهسازی، سازماندهی و مدیریت اسناد دیجیتالی دارید.
تفاوت نرم افزار مدیریت اسناد با روش بایگانی سنتی
سیستم مدیریت اسناد، یک جایگزین بسیار کاربردی برای روشهای قدیمیتر ذخیرهسازی مانند بایگانی قفسهای فیزیکی است. روشهای سنتی برای نگهداری اسناد استفاده میشوند، اما راحتی، امنیت و کنترل محدودی دارند. شما باید برای پیدا کردن یک سند کاغذی در یک بایگانی فیزیکی بزرگ، حداقل چند دقیقه وقت بگذارید. در این بین، احتمال پوسیدگی اسناد و مدارک یا آسیب به آنها در حین جابهجایی مداوم نیز وجود دارد.
نرم افزار مدیریت اسناد به شما کمک میکند تنها در عرض چند ثانیه، فایل یا پوشه مورد نظر خود را پیدا کنید. شما با جستجوی نام یا شماره سند یا هر فیلد دیگر در سیستم، به آن دسترسی خواهید داشت. از همه مهمتر، تمامی افراد مجاز میتوانند به اسناد خاص در نرم افزار دسترسی داشته باشند یا همه آنها روی یک سند خاص کار کنند. این موضوع باعث همکاری قوی بین تیمها میشود و سرعت پردازش اطلاعات را افزایش میدهد.
در جدول زیر میتوانید تفاوت ویژگیهای نرم افزار مدیریت اسناد با روش سنتی را مشاهده کنید:
| معیار مقایسه | روش سنتی (کاغذی) | نرم افزار مدیریت اسناد |
| دسترسی به اسناد | زمانبر است؛ نیاز به جستجوی دستی در بین قفسههای بایگانی | زمانبر نیست؛ جستجوی سریع با کلمات کلیدی، فیلتر و دستهبندی |
| امنیت اطلاعات | احتمال سرقت، مفقودی یا آسیب اسناد (آتشسوزی یا رطوبت) | رمزگذاری سیستمی، تعیین سطح دسترسی، پشتیبانگیری خودکار |
| فضای ذخیرهسازی | نیاز به فضای فیزیکی زیاد برای بایگانی | ذخیرهسازی دیجیتال و آزاد شدن فضای فیزیکی |
| هزینههای صرفشده | هزینههای بالای کاغذ، چاپ، بایگانی و نیروی انسانی | کاهش هزینههای فیزیکی؛ صرفهجویی در زمان و منابع |
| همکاری بین تیمی | محدود به یک مکان و دسترسی حضوری | امکان دسترسی همزمان چند کاربر از هر مکان |
| ویرایش و آپدیت | دشوار، نیازمند چاپ مجدد و جایگزینی | ساده و سریع؛ ثبت تاریخچه تغییرات |
| سرعت بازیابی اطلاعات | کُند و زمانبر | آنی و فوری |
| پایداری محیط زیستی | مصرف بالای کاغذ و آسیب به محیط زیست | کاهش مصرف کاغذ و سازگاری با محیط زیست |
مزایای نرم افزار مدیریت اسناد
اگر سازمان شما برای فعالیتهای خود به اسناد متکی است، بدون شک به یک سیستم نرم افزاری قوی نیاز خواهد داشت. این موضوع بهویژه برای مراکز درمانی، مالی، حقوقی و موارد مشابه که با اسناد و مدارک مختلف بهصورت روزانه سروکار دارند، ضروری است.
به آمار تکاندهنده زیر توجه کنید:
- حدود ۷.۵ درصد از کل اسناد درون یک سازمان گم میشوند یا از بین میروند.
- حدود ۸۳ درصد از نیروها وقت خود را برای پیدا کردن اسناد تلف میکنند.
- حدود ۲۱ درصد از بهرهوری روزانه سازمان برای پردازش اسناد از بین میرود.
