چگونگی ساخت،مدیریت و تعیین طبقه بندی ها در Outlook 2013

Outlook 2013 به شما اجازه میدهد که قسمت ها و بخش های مختلف را به منظور پیدا کردن و دسترسی سریع به آن ها با عبارات خاصی تعیین کنید.یک نکته ی مهم درباره ی این بخش ها این است که  شما میتوانید برای هر قسمت یک ترکیب کلمه و عبارت در نظر بگیرید.بنابراین شما میتوانید ایمیل ها،رویدادهای سالانه و یادداشت ها را با زدن سریع یک دکمه طبقه بندی کنید.

در Outlook2013 همه ی رویدادهای مهم تقویم وجود دارد که میتواند برای کسی که یک برنامه ی دقیق روزانه را دنبال میکند ضروری باشد. منظور و مقصود این است که Outlook2013 میتواند به مقداری زیادی به شما کمک کند تا بتوانید  بیشتر و بهتر کار و یا حتی زندگی شخصی تان را سازماندهی کنید.قبل از این که مبحث Outlook2013 را تمام کنیم  به نظر میرسد  باید به صورت مختصر دو مورد از جنبه هایی که احساس میشود ارزشمندند را تشریح کنیم:

طبقه بندی ها
به منظور حفظ کردن طبقه بندی هایتان بر روی گزینه “customize”کلیک کرده و سپس گزینه ی”َAll categorize” را از پایین منو انتخاب کنید.با استفاده از این دستور شما میتوانید طبقه بندی های جدید بسازید،طبقه بندی های قدیمی را حذف کنید،نام آن ها را عوض کنید،رنگ آن ها را تغییر دهید و کلید های میانبر تعیین نمایید.

به عکس بالا توجه کنید که چگونه”CTRL+F2″ را برای طبقه بندی آبی در نظر گرفته ایم.

حال برای مثال شما میتوانید برای هر چیزی که خواستید طبقه بندی ها را در نظر بگیرید.به مثال ساده ی زیر توجه کنید.
در این مثال ما وظیفه را”live la lida loca”در نظر گرفته ایم وبا  Personal (بنفش) وUrgent (قرمز) مشخص کرده ایم.

این نکته ی مهم را به یاد داشته باشید که شما فقط یک بار کلید های میانبر را برای طبقه بندی هایتان تعیین میکنید و  طبقه بندی هایتان را به حافظه اختصاص می دهید که آن ها میتوانند اختیار سازماندهی ایمیل ها،قرارهای ملاقات ودیگر بخش های outlook را در دست بگیرند.
برای مثال در زیر یک ایمیل ازیک فرد ناشناس در پیام های داخل صندوق وروی مان هست که ما آن را با طبقه بندیWork  مشخص کرده ایم.در حال حاضر اگر نیاز باشد که این پیام مشخص شده را بیابیم کنیم،میتوانیم از طبقه بندی ها به منظور فیلتر کردن پیام های نا مربوط استفاده کنیم.

آگاه باشید که شما همچنین میتوانید به سرعت وظایف یا دستورها،ایمیل ها و دیگر قسمت های outlook را با یک طبقه بندی قراردادی مانند عکس زیر مشخص کنید.در اینجا ما چندین وظیفه با عنوان URGENT  را به سادگی با کلیک کردن روی باکس کوچک در ستون CATEGORIES مشخص کرده ایم.

