وای اگر روزی برسد که هر چه نوشته بودید دود شود و به هوا برود . آنوقت است که باید با دو دست خود بر سرتان بکوبید که چرا کمی احتیاط نکردید . از فایل های خود بک آپ نگرفتید و یا به نحوی پیشبینی خطر احتمالی را نکردید .

خیلی از ما از پشتیبان گیری برای خود یک غول ساخته ایم که جرات نگاه کردن به آن را نداریم . در صورتی که این کار فوق العاده ساده است . حتی میتوانید فایل های مهم خود را روی یک فلش دیسک بریزید و این عمل را متناسب با زمان تغییراتی که در آن ها اعمال میکنید ، انجام دهید . ولی انسان همیشه به دو دلیل میتواند باعث اخلال در این روند شود :

1- فراموشی

2- تنبلی

شاید یادتان برود . چون ما مثل یک کامپیوتر دقیق نیستیم که با یک زمانبدی خاص بتوانیم سر وقت کارها را انجام دهیم و تنبلی هم که دیگر نیازی به توضیح ندارد .

اما راه چاره چیست ؟؟؟

فرض کنید که میخواهیم برای مدرسه یا دانشگاه ، یک تحقیق بنویسیم و قصد داریم تا حسابی روی آن کار کنیم . سه روش به منظور پیشگیری از وقوع هرگونه خطری برای فایل های خود داریم .

1- فلش دیسک :

اینکه یک فلش دیسک را همیشه به سیستم خود وصل کنیم و فایل ها را از ابتدا روی آن ذخیره کنیم . چون احتمال سوختن فلش دیسک ها کم است ، پس کمی به انسان اطمینان میدهد . ولی آیا همیشه میتوانید یک فلش دیسک را به سیستم وصل کنید . البته فلش دیسک هم یک قطعه سخت افزاریست و ممکن است که به هر دلیلی در هر زمانی دچار مشکل شود و اطلاعات شما از بین برود .

2- فضاهای ذخیره سازی آنلاین :

ذخیره سازی آنلاین به شکلی که تغییرات داده شده در فایل ها با فایل های موجود در سرور مربوطه همگام شوند ، بسیار عالیست . دقیقا چیزی مانند DropBox . دراپ باکس با فولدری که روی سیستم شما میسازد ، هر فایلی که به داخل این فولدر انتقال یابد را با سرورهایش همگام میکند . میتوانید فایل های خود را از همان ابتدا در فولدر دراپ باکس ایجاد کنید تا پس از هرگونه تغییر ، فایل با سرور دراپ باکس همگام شده و خیالتان راحت شود . البته نه اینکه کل فایل دوباره در سرورهای دراپ باکس باز نویسی شود . فقط قسمت های تغییر داده شده با فایل اصلی همگام خواهند شد .

3- مایکروسافت و گوگل ، Office و Docs :

با آفیس بنویسید و با Docs ذخیره کنید . بله ، در واقع کار به همین راحتی است . تنها کافیست با آفیس بنویسید و هر جا که خواستید ذخیره کنید . گوگل هم با سرورهای فوق العاده قدرتمند ، سریع و مطمئن خود وظیفه دارد تا آسودگی خیال را به شما هدیه دهد .

ابزاری به نام Google Cloud Connect که توسط شرکت گوگل ارائه شده است با برنامه های موجود در بسته نرم افزاری آفیس هماهنگ شده و فایل های ایجاد شده توسط شما را در اکانت گوگل و در سرویس Google Docs ، ذخیره میکند .

کافیست به اینجا بروید و روی دکمه Download Google Cloud Connect کلیک کنید . در صفحه جدید نیز روی دکمه Accept and install کلیک کنید . سپس نوار پیشرفت نصب این ابزار پدیدار شده و پس از مدت زمان کوتاهی این عملیات پایان خواهد یافت .