آمار بالا نشان میدهد که چرا سازمانها به یک سیستم مدیریت اسناد نیاز دارند. این نرم افزار میتواند راهی عالی برای صرفهجویی در زمان و هزینهها باشد و تمرکز اصلی مدیران را به سمت بخشهای مهمتر سازمان سوق دهد، تا اینکه بخواهند وقت خود را برای پیدا کردن یک سند کاغذی تلف کنند.
در ادامه به مزایای نرم افزار مدیریت اسناد اشاره میکنیم:
- پیدا کردن فایلها از طریق جستجوی هوشمند آسانتر میشود.
- از اشتباهات و کارهای تکراری جلوگیری به عمل میآید.
- دادهها با ذخیرهسازی و پشتیبانگیری خودکار ایمنتر میمانند.
- گردش کاری سازمان بهصورت خودکار (اتوماسیون) انجام میشود.
- هزینهها و خطاها بهدلیل اتکای کمتر به اسناد کاغذی کاهش مییابند.
نحوه کار نرم افزار مدیریت اسناد
عملکرد سیستم مدیریت اسناد میتواند بسته به نرم افزاری که انتخاب میکنید متفاوت باشد؛ اما هدف اصلی همه آنها، سادهسازی مدیریت اسناد است. نحوه کار این سیستم به صورت زیر است:
- اسناد در سیستم دیجیتالی ثبت میشوند. این کار از طریق دستگاه اسکنر و وارد کردن فایلهای الکترونیکی به نرم افزار مدیریت اسناد صورت میگیرد.
- اسناد در سیستم DMS در یک مخزن دیجیتال امن با نام مشخص، شماره، کلمه کلیدی یا داده دیگر برچسب گذاری شده و ذخیره میشوند (بهوسیله کاربر)
- دسترسی به اسناد از طریق مجوزهای کاربری مشخص میشود. کاربران میتوانند با بهاشتراکگذاری، ویرایش و سایر کارها را روی اسناد انجام دهند.
- نرم افزار مدیریت اسناد میتواند با سایر نرم افزارها مانند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یا برنامهریزی منابع سازمانی (ERP) ترکیب شود.
- سیستم DMS اغلب شامل پشتیبانگیری (بکآپ) و بازیابی اطلاعات پس از سانحه برای محافظت در برابر از دست رفتن دادهها است.
- قابلیتهای گزارشدهی و تحلیلی در سیستم مدیریت اسناد وجود دارند. همچنین تهیه گزارش و آنالیز اطلاعات برای اسناد خاص امکانپذیر است.
ویژگیهای سیستم مدیریت اسناد
هر نرم افزار مدیریت اسناد ویژگیهای کاربردی دارد که نیازهای هر سازمان را به خوبی برآورده میکند. در ادامه به این قابلیتها اشاره میکنیم:
دسترسی از طریق وب
کاربران باید از هر مکانی به اسناد دسترسی داشته باشند. یک سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر وب، دسترسی سریع و آسان به فایلها و پوشهها را فراهم میکند. ویژگیهای مربوط به این بخش عبارتند از:
- دسترسی با موبایل: مشاهده یا ویرایش اسناد در گوشی همراه
- ذخیرهسازی ابری: برای ذخیره اسناد در ابر (Cloud)
- بهاشتراکگذاری فایل: برای بهاشتراکگذاشتن پوشهها یا فایلها با دیگران
جستجوی اسناد
جستجوی اسناد یکی از ویژگیهای نرم افزار مدیریت اسناد است که به کاربران امکان میدهد محتوای ذخیره شده را بهراحتی پیدا کنند. از این قابلیت میتوانید برای یافتن محتوا بر اساس نام، تاریخ، نویسنده یا سایر ابردادهها مانند برچسبها استفاده کنید. همچنین قبل از باز کردن سند، پیشنمایشی از آن ارائه میشود. همچنین این سیستم برخی ویژگیهای پیشرفته مانند هایلایت کردن متن درون سند و خروجی گرفتن فایلها با فرمت PDF یا Word دارد.
