وبینار چیست؟ چگونه می توان یک وبینار ایجاد کرد؟

وبینار، که مخفف عبارت Web-based seminar است، به سخنرانی، سمینار و یا کارگاهی که بر پایه‌ی وب باشد گفته می‌شود. اکثر وبینارها برای آموزش نرم افزار، انتقال اطلاعات درباره ی یک محصول و موارد از این قبیل برگزار می گردند. از آنجا که وبینارها به واسطه ی نرم افزارهای وب کنفرانس پخش می شوند، می توان گفت از جمله بهترین روش ها برای انتقال اطلاعات به مخاطبان، خصوصاً مخاطبانِ ساکن در مناطق گوناگون، هستند.

گویا آی تی – وبینار، که مخفف عبارت Web-based seminar است، به سخنرانی، سمینار و یا کارگاهی که بر پایه‌ی وب باشد گفته می‌شود. اکثر وبینارها برای آموزش نرم افزار، انتقال اطلاعات درباره ی یک محصول و موارد از این قبیل برگزار می گردند. از آنجا که وبینارها به واسطه ی نرم افزارهای وب کنفرانس پخش می شوند، می توان گفت از جمله بهترین روش ها برای انتقال اطلاعات به مخاطبان، خصوصاً مخاطبانِ ساکن در مناطق گوناگون، هستند.

در ادامه به تک به نک مراحل مورد نیاز برای ایجاد وبینارهای باکیفیت را برای شما بازگو خواهیم کرد. با گویا آی تی همراه باشید.

اطمینان حاصل کردن از مناسب بودن وبینار

در عین آن که وبینار یک ابزار بسیار عالی برای انتقال اطلاعات است، اما سودمند بودن آن بسته به اهداف و احتیاجات مخاطبان شما است. بنابراین بایستی اهداف مخاطبانتان را در نظر داشته باشید و با استفاده از آن از وبینار استفاده کنید. به طور کلی، برای سنجیدن این موضوع که وبینار یک ابزار سودمند و مناسب برای شما است یا خیر، بایستی این موارد را در نظر داشته باشد: ۱- مخاطبانتان، ۲-موضوعی که قرار است در مورد آن وبینار برگزار کنید و ۳- مدت زمانی که احتیاج دارید.
اجازه دهید مثالی بزنم. وبینار برای توضیح هدف سازمان برای برخی از پرسنل گزینه ی مناسبی است یا برای برگزار کردن سمینار برای مشتریان و سرمایه گذارانی که در مناطق گوناگون ساکن هستند؟
بدیهی است که وبینار برای مورد دوم بیشتر به کار می آید و نه برای مورد اول. این روش را می توان برای مدت زمان مورد نیاز نیز به کار برد.
پس به طور کلی برای اطمینان حاصل کردن از مناسب بودن وبینار برای کار شما، حتماً بایستی با کارشناسان و متخصصان در زمینه ی وبینار مشورت کنید.

استخدام تیم پشتیبان وبینار

اگر در مرحله ی قبل، به این اطمینان رسیدید که وبینار می تواند یک گزینه ی مناسب و مفید برای کار شما باشد، بایستی یک تیم جهت پشتیبانی وبینار استخدام کنید. یک تیم وبینار، شامل موارد زیر است:
الف) سازمان دهنده (تسهیل کننده): سازمان دهنده و یا تسهیل کننده کسی است که با شرکت کنندگان تماس می گیرد، مسئول توسعه ی وبیناراست و ثبت نام را راه اندازی می کند. افزون بر این موارد، سازمان دهنده معمولاً فعالیت های مربوط به هماهنگی، مثلا هماهنگی با کارشناسان، را نیز انجام می دهد.
ب) مجری:مجری مسی است که به هنگام برگزاری وبینار، تمرکزش بر ارائه ی اسلایدهای پاورپوینت و مسائل از این قبیل است.
ج) دستیاران:دستیاران به کسانی گفته می شود که تمرکزشان بر اختلالات و مشکلات فنی است. سعی آن ها این است که این مشکلات را به حداقل برسانند.
روشن است که یک فرد می تواند در آنِ واحد هر سه مسئولیت را بر عهده گیرد. اما پیشنهاد ما این است که این کار را نکنید. یعنی همه ی مسئولیت ها را به یک فرد ندهید. افزون بر این سعی کنید تعداد اعضای تیم را خیلی زیاد نکنید تا همگی بتوانند با آگاهی از وظیفه ی خود، آن را به خوبی انجام دهند.

تعریف کردن فرمت وبینار

قبل از برگزاری وبینار، بایستی بسته به اهداف خود یک فرمت از فرمت های وبینار را برگزینید. برخی از فرمت های رایج و پرطرفدار وبینار به قرارِ زیرند:
الف) یک سخنران: در این فرمت، تنها یک مجری حضور دارد و تمامی پرسش ها را پاسخ می دهد.
• مزایای فرمت یک سخنران: در این فرمت، به تعداد افرد اندکی برای هماهنگی کارها نیاز است.
• معایب فرمت یک سخنران: روشن است که همه ی مشکلاتِ احتمالی، به وسیله ی یک نفر سخنران حل نخواهند شد.

