چگونه اطلاعات دیجیتالیمان را حفظ کنیم؟

“گوگل یک کتابخانه یا مانند یک موزه غدایی در یک سوپر مارکت است.”

آیا به قطعات دیجیتالی تان اهمیت می دهید؟ تقریبا همه چیز را با رایانه طراحی می کنند؛ طوری که شاید حتی خیلی ها به ارزش آثارشان اهمیت هم ندهد ولی خیلی ها هم آن را درک می کنند! حافظه های فیزیکی مانند هارد درایو ها و سی دی / دی وی دی ها خیلی راحت از بین می روند و ما باید در سدد یافتن راه حلی برای حفظ خاطرات و تصاویر خاطره انگیزمان باشیم مبادا از بین بروند. برای مثال استفاده از هاست های ابری (کلاد هاستینگ) راه حلی مناسب است؛ به این راحتی ها پاک نمی شود، اطلاعات را همگام سازی می کند و اگر هم موردی پیش بیاید پیامی برایتان می فرستد، دارای بکاپ هم که هست! پس با ما همراه باشید تا بدون درنگ گام به گام به شما چگونگی انجام این کار را هر چند خودتان یک پا پرفسور هستید و ما شرمسار می شویم، آموزش دهیم!

1-همین الان یک بکاپ بگیرید. اگر ابزار خاصی ندارید، یک فلش یو اس بی ارزان قیمت تهیه کنید و اطلاعات مهم و اسناد را در آن درگ اند دراپ کنید. نگرانی درباره چیز های دیگر را به آینده موکول کنید؛ همیشه باید از اطلاعات مهم و حیاتی خود چند بکاپ داشته باشید تا از سرقت یا آسیب سخت افزاری در امان بمانید؛ طوری که مهندسان رایانه می گویند اگر از یک فایل 3 بکاپ نداشته باشید انگار آن فایل هیچ گاه وجود نداشته است. پس همین الان این کار را انجام دهید و از آوردن بهانه خودداری کنید. هر گاه این کار را انجام دادید ادامه را بخوانید.
“استفاده از یک یو اس بی فلش ارزان برای داشتن بکاپ و راحتی در انتقال بهتر از هیچی است.

2-تصمیم بگیرید چه چیزی برایتان اهمیت دارد.

چند سوال باید از خود بپرسید

اگر این فایل فردا پاک شد ناراحت می شوید؟ برای چیز هایی مثل حساب های کاربری تجارتی و اسناد آن ها، پاسخ صد در صد مثبت است و این جزء آن دسته است که باید در اولویت قرار بگیرد.

“این مشکلی است که ممکن همین امروز برایتان رخ بدهد. پس لطفا دست بجنبانید!”

2- آیا از این فیلم باز هم دارید؟ به صورت بدیهی شما ده سال پیش را به خوبی به یاد می آورید و شاید خیلی از افراد را به خوبی به یاد بیاورید اما اگر تنها یک نفر را که تنها از او یک ویدئو یا کلیپ داشته اید را از دست بدهید آن وقت چه؟ افسوس نخواهید خورد؟ علاوه بر آن جمع آوری خاطره از امروز برای فردایتان انگیزه آفرین است. پس به دنبال حفظ آثار ویدئویی و تصویری خود باشید.

این داده چقدر قابل جایگزینی است؟ موزیک ها و فیلم هایی که از اینترنت دانلود کرده اید معمولا قابل جایگزینی اند (حتی اگر دانلود دوباره شان مشکل باشد!)، پس این پایان دنیا نیست اگر آن ها از بین بروند! اما نکته تاسف بار اینجاست اطلاعاتی که آن ها را نوشته اید، طراحی کرده یا تصویر برداری کرده اید اگر پاک شوند باید با آن ها خداحافظی کنید!
“داشتن بکاپ بیشتر از یک چیز، شاید خیلی مفید تر باشد”

3- در ارزش گزاری هر آیتم چقدر خوب عمل می کنید؟ همه انسان هستیم و ممکن است اشتباه کنیم. گاهی از چیز هایی بکاپ می گیریم که شاید خیلی ارزشش را نداشته باشند یا حتی کوتاه بینانه باشند. اما خوب همین اطلاعات به درد نخور هم گاهی به دردتان می خورند. بهتر است به جای آن که این اطلاعات را از بین ببرید با تهیه هارد دیسک های جدید فایل ها را ساماندهی کنید.
“قفسه هایی که در پس زمینه نگاره مشاهده می کنید از یکی از ادارات The New York World در سال 1909 گرفته شده که به وسیله نگاتیو های عکاسی بدین شکل فشرده شده است. بی شک اگر این تصاویر دیجیتالی بودند اکنون درون یک هارد دیسک 3.5″ جای می گرفت!”