کشیدن و رها کردن
قابلیت کشیدن و رها کردن (Drag & Drop) این امکان را به شما میدهد که فایلها را از یک پوشه به پوشه دیگر یا حتی از یک برنامه به برنامه دیگر بکشید و رها کنید. این ویژگی بسیار کاربردی است، زیرا سرعت انتقال سند به قسمتهای مختلف سیستم را آسان میکند. در اکثر نرم افزارهای مدیریت اسناد، قابلیت کشیدن و رها کردن وجود دارد.
نمایشگر و ویرایشگر داخلی
نرم افزار DMS یک نمایشگر و ویرایشگر داخلی دارد که به شما اجازه میدهد سند را از داخل نرم افزار مشاهده، ویرایش و ذخیره کنید. این نمایشگر داخلی امکان مشاهده و ویرایش اسناد، بدون نیاز به باز کردن آنها در پنجره دیگری یا دانلودشان را میدهد. این موضوع باعث صرفهجویی در زمان میشود، زیرا نیازی به جابجایی بین تبها یا برنامهها ندارید. پس فایلهای خود را به سرعت و بهصورت آنلاین باز کرده و ویرایش کنید.
قفل کردن فایل
قفل کردن فایل یک ویژگی مهم برای نرم افزار مدیریت اسناد است. این ویژگی مانع از ایجاد تغییر در یک فایل قفل شده توسط کاربران میشود تا زمانی که کاربری که سند را قفل کرده است، آن را باز کند. این یک ویژگی عالی برای جلوگیری از اعمال تغییرات روی فایلها است. اگر یک فایل را قفل کنید، هیچکس دیگری نمیتواند آن را جابجا، ویرایش یا حذف کند. این موضوع محرمانگی اسناد ضروری را حفظ میکند.
تعیین سطح دسترسی
در یک سیستم مدیریت اسناد، باید امکان تعریف افرادی که به پوشهها و فایلها دسترسی دارند، وجود داشته باشد؛ بهطوریکه هر کاربری نتواند فایلهای خاصی را تغییر دهد. تعیین سطح دسترسی به شما این امکان را میدهد تا امنیت دادهها را افزایش دهید. برای مثال، دسترسی به اطلاعات مربوط به پرسنل تنها برای تیم منابع انسانی ضروری است و تیم بازاریابی نیازی به آن ندارد.
قابلیت اطلاعرسانی
مکانیسم اطلاعرسانی یک ویژگی مهم از نرم افزار مدیریت اسناد است. این قابلیت به شما امکان میدهد که هنگام ایجاد یا تغییر اسناد جدید در سیستم، به کاربران مورد نظر (مدیران و سرپرستان) اعلان ارسال کنید. آنها میتوانند از هرگونه بهروزرسانی یا تغییر در فایلها یا پوشهها مطلع شوند. این قابلیت به افزایش سرعت در انجام امور و بهبود بهرهوری سازمانی کمک زیادی میکند.
قابلیت نسخهبندی
نسخهبندی (Versioning) ویژگی است که امکان ذخیره کردن نسخههای قبلی سند، دسترسی به تمام نسخهها و بازگشت به نسخه قدیمیتر اسناد را فراهم میکند. علاوه بر این، شما میتوانید تاریخ آپلود، حذف و هرگونه تغییرات را ببینید. بهعبارتی، نسخهبندی یک ویژگی بسیار کاربردی برای ثبت تاریخچه ویرایشهایی است که روی سند انجام دادهاید. این قابلیت به شما کمک میکند تا تغییرات اعمال شده روی اسناد خود را در طول زمان پیگیری کنید.