ب) مصاحبه: در فرمت مصاحبه، یک نفر مصاحبه کننده یک سری پرسش های از قبل آماده شده را می پرسد.
• مزایای این فرمت: در این فرمت، به سبب شنیدن صداهای گوناگون، جذابیت بیشتری نیز وجود دارد.
• معایب این فرمت: بدیهی است که برای اجرای این فرمت به نسبت فرمت پیشین، به هماهنگی بیشتری نیاز است.

ج) جلسه بحث: در فرمت جلسه بحث، در این فرمت، چند نفر به صورت همزمان روی خط قرار دارند.
• مزایای این فرمت: بدیهی است که به نسبت فرمت های پیشین شاهد انواع صداهای بیشتری هستیم و در نتیجه، جذابیت بیشتر است.
• معایب این فرمت: با بیشتر بودن افراد روی خط، به هماهنگی بیشتری نیاز است.

د) تعاملی:در این فرمت، مخاطبان نیز درگیر می شوند و در موضوع مورد نظر، به تمرینات تعاملی مشغول می گردند.
• مزایای این فرمت: به سبب درگیر بودن مخاطب با موضوع، مخاطب می تواند شناخت و درک بهتر و عمیق تری از موضوع به دست آورد.
• معایب این فرمت: چنین فرمتی برای گروه های بزرگ، قابل اجرا نیست.

توجه به جذابیت اسلایدها

جهت برگزاری وبینار، بایستی در نظر داشته باشید که اسلایدهای پر از متن و بدون تصویر، به سبب فقدان جذابیت، نمی توانند آنچنان که باید و شاید بر مخاطب تأثیر بگذارند.

استفاده از ابزار مناسب

چنان که در ابتدای نوشته گفته شد، برای برگزاری یک وبینار، به ابزارها و نرم افزارهای وب کنفرانس نیاز دارید. این نرم افزارها، از خصائص مختلفی برخوردارند و شما بایستی در هنگام انتخاب یکی از آن ها، نیازها و توقعات خود را پیش چشم داشته باشید. علاوه بر این، سعی کنید به هنگام انتخاب نرم افزار مناسب، خیلی عجله نکنید و پس از بررسی کامل، یکی از آن ها را انتخاب کنید. برای انتخاب یکی از ابزارها، نکات زیر را در نظر داشته باشید:
الف) هزینه ی مصرفی.
ب) تعداد افرادی که می توانند در کنفرانس حضور داشته باشند.
ج) ویژگی ها و قابلیت های ابزار مورد نظر
د) امکان ضبط وبینار و مشاهده ی آن بعد از به اتمام رسیدنِ آن.

برگزاری ارائه ای مختصر، چند روز پیش از برگزاری وبینار

بهتر است برای بررسی مشکلات و اختلالات فنی، چند روز قبل از برگزاری وبینار، یک ارائه ی نیم الی یک ساعته داشته باشید. در این جلسه: اولاً تجهیزات را به خوبی بررسی کنید. ثانیاً سعی کنید افرادی که قرار است در روز وبینار با شما باشند را به یکدیگر معرفی کنید و ثالثاً در مورد وبینار و خصاص آن توضیحی مختصر داشته باشید.

انتخاب بهترین تجهیزات و فضا

برای داشتن یک وبینار خوب، حتماً بایستی فضایی آرام داشته باشید. برای انتخاب چنین فضایی، باید اتاق کنفرانس فاقد هر گونه نویز باشد، نورپردازی و موارد مانندِ آن قابل تنظیم باشند و مواردی که موجب حواس پرتی می شوند وجود نداشته باشند. افزون بر این، همه ی کسانی که در وبینار شرکت خواهند کرد، بایستی از هدست استفاده کنند. شما برای انتخاب هدست باید به ابزاری که انتخاب کرده اید توجه کنید و بسته به آن یکی از هدست های تلفنی و یا کامپیوتری را انتخاب کنید. مضاف بر هدست، به کابل لپتاپ، برای پشتیبانی از باتری لپتاپ، و همچنین کابل شبکه نیاز دارید.

تعیین سیستم ثبت نام

پیش از شروع بازاریابی، باید سیستمی برای ثبت نام از شرکت کنندگان در وبینار تعیین کنید. در نرم افزارهای وب کنفرانس خارجی چنین سیستمی به طور پیشفرض و آماده وجود دارد اما در اغلب نرم افزارهای وب کنفرانس ایرانی، چنین سیستمی وجود ندارد. نکته ای که ذکر آن در اینجا لازم می نماید این است که برای آن که مخاطبین زیادی داشته باشید، بایستی محتوایی خاص و گیرا داشته باشید. اگر مخاطب بداند که محتوای شما را می تواند به سهولت از دیگر منابع تهیه کند، چرا باید برای شرکت در وبینار شما هزینه صرف کند؟

بازاریابی وبینار

بازاریابی وبینار نقشی مهم در جلب و جذب شرکت کنندگان مختلف دارد. بنابراین باید چند هفته پیش از برگزاری وبینار، با آماده کردن یک شرح مختصر از وبینار و منتشر کردن آن در رسانه های اجتماعی، بازاریابی وبینار خود را آغاز کنید.