آموزش تمام ترفندهای تنظیمات شماره گذاری صفحه در ورد
مایکروسافت ورد نه تنها یک ابزار ویرایشگر و واژه پرداز است، بلکه با ابزارهایی که در اختیار کاربر قرار می دهد اجازه می دهد که صفحات را به درستی مدیریت کند. یکی از این ابزارهای مدیریتی، تنظیمات شماره گذاری صفحه در ورد است. ورد از سبک های مختلفی برای این کار استفاده می کند.
اگر شما صرفا یک سند ساده داشته باشید، شاید کار کردن با تنظیمات شماره گذاری صفحه آسان باشد اما اگر از سند های پیچیده تری استفاده می کنید یا این که مبتدی هستید شاید در وسط راه گیر بیافتید. پس این راهنما را بخوانید تا هر آن چه که مربوط به تنظیمات شماره گذاری اسناد در ورد است را بدانید.
شیوه قرار دادن شماره صفحه در ورد
برای این که روی صفحات در ورد شماره گذاری انجام دهید، وقتی که سند تان باز است، به تب Insert بروید. در این منو، گروهی وجود دارد به نام “Header & Footer که در آن می توانید Page Number را مشاهده کنید. روی این دکمه کلیک کنید.
وقتی که روی این گزینه کلیک می کنید، یک منو کشویی به سمت پایین باز می شود. در این منو، زیر منو ها، در مورد شیوه نمایش شماره صفحات به شما اطلاعاتی می دهد.
دوست دارید شماره صفحه روی سند شما در سمت چپ باشد یا راست، یا حتی بالا یا پایین و یا وسط صفحه؟
هر کدام از موقعیت ها را که مناسب می بینید انتخاب کنید. معمولا حالت وسط از بالا و پایین و ساید بیشتر انتخاب می شود چرا که بیم افتادن شماره صفحه در شیرازه سند نیست.
در ادامه زیر منو ها دو آپشن دیگر وجود دارد
- آپشن اول: فرمت بندی شماره صفحات را مشخص می کند و می توانید آن را تغییر دهید
- آپشن دوم: برای حذف شماره صفحات روی سند بکار می آید.
به هر حال برای افزودن شماره صفحه به صفحات ورد، شما باید یکی از ۴ آپشن ابتدایی را کلیک کنید. با این کار، یک گالری از انواع زیر مدل های انتخابی تان نمایش داده می شود که باید یکی را انتخاب کنید:
زمانی که یک مورد دلخواه را انتخاب کردید، روی آن کلیک کنید تا نرم افزار ورد به طور اتوماتیک آن را روی تمام صفحات اعمال کند.
برای مثال در این نمونه من از Accent Bar و فرمت Page X استفاده کرده ام و خروجی به صورت زیر شده است:
اگر شماره گذاری صفحات در ورد را در بالا و یا پایین صفحه ( هدر و فوتر ) تنظیم کنید، بعد از این که این ویژگی روی تمام صفحات اعمال شد، این بخش ها در حالت ویرایش قرار می گیرد. شما می توانید علاوه بر تنظیمات روی شماره ها نظیر رنگ و اندازه و فونت و غیره، سایر بخش های داخلی در هدر و فوتر را نیز تنظیم کنید. مثلا می توانید عنوان صفحه بگذارید، یا تاریخ بزنید و یا ساعت بنویسید.
چطور تنظیمات شماره گذاری روی هدر و فوتر را تثبیت کنیم؟
در فوتر هم می توانید اطلاعات اضافی و یا هر چیزی که فکر می کنید نیاز دارید بنویسید. در نهایت برای تایید نهایی، دکمه Close Header & Footer را در نوار ابزار کلیک کنید یا این که در یک جای خالی از صفحات به دور از هدر و فوتر دو بار کلیک کنید تا هدر و فوتر از حالت ویرایش خارج شوند.
نکته مهمی که وجود دارد این است که بعد از بسته شدن فوتر و هدر، بخش تنظیم شده تار تر و کم رنگ تر از سند اصلی دیده می شود. این جای هیچ گونه نگرانی ندارد چرا که در خروجی و یا در چاپ، اینگونه به نظر نمی رسد.
آنچه که دیدید یک تنظیمات شماره صفحه در ورد است که به سادگی روی یک سند ساده کار می کند و تا حد ممکن به شما امکان شخصی سازی نیز می دهد. این شماره صفحات هر چند برای سند ساده بکار می رود اما می تواند شما را از سر در گمی بین صفحات دور کند.
اما گاهی اسناد شما چیزی فراتر از یک سند چند صفحه ای ساده است. به عنوان مثال:
- گاهی می خواهید صفحه اول بدون شماره صفحه باشد و مابقی صفحات شماره بندی داشته باشند
- گاهی می خواهید مثل یک کتاب شماره گذاری کنید
- گاهی می خواهید برخی از صفحات را با حروف ابجد و برخی را با عدد شماره گذاری کنید
و غیره
در چنین شرایطی باید کمی پیچیده تر عمل کنید و البته حرفه ای تر باشید.