واضح است که طبقه بندی ها میتوانند خیلی مفید باشند و مطمئنا یک ویژگی بزرگ در outlook هستند که کمتر به آن ها پرداخت شده است.بهتر است چگونگی استفاده ی مؤثر از آن ها را یاد بگیرید؛ شما قادر خواهید بود که همه اطلاعات   خود را در مکان های مربوط  به هر طبقه بندی در outlook حفظ کنید.
جستجوی آسان در outlook
این قسمت را به صورت مختصر با صحبت کردن درباره ی جستجو در قسمت های مختلفoutlook  جمع بندی می کنیم.ما قصد داریم در این قسمت عمدتا ایمیل را به کار ببریم اما جستجو سراسر برنامه را در بر میگیرد.وقتی شما روی گزینه جستجو در قسمت صندوق ورودی و یا گزینه ی جستجوی هر پوشه ی دیگر موجود در ایمیل کلیک میکنید، the ribbon تغییر خواهد کرد تا به شما ابزارهای جستجوی متعددی ارائه دهد.

چرا همه ی این اطلاعات در این قسمت قراردارند؟ آشکار هست که هر چه روش های جستجو برای اطلاعات بیشتر باشند ، شانس ما نیز برای پیدا کردن آن اطلاعات بالا تر خواهد بود.در این تصویر مشاهده میکنید که ما با کلیک کردن روی گزینه ی “subject” میتوانیم فضای اختصاص یافته را با هر آنچه که میخواهیم شامل آن موضوع  شود  پر کنیم.ما میخواهیم در این نمونه هر موضوعی در مورد “work” جستجو کنیم.

توجه کنید که نتایجی که بدست میاید  در حقیقتTasks  هایی هستند که نشان میدهند چگونه     outlook نتایج جستجو را باز میگرداند.
اگر فکر می کنید برای استفاده از این قابلیت Outlook 2013 می بایست از مهارت بالایی برخوردار باشید،میتوانید به سرعت همه ی این آشفتگی ها را با کمی وقت گذاشتن و آزمایش کردن اختیارات جستجوی ribbon از بین ببرید.به خاطر داشته باشید که اگر نتایج شما خیلی زیاد گسترده و متنوع باشند،همیشه فرصت بهبود بخشیدن وسعت مهارت خود را با استفاده از ابزارهای توسعه خواهید داشت.

در نهایت اگر احساس میکنید نیازمند امکانات بیشتر برای جستجو هستید می توانید از منوی جستجوی پیشرفته با کلیک کردن رویSearch Tools  در قسمت گزینه ها استفاده کنید.

استفاده کردن از گزینه ی جستجوی پیشرفته نمیتواند بهترین راه باشد و یک راه جستجوی نامناسب در outlook به حساب می آید اما شما از هر روشی که استفاده کنید ما یقین داریم که حتما چگونگی یافتن اطلاعات مورد نظر خود را کشف خواهید کرد.
گزینه های جستجو
outlook با پنجره جستجوی خود ویندوز کار میکند.این گزینه ها به منظور جستجوی اطلاعات هم در برنامه Outlook و هم در خود ویندوز موثر هستند.

توجه داشته باشید که اگر بر روی گزینه ی “Indexing Options … ” کلیک کنید،کنترل پنل Indexing Options را باز خواهید کرد ؛ جایی که شما میتوانید تنظیم کنید که چگونه outlook به وسیله ی Windows Search و یا پنجره ی خود ویندوز فهرست بندی شود یا اصلا این که این اتفاق رخ دهد یا خبر. دیگر تنظیمات این قسمت مربوط به نتایج جستجو است از قبیل این که نتایج چگونه و یا اینکه از کجا نمایش داده شوند.
طبقه بندی ها و جستجو دو مورد از ویژگی هایی هستند که میتوان به Outlook اضافه کرد وتا جربیات کاری شما را نسبتا تکمیل کند.اگر شما به صورت گسترده از outlook استفاده میکنید و تعداد زیادی ایمیل دریافت میکنید،تعداد زیادی تقویم برای قرارهای ملاقات خود در نظر می گیرید و نوارهای وظیفه طولانی ایجاد می کنید،با استفاده از این قابلیت ، نه تنها قادر به سازماندهی آن ها هستید بلکه توانایی جستجو برای اطلاعات بسیار با ارزش   را  نیز خواهید داشت.

منبع : [how to geek ]