سپس کافیست که یکی از برنامه های آفیس مانند ورد ، اکسل و یا پاورپوینت را باز کنید .

به دلیل اینکه روی سیستم خودم از آفیس 2003 استفاده میکنم ، شاید آن نمای شکیل و زیبای آفیس 2007 و یا 2010 را نبینید . اما بدون شک روش کار در آفیس 2007 و 2010 نیز به همین شکل است .

در آفیس 2003 یک نوار ابزار ( Toolbar ) جدید اضافه خواهد شد که دکمه ای بزرگ با نام Google Cloude Connect در آن وجود دارد . دکمه دیگری با نام Login نیز وجود دارد که به منظور لاگین کردن به حساب کاربریتان در گوگل است . کافیست روی آن کلیک کنید .

پنجره ای باز خواهد شد که مربوط به قسمت لاگین وبسایت گوگل است . در این پنجره اطلاعات کاربری خود را وارد کرده و روی دکمه Sign in کلیک کنید .

اکنون قسمت دیگری در مقابل شما قرار خواهد گرفت و از شما درخواست تایید به منظور دسترسی به اکانت تان را میکند . در اینجا نیز روی دکمه Grant access کلیک کنید .

پس از چند لحظه پیغامی نمایش داده میشود که دسترسی به اکانت گوگل شما با موفقیت انجام شده است .

اکنون همه چیز آماده است تا فایل های شما به سرورهای گوگل انتقال یابد . فقط باید مشخص کنید که این کار به چه صورتی انجام شود . دو روش به منظور انتقال فایل های شما به Google Docs وجود دارد .

1- روش اتوماتیک : در این روش پس از هر بار ذخیره سازی فایل ، قسمت های تغییر داده شده با فایل موجود در Google Docs همگام میشود . یعنی اینکه کل فایل دوباره انتقال داده نخواهد شد و برای کاربران کشور ما که از سرعت اینترنت پایینی برخوردار هستند یک مزیت بزرگ محسوب میشود .

2- روش دستی : در این روش هرگاه که شما اراده کنید فایل به Google Docs انتقال داده میشود . البته این روش هم مانند روش بالا ، فقط قسمت های تغییر داده شده را با فایل موجود در سرور همگام سازی میکند .

کدام یک از این دو روش را انتخاب کنیم ؟

اگر در حال کار بروی یک فایل بسیار مهم هستید ، حالت اتوماتیک را انتخاب کنید . چون پس از هر بار ذخیره سازی فایل ( چه خودتان به صورت دستی روی گزینه Save موجود در برنامه کلیک کنید و چه برنامه به شکل اتوماتیک عملیات ذخیره سازی را انجام دهد ) ، بلافاصله همگام سازی فایل شروع خواهد شد . اما اگر روی فایلی کار میکنید که اهمیت به مراتب کمتری دارد و عوامل دیگری مانند سرعت کم اینترنت باعث بروز مشکل در روند کارهایتان میشود ، میتوانید حالت دستی را انتخاب کنید .

 

به منظور انتخاب هر کدام از روش های بالا باید از همان تولباری که گوگل ایجاد کرده است ، روی لیست کشویی کلیک کرده و گزینه Automatic یا Manual را انتخاب کنید .

پس از هر بار همگام سازی نیز لینک مربوط به آن فایل در Google Docs ، در تولبار مذکور نمایش داده خواهد شد .

نکته : اگر حالت دستی یا همان Manual را انتخاب کردید باید به منظور همگام سازی روی دکمه Sync که در کنار لیست کشویی قرار دارد ، کلیک کنید .

 

حالا با خیال راحت میتوانید روی فایل های مهم تان کار کنید و مطمئن باشید که گوگل پشتیبان شماست . حتی اگر سیل و زلزله و هر بلای طبیعی دیگری نیز اتفاق بیفتد ، مطمئن باشید صدها و یا هزاران کیلومتر دورتر ، فایل های شما در سرور دیگری نگهداری شده اند .