چگونه از قابلیت های حرفه ای Excel به منظور افزایش سرعت استفاده کنیم؟

مایکروسافت اکسل ابزاری قدرتمند و کارآمد است که به شما در انجام کارهای مختلف کمک هایی بزرگی می کند. در این مقاله قصد داریم به ۷ تررفند کاربردی از این نرم افزار بپردازیم. با گویا آی تی همراه باشید.

1. صرفه جویی در زمان با استفاده از الگوهای آماده

   یکی از روش هایی که می تواند به شما در صرفه جویی زمان، حین استفاده از این نرم افزار کمک نماید، بهره گیری از الگوهای آماده است. این الگوها که با تنوع بسیار زیادی برای ایجاد جدول زمان‌ بندی پروژه، تقویم، فاکتور‌، بودجه و… طراحی شده است می تواند صرفه جویی بسیار زیادی را در وقت شما انجام دهد. مایکروسافت قالب های بسیاری را برای کار روی تقویم، برنامه ریزی و اوراق زمان بندی و همچنین انتقال وجه فراهم نموده است. Vertex42 می ‌تواند انتخابی مناسب برای برنامه‌ریزی، بودجه‌ بندی، لیست کارها و ترازنامه ‌ها باشد. یکی دیگر از منابع مناسب Spreadsheet 123 است که به‌ منظور ایجاد فاکتور‌ها، موجودی، اوراق ثبت ‌نام و حضور و غیاب مورد استفاده قرار می‌ گیرد.
   

2. ثابت کردن عنوان سطرها و ستون ها

   در استفاده از جداول بزرگ مشکلی که اغلب افراد با آن سر و کله می زنند این است که وقتی سطرهای جدول بیش از یک صفحه می شود برای مشاهده عنوان ستون ها و یا سطرهای مختلف نیاز است دائما به ابتدای سطر و ستون مراجعه نمایند. یکی از امکاناتی که اکسل برای این منظور فراهم نموده است، استفاده از گزینه هایی به منظور ثابت نمودن سطر و ستون ابتدایی در بالای صفحه به صورت یک ریبون است، که به کاربر امکان می دهد در هرکجای صفحه جدول که باشد به سر تیتر های سطر و ستون خود مشابه صفحه نخست دسترسی داشته باشد.
   برای اینجام این کار کافی است از تب View گزینه Freeze Panes را در قسمت مربوط به ribbon انتخاب کنید. سپس در منوی کشویی بخش Freeze Panes، Freeze Top Row و سپس Freeze First Column را انتخاب کنید. در صورت لزوم می ‌توانید هر دو گزینه‌ را انتخاب کنید.
   
   با فعال سازی این گزینه در هرزمان و هر بخش از صفحه قادر به مشاهده عنوان های سطر و ستون مربوطه خواهید بود. در صورت تمایل به حذف این ویژگی نیز می توانید با مراجعه به گزینه‌ ی Freeze Panes روی عبارت Unfreeze Panes، کلیک کنید.
   نکته: در نسخه های پایین تر مایکروسافت اکسل روند کار به این صورت است که برای انجام این کار بایستی با انتخاب سلول مشترک بین سلول ‌های مربوط به سطر و ستونی که می‌ خواهید ثابت بماند، انتخاب کنید و گزینه‌ ی Freeze Panes را بزنید.

3. شماره گذاری یک ستون

   شماره گذاری ستون ها به تعداد زیاد در اکسل بدون اطلاع از این ترفند کاری دشوار و وقت گیر به نظر م یرسد. اما با انجام روش زیر شما در کمتر ا چند ثانیه می توانید لیستی به هر تعداد شماره که بخواهید ایجاد نمایید. برای این منظور کافی است در دو سلول زیر هم اعداد ۱ و سپس ۲ را وارد نموده و با بهره گیری از ابزار کاربردی fill handle و با استفاده از درگ کردن موس به سمت خانه های پایین تر تا هر مقدار که تمایل دارید لیست اعداد خود را گسترش دهید.
   
   از این ویژگی در پر کردن تاریخ، ماه ها و روزهای هفته نیز به سادگی می توان استفاده نمود.
   
   یکی دیگر از مواردی که می‌ توانید از ویژگی fill handle استفاده کنید، زمانی است که می‌ خواهید ستون ‌هایی که حاوی اطلاعات مشابه هستند، از صفحه‌ های جداگانه جمع‌ آوری کنید. به‌عنوان مثال با وارد کرد یک حرف یا کلمه، انتخاب سلول و دو بار کلیک روی fill handle، مقادیر در سلول ‌های باقی‌مانده‌ی ستون به ‌صورت زیر هم و به تعداد سطرهای صفحه، وارد می ‌شود.