کاربردهای نرم افزار مدیریت اسناد
چه کسبوکارتان یک استارتاپ نوظهور باشد و چه یک برند معتبر و شناخته شده، نیازهای شما برای مدیریت اسناد با رشد سازمانتان افزایش مییابد. صنایع زیر میتوانند از سیستم مدیریت اسناد نهایت استفاده را ببرند:
- شرکتهای حقوقی: مدیریت قراردادها، پروندهها و مکاتبات
- مراکز درمانی: ذخیره و محافظت از سوابق بیمار برای رعایت مقررات
- ساختمانی و مهندسی: پیگیری طرحها، مجوزها و برنامههای اجرایی
- شرکتهای مالی: مدیریت سوابق مشتری، فایلهای حسابرسی و مالیاتی
- سازمانهای دولتی: سازماندهی سوابق داخلی و اسناد عمومی
- مراکز آموزشی: مدیریت پروندهها، ریزنمرات و مدارک دانشپژوهان
- شرکتهای لجستیک: پردازش اطلاعات مربوط به محمولهها و بارها
- تیم منابع انسانی: مدیریت اسناد پرسنلی برای بررسی عملکرد کارکنان
نحوه انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت اسناد
هنگام انتخاب یک سیستم مناسب، درک این نکته که این نرم افزار چه نیازی از شما برطرف میکند، اهمیت زیادی دارد. توصیه میکنیم برای راحتی کار، به نکات مهم زیر در زمان انتخاب سیستم مدیریت اسناد توجه کنید:
- امکان ذخیرهسازی ابری: مکانی واحد برای همه فایلها در فضای ابر (Cloud) است و هر کاربرد میتواند از هر دستگاهی و از هر مکانی به آن دسترسی داشته باشد. اگر به همکاری بین تیمی نیاز دارید، این ویژگی را در نظر بگیرید.
- قابلیت جستجوی قوی: امکان دستهبندی سند مورد نیاز را براساس نام، شماره و غیره فراهم میکند. این ویژگی میتواند از یک طرف، امکان ذخیره اسناد با هر دادهای را ایجاد کند و از طرف دیگر، سرعت پیدا کردنشان بالا ببرد.
- پشتیبانی از فرمتها: اکثر نرم افزارهای مدیریت اسناد میتوانند از فرمتهای فایل تصویری، متنی، صوتی، ویدئویی، برنامه نویسی، مهندسی وغیره پشتیبانی میکنند. سیستمی را انتخاب کنید که از فرمت فایلهای مورد نیازتان پشتیبانی کند.
- امنیت و کنترل دسترسی: سیستم مدیریت اسناد از قابلیتهای امنیتی مانند رمزگذاری، احراز هویت و تعیین سطح دسترسی به کاربران مجاز استفاده میکند؛ بنابراین امکان حفاظت از اسناد مهم و محرمانه را فراهم میکند.
- ترکیب با نرم افزارهای دیگر: بسیار مهم است که نرم افزار انتخابی شما با پلتفرمهای مختلف دیگر ادغام شود تا از گردش کار روزانه پشتیبانی کند. با این کار، امکان مدیریت اسناد و ارتباط بین تیمهای مختلف سازمان راحتتر میشود.
- دسترسی از طریق موبایل: امکان استفاده از نرم افزار از طریق گوشی همراه میتواند یک قابلیت بسیار کاربردی باشد. این ویژگی بهخصوص برای کسانی در حین حرکت با ما هم کار میکنند، منجر به افزایش سرعت در کارها میشود.
کلام آخر
مدیریت کارآمد داراییهای دیجیتال برای حفظ بهرهوری عملیاتی بسیار مهم است. از سازماندهی، ذخیرهسازی، مدیریت و بهاشتراکگذاری اسناد گرفته تا تضمین امنیت و همکاری بین تیمی، نرم افزار مدیریت اسناد طیف گستردهای از مزایا را در اختیارتان قرار میدهد. این نرم افزار میتواند در بهبود سرعت انجام کارها، توانمندسازی کارکنان، افزایش امنیت اسناد و کاهش هزینههای جانبی موثر باشد. در واقع، سیستم مدیریت اسناد شرکت نرم افزاری یگانه به شما کمک میکند تا در بازار پر رقابت امروز، گام موثرتری برای موفقیت خود بردارید.
منبع : رپورتاژ