من در ادامه این نکات را به شما آموزش خواهم داد:
شیوه حذف شماره صفحه از صفحه اول یا بخش خاص در ورد
زمانی که سند شما چند صفحه دارد و صفحه اول را به این اختصاص داده اید که، در آن عنوان اولیه سند نوشته شود به احتمال زیاد دوست دارید که این صفحه دارای هدر اختصاصی خود باشد. همان هدری که با هدر سایر صفحات فرق دارد. حتی برای فوتر هم این قضیه وجود دارد.
و نکته دیگر این که شاید بخواهید شماره صفحه در این صفحه آغازین پنهان باشد.
زمانی که شما قصد دارید هدر و فوتر را ویرایش کنید، در یک جای خالی از صفحه دابل کلیک کنید تا این دو بخش در حالت ویرایش قرار گیرند. البته همزمان با این کار، بخش Design نیز در نوار ابزار فعال می شود. ( Header & Footer Tools )
در این نوار ابزار در بخش آپشن ها گزینه ای وجود دارد که Different First Page نام دارد. این گزینه را در عکس زیر می بینید.
چیز مهمی که این جا وجود دارد سکشن بندی ها در ورد است. سکشن بندی ها یا قطعه بندی ها به ورد می فهماند که چند بخش جداگانه روی سند ها وجود دارد و شما می توانید برای هر سکشن تنظیمات جدایی داشته باشید.
خب اگر شما یک سند با یک سکشن ( حالت معمولی این گونه است ) داشته باشید، انتخاب این گزینه موجب می شود که هدر و فوتر از اولی صفحه متفاوت از بقیه صفحات باشد.
در این جا می توانید اطلاعات دلخواه خود را در هدر و فوتر بنویسید و بعد متوجه می شوید که هدر و فوتر اسناد اولیه، سرجای خود هستند اما هدر و فوتر صفحه اول، ویرایش شده اند. به طور کلی برای حذف هدر و فوتر از ورد ابتدا نیاز به این دارید که بتوانید سکشن ها را بشناسید.
اگر صفحه ای خالی در ابتدای صفحات ندارید، می توانید از بخش افزودن صفحه سفید استفاده کنید.
چطور صفحات یک کتاب را ورد تنظیم کنیم؟
تنظیم و شماره گذاری صفحات کتاب در ورد، نیز دقیقا شبیه به آن چه است که تا کنون گفتیم تنها شما باید بدانید که
هر کتاب دارای بخش های مختلفی است که هر بخش یک صفحه آغازین دارد
در صفحه آغازین نه شماره صفحه ای دیده می شود و نه اطلاعات اصلی بلکه صحبت از عنوان بخش است و هدر یا فوتر دلخواه.
برای این کار، باید هر فصل از کتاب را به یک سکشن خاص تبدیل کرد، و بعد ابتدای هر سکشن را اطلاعات مربوط به فصل نوشت.
مهم ترین کاری که برای این بخش از آموزش باید انجام دهید شیوه سکشن بندی یک کتاب در ورد است.
سکشن ها برای چاپ و تنظیمات بسیار پر اهمیت هستند. مثلا با وجود سکشن بندی شما می توانید دستور چاپ برای سند ورد ارسال کنید به طوری که فقط یک قسمت خاص یا قسمت های خاص و غیر متوالی را برای تان چاپ کند. برای اطلاع بیشتر کلیک کنید.
راهنمای تنظیمات شماره صفحه به صورت زوج و فرد
یکی از مهم ترین بخش های صفحه بندی مخصوصا برای کسانی که می خواهند سند خود را چاپ کنند و آن را صحافی یا شیرازه بندی کنند، این است که درست مثل کتاب، سند خود را به گونه ای صفحه گذاری کنند که موقعیت قرار گرفتن شماره صفحات به صورت معمولی نباشد. مثلا برای صفحات زوج شماره صفحه سمت راست قرار گیرد و برای صفحات فرد شماره صفحه در سمت چپ قرار گیرد.
البته در این تنظیمات دقت داشته باشید که متن شما چپ به راست است یا برعکس.
خوشبختانه نرم افزار ورد برای این مشکل نیز راه حلی دارد.
- دوباره به تب Design بروید.
- سکشن Header & Footer Tools را پیدا کنید
- گزینه Different Odd & Even Pages را کلیک کنید
با این کار، ورد به طور اتوماتیک تشخیص می دهد که قرار است این سند به کتاب تبدیل شود و بعد به صورت زوج و فرد یا به عبارتی چپ و راست، این بخش را تنظیم می کند و صفحه گذاری می کند.
چطور برای هر سکشن شماره گذاری و فرمت خاص استفاده کنیم؟
این هم یک بخش پیچیده تر از ورد است که قدرت آن را می رساند. به فرض این که شما می خواهید سند خود را به چند سکشن تبدیل کنید که هر سکشن تنظیمات و خروجی خاص خود را داشته باشد، باز هم می توانید از ورد استفاده کنید.
اکثر اسناد از اعداد عربی (۱، ۲، ۳ و غیره) در قسمت اصلی اسناد استفاده می کنند و برخی از اعداد رومی (i، ii، iii و غیره) برای بخش های مختلف مانند جدول مطالب، مقدمه و واژه نامه استفاده می کنند . شما همچنین می توانید نمونه این سند ها را در Word تنظیم کنید.