• از سینک کردن بی اندازه اطلاعات و فایل ها درون سرویس های آنلاین پرهیز کنید. این بدین معنی نیست که نه! روی فیسبوک عکس نزارید یا درون توئیتر چیزی ارسال نکنید، این کار جالبی است. اما به یاد داشته باشید که هیچ سرویس اشتراک گزاری یا مشابه آن نباید آرشیو آلبوم های عکس خانوادگی یا حتی بیزینسی باشد! گاهی اکانت هک می شود و تمام اطلاعات لو می رود! شاید هم بر اثر یک اشتباه کوچک از بین برود.
  
  “ادایی احترام به میزبانان وب ژئو سیتی؛ که از هزاران اسکرین شات تشکیل شده بود.”
• از سینک و آپلود کوچکترین فایلی درون هر گونه سرویسی که اجازه خروجی آسان آن را به شما نمی دهد پرهیز کنید. اگر امکان دانلود تمامی فایل ها را در قالب یک فایل ZIP یا ابزار خودکار نظیر API به شما نمی دهد، استفاده از آن فکر خوبی نیست.
• برای این گونه سرویس ها یک ایمیل آسان و باکیفیت داشته باشید، که در هنگام بروز مشکلات به راحتی با شما در تماس باشند؛ برای مثال جی میل گزینه مناسبی نسبت به بقیه است.
• از هر چیز حداقل یک بکاپ داخلی داشته باشید. هیچ گاه پس از آپلود فایل های اصلی خود را پاک نکنید. مگر آن که بخواهید دیگر آن را نبینید!
• حواستان به علائمی که سرویس های ابری یا اشتراک گزاری برای شما ارسال می کنند باشد؛ هر عدم توجهی می تواند به یک عذاب قریب الوقوع تبدیل شود!
  هنگام دریافت هر گونه اخطار سریعا فایل ها را به یک مکان دیگر منتقل کنید و برای داشتن فایل ها به صورت لوکال در رایانه به صورت مضاعف هوشیار باشید.
• مدل های بیزینسی نامفهوم و ناپایدار. تا می توانید از این اکانت های پرو که به صورت رایگان در اختیارتان قرار داده اند لذت ببرید اما روی بودن آن ها در سال بعد حساب هم نکنید!
• از دست دادن مقداری از اطلاعات یا داون تایم های مکرر؛  این ها علائم خوبی از نگهداری صحیح اطلاعات نیستند، تصمیم تان را بگیرید با ریسک باید کار کنید. برای مثال سایت فتوپیک یک مثال بارز است؛ مدتی بود که وارد داون تایم های بالا شده بود و اکثر مردم هم بدون این که به این موضوع توجه کنند همچنان تصاویرشان را آنجا آپلود می کردند تا این که بالاخره بدون هیچ گونه خبر قبلی این سرور در سال 2011 شات داون شد.
• گزارشات حذف اکانت بعضی کاربران توسط کارکنان سایت. این یکی که خیلی نیاز به توضیح ندارد؛ بسیاری از افراد به این فکر می کنند که خوب ما که خلاف قوانین عملی نداشته ایم و غیره و غیره و همین تفکر کوچک کل اطلاعات را بر باد می دهد!
• واگذاری شرکت به شرکتی دیگر که برنامه های مشخصی برای آینده اش ندارد. به صورت ویژه، حواستان به مالکیت های خدادادی آن ها باشد!

4-شروع به ساختن بکاپ ها کنید. به یاد داشته باشید، یک چیز هر چقدر هم کوچک بهتر است هیچی است.

مرحله اول: یک فلش یو اس بی یا هارد اکسترنال تهیه کنید و اطلاعاتتان را به صورت خیلی منظم روی آن مرتب کنید. اکنون خیالتان از این بابت راحت است.

مرحله دوم: پس از آن که فایل هایتان را بر حسب اهمیت های شخصی مرتب کردید، یک هارد/فلش دیگر تهیه کنید و اطلاعات را مجددا با همان نظم و ترتیب روی آن بچینید و به صورت هفته ای اطلاعات خاص تان را روی آن کپی کنید.

مرحله سوم: در این بین از سیستم بکاپ های خودکار غافل نشوید. در این حالت اگر هارد تان همیشه به دستگاه وصل باشد، برنامه به صورت خودکار این کار را انجام خواهد داد.

5-از سرویس های بکاپ آنلاین با دقت استفاده کنید. آن ها جایگاه خودشان را دارند. به صورت ویژه برای حفظ اموال به صورت عدم محدودیت در موقعیت مکانی و جغرافیایی کاربرد بالایی دارند اما ممکن است از اطلاعاتتان سوء استفاده کنند یا آن ها را بی دلیل پاک کنند.