4. جا به جا نمودن سطرها و ستون ها

   در صورتی که پس از ورود اطلاعات تصمیم گرفتید جای سطرها و یا ستون های خود را عوض کنید، نیازی نیست نگران باشید و یا وقت خود را برای پر کردن دوباره اطلاعات به هدر دهید. تنها کاری که لازم است طی کردن مراحل زیر خواهد بود:
   – سلول هایی که مربوز به عنوان های سط و ستون هستن انتخاب نمایید.
   – با راست کلیک نمودن بر روی آن ها عبارت Copy را برگزینید. همچنین می توانید با مرجعه به تب Home در قسمت ribbon، دکمه‌ ی کپی را انتخاب کنید.
   – سطر و یا ستون مورد نظر خود را برای شروع انتخاب نمایید.
   – راست کلیک کنید و Paste Special را انتخاب نمایید. بعلاوه می ‌توانید در تب Home قسمت ribbon، روی عبارت Paste و پس از آن Paste Special، کلیک کنید.
   – چک باکس مرتبط با Transpose  را انتخاب نموده و برای تایید دکمه Ok را بفشارید.
   

5. استفاده از ماشین حساب

   علاوه بر این که شما قادر خواهید بود از طریق یک افزونه ماشین حساب را در این برنامه به خدمت بگیرید، از دو روش نیز می توانید آن را به صفحه خود بیافزایید. برای این منظور می توانید با استفاده از ribbon و دیگری با استفاده از نوار ابزار Quick Access یک ماشین حساب را به خدمت بگیرید. روش انجام این کار به صورت زیر خواهد بود:
   ابتدا با مراجعه به گزینه Options  یکی از گزینه های Customize Ribbon یا Quick Access Toolbar را بر اساس جایی که می‌خواهید از آن استفاده کنید، انتخاب نمایید. در بخش Choose commands from موجود در لیست کشویی، All Commands را انتخاب کنید. در لیست مورد نظر به سمت پایی اسکرول نماید تا گزینه Calculator  مشاهده گردد، آن را انتخاب نموده و برای افزودن به نوار ابزار از دکمه ADD استفاده نمایید. توجه داشته باشید که اگر بخواهید آن را در ribbon اضافه کنید، باید گروهی سفارشی ایجاد و ماشین‌ حساب را در آنجا اضافه کنید.
   

6. لینک کردن به برگه ها و صفحه ها

   یکی از روش هایی که به شما در افزایش سرعت و کارایی هنگام استفاده از اکسل کمک خواهد نمود، ایجاد لینک ها برای اتصال صفحات و گزارش های پیوسته به یکدیگر می باشد. برای این منظور می توانید مسیر زیر را دنبال نمایید.
   – سلولی که قصد دارید به منظور لینک مورد استفاده قرار دهید، انتخاب نمایید.
   – بر روی سلول مورد نظر راست کلیک نموده و گزینه Hyperlink  را انتخاب نمایید. همچنین می توانید برای این منظور از تب  insert اقدام نموده و گزینه Hyperlink  را در قسمت ribbon کلیک کنید.
   – گزینه ی Place in this Document را از پنجره ظاهر شده انتخاب نمایید.
   – اطلاعات مورد نظر شامل مطلبی که قصد دارید به عنوان لینک در آن سلول نمایش یابد و همچنین مرجع آن به همراه صفحات گزارش را مشخص نمایید.
   – کلید Ok را به منظور تایید تنظیمات کلیک نمایید.
   

7. استفاده از کلید های میانبر صفحه کلید

   تعداد زیادی کلید میانبر در برنامه مایکروسافت اکسل وجود دارد که می تواند به افزایش کارایی شما کمک نماید. در ادامه به برخی از کاربردی ترین های این میانبرها خواهیم پرداخت:

F4 (‌یا Fn+F4‌) تکرار آخرین دستور قالب بندی انجام گرفته مثلا رنگ، یا فونت

به منظور حذف آخرین دستور صورت گرفته در محتویات، قالب‌ها و سایر داده‌ های متصل به سلول ‌های انتخاب‌شده مورد استفاده قرار می ‌گیرد.

Ctrl + W، برای بستن یک صفحه و Ctrl + O برای باز کردن یک صفحه جدید مورد استفاده قرار می گیرد.

از Ctrl + Shift + Colon برای واردکردن زمان و از Ctrl + Shift + Semicolon برای ورود تاریخ جاری سیستم استفاده می‌ شود.

Shift + F9 به منظور محاسبه ی کاربرگ فعال مورد استفاده قرار می گیرد.

Shift + Tab برای انتقال به سلول یا گزینه ‌ی قبلی استفاده می ‌شود.

Ctrl + Home جهت انتقال به ابتدای صفحه، مورد استفاده قرار می ‌گیرد.

Ctrl + Page Down برای انتقال به صفحه‌ ی بعد و Ctrl + Page Up برای حرکت به صفحه‌ ی قبل استفاده می‌ شود.

ترفند های کاربردی اکسل به همین جا ختم نمی شود و این نرم افزار کاربردی قابلیت های بیشماری را در اختیار کاربران خود قرار می دهد. شما نیز می توانید در بخش نظرات برخی از مفید ترین و کاربردی ترین ویژگی هایی که مورد استفاده قرار می دهید با ما و دیگر کاربران گویا آی تی به اشتراک بگذارید.