اولین چیزی که برای این کار نیاز دارید این است که به میزان هر قسمتی که می خواهید، تغییرات را روی آن اعمال کنید سکشن ها یا بخش های مختلف روی سند خود ایجاد کنید. این سکشن ها باید دقیقا از همان جایی شروع شوند که شما می خواهید آن تغییرات را اعمال کنید.
چطور صفحات ورد را سکشن بندی کنیم؟
سکشن بندی در ورد راحت است. کافی است ابتدا مکان نما را در بخشی قرار دهید، که قرار است از بعد از آن سکشن شما آغاز شود. بعد از این کار، به تب Layout بروید و روی دکمه Breaks کلیک کنید.
با این کار یک منوی کشویی باز می شود که باید Next Page را انتخاب کنید
همانطور که گفتیم این کارهایی که تا کنون روی صفحه انجام دادید به ورد می فهماند که دقیقا از صفحه بعدی Next Page می خواهیم سکشن جدید مان آغاز شود. ( باید نشانگر ماوس قبل از سکشن بندی روی یک صفحه قبل از آغاز سکشن باشد )
حالا که سکشن جدید ایجاد شد، می توانید به راحتی تنظیمات جدید را روی سکشن جدید انجام دهید.
نحوه قطع ارتباط سکشن ها در اسناد ورد
تنها کاری که باید کنید این است که ارتباط بین سکشن جدید و مقدمه را قطع کنید. ( مقدمه یا صفحات قبلی ). برای این کار، محل شمار گذاری صفحات مثل هدر و فوتر یا هر جایی را باز کنید و بعد وارد تب Design شده و وارد بخش “Header & Footer Tools شده و گزینه Link to Previous را کلیک کنید تا از حالت انتخاب خارج شود:
اکنون که پیوند را شکسته اید، می توانید شماره صفحه را همانطور که می خواهید تغییر دهید. البته مراحل تنظیمات کمی طولانی می شود.
حالا می توانید بخش هدر و یا فوتر را باز کنید تا تغییرات را اعمال کنید. در اولین حالت مشاهده می کنید که تنظیمات صفحه و هدر و فوتر از تنظیمات اولیه همچنان باقی مانده اند که باید آن ها را ویرایش کنید. بعد از ویرایش همه چیز در این سکشن تغییر می کند و متفاوت از سکشن های قبلی خواهد بود.
فرمت بندی اعداد در سکشن های ورد
مثلا می توانید روی شماره صفحه راست کلیک کنید و Format Page Numbers را از منوی راست کلیک انتخاب کنید.
با این کار پنجره جدیدی به نام Page Number Format باز می شود. در این پنجره گزینه Number Format را ابتدا می بینید. در مقابل آن یک منوی کشویی است که فرمت بندی ها را در آن مشخص کرده اند. مثلا می خواهید از حروف رومی استفاده کنید یا اعداد یا غیره؟ از این منو نوع فرمت عدد های خود را انتخاب کنید. وقتی انتخاب خود را انجام دادید روی OK کلیک کنید تا تنظیمات روی سند ورد اعمال شوند.
با این انتخاب سریع وارد سکشن فعال می شود که شماره گذاری جدیدتان را نشان می دهد:
کنترل شماره صفحات با استفاده از فیلد ها
حقیقتا وقتی که شما شروع به تنظیمات شماره گذاری صفحه در ورد می کنید، دارید کاری می کنید که ورد آن ها را نمایش دهد این بدین معنی است که شماره صفحات و سایر تنظیمات از پیش وجود دارند فقط پنهان هستند.
بدین ترتیب شما می توانید با استفاده از قطعه کد هایی برای بخش های مختلف تصمیم بگیرید که چه چیزی را نمایش دهید.
برای مثال شاید بخواهید شماره های صفحات را هر جایی نمایش دهید مثلا در داخل یک باکس یا حتی بخشی از هدر و فوتر.
برای این کار:
جایی که می خواهید شماره صفحه را قرار دهید بروید و نشان گر ماوس را آن جا بگذارید و بعد Ctrl+F9 را بزنید تا علامت { } نمایش داده شود. در داخل براکت ها PAGE بنویسید.
شما همچنین می توانید از چند سوئیچ همراه با دستور PAGE استفاده کنید که به شما اجازه می دهد تا بر سبک خاصی که اعداد آنها ظاهر می شود کنترل داشته باشید.
مثلا می توانید از کد های زیر استفاده کنید:
{PAGE \* Arabic }
{ PAGE \* alphabetic }
{ PAGE \* ALPHABETIC }
{ PAGE \* roman }
{ PAGE \* ROMAN }
برای اتمام این کار و گرفتن خروجی، می توانید راست کلیک کنید و Update Field را انتخاب کنید
مثلا این جا چیزی که ما تنظیم کرده ایم را نمایش داده ایم. اعداد ما در این حالت در یک باکس در جای خاصی از صفحه قرار می گیرند:
بدین ترتیب می توانید روی شماره صفحات کار کنید