“مگا آپلود یک سیستم نگهداری فایل آنلاین بود که بدون هیچ گونه اطلاع توسط دولت ایالت متحده بسته شد، با آن که این باور وجود داشت که صد ها میلیون نفر از آن استفاده مشروع می کردند. ”

6– دستگاه های موبایلیتان را فراموش نکنید. برای بسیاری از افراد که رایانه های خود را به روز کرده اند، بکاپ گیری از دستگاه همراه شان نباید فراموش شود.

 

7- موردی که برای ایرانیان کاربرد ندارد؛ درآوردن لایسنس کاری تحت کریتیو کامنز و امکان دانلود آن برای افراد هست که برای افراد بیزینس من توصیه می شود.

 

8- حواستان به فایل های رسانه ای ذخیره سازی خود باشد. اگر زمانی یکی از درایو های تان دچار مشکل شد، هارد را سریعا تعویض کنید.
“سال های پیش فلاپی بود، اکنون سی دی رایتر ها در حال رفتن اند و به زودی یو اس بی ها هم خواهند رفت. به روز بودن برای دستگاه های سخت افزاری یکی از نکات مهم در زمینه نگهداری از اطلاعات است”

9-به سهیم بودن دیگران در هر فیلم/عکس شما توجه کنید. هنگامی که در اف بی چندین عکس را با یک نفر تگ می کند یا او را در تویئتر تحت منشن خود در می آورید؛ بهترست به صورت کامل یک نسخه کپی شده کامل را به او بدهید تا از آن فایل یک بکاپ دیگر هم داشته باشید؛ این کار از نظر بسیاری از کشور ها صحیح است و منع قانونی ندارد.

10- هیچ گاه از یاد نبرید تمامی اطلاعات کپی شده تان تا تنها زمانی کاربرد دارند که سخت افزاری برای خواندن آن ها موجود باشد! اکثر کسانی که در دهه های 80 و 90 (میلادی) با رایانه ها کار کرده اند درد فراخی با خود حمل می کنند! چرا که سیستم رایانه ای آن زمان با امروزه تفاوت بالایی داشته و برای خواندن آن اطلاعات باید یک سیستم یا مشخصات مال خودشان پیدا کنند.
“آیا امکان خواندن این اطلاعات در آینده ممکن است؟ شیوه چگونه می شود؟”

به نرم افزار هایی که شما را مجبور به استفاده از آن ها می کنند توجه کنید. برای مثال یک برنامه ویرایش نگاره هنگام اتصال هر دستگاه یو اس بی شما را به ایمپورت اجباری فایل ها بدون توجه به این که آن ها در رایانه هستند یا چگونه مجددا آن ها را بیرون بکشیم وادار می کند.

نسبت به فایل های با فرمت های خاص و عجیب آگاه باشید.  این مورد از بالا بیشتر رایج است. بسیاری از تولید کنندگان برنامه های رایانه ای فرمت فایل هایشان را اسنادی خروجی نمی کنند. به دلیل این که شما نتوانید اطلاعاتی که در آن ها وارد می کنید با برنامه دیگری باز کنید؛ اگر برنامه این اجازه را به شما بدهد، یک نمونه از کار شما را به چند فایل فرمت باز خارج می کند و اگر برنامه این اجازه را به شما ندهد، از یک فایل متناوب متن باز استفاده می کند.

بیشتر با فرمت هایی کار کنید که با برنامه های متن باز امروزی باز شوند. برنامه های اوپن سورس کمی راحت از برنامه های کلوزد سورس هستند، به نحوی که هنگامی که تولید کننده از پشتیبانی آن دست بر میدارد امکان ویرایش آن مطابق میل خود را خواهید داشت…

نکات

• اگر دارای وب سایت هستید، از استفاده از فایل robots.txt دوری کنید. این گونه سایت ها درون بسیاری از سایت های آرشیوی مانند اینترنت آرشیو جمع آوری نمی شوند و تاثیر خوبی ندارند.
  فتوپیک هم که در بالا نام بردیم دارای یک فایل روبوتس ناقص بود و هنگامی که بسته شد به همین دلیل اینترنت آرشیو هیچ پشتیبانی از صد ها هزاران نگاره موجود در آن جا در خود نداشت…
• اگر دارای یک سایت هاست شده هستید، نسبت به تهیه یک دامین اختصاصی ( غیر از .TK – .CC , …) اقدام کنید. در این زمان، اگر هاست به هر دلیلی غیر فعال شود شما به دلیل مالکیت دامنه امکان بازپس گیری تمامی اطلاعات را خواهید داشت.امیدواریم که آموزش امروز برایتان کارآمد و مفید بوده باشد. اگر باز هم موردی از قلم افتاده بود خوشحال می شویم آن را از طرف شما دریافت کنیم. با عمل به موارد گفته شده در بالا چیزی در حدود 78٪ نسبت به ذخیره سازی کامل اطلاعات و جلوگیری از از بین رفتن کلی آن ها مقاوم خواهید بود.

مانا باشید

منبع : WikiHow