فهرست مطالب
چگونه نسل جدیدِ کار و کارمند، نیازمند ابزارهای متفاوت است؟
نسل جدید به کار و ابزارهای کاری با دید تازه‌ای نگاه می‌کند. برای آن‌ها، فناوری باید سریع، ساده و بدون دردسر باشد؛ مثل اپلیکیشن‌هایی که هر روز با آن سروکار دارند. ابزارهای کُند یا پیچیده، به وضوح تمرکز، بهره‌وری و رضایت از کار را کاهش می‌دهند.
براساس تحقیقات جدید شرکت SD Worx، ارائه‌دهنده پیشروی خدمات اداری در اروپا، نزدیک به 54 درصد از نیروی کار نسل جدید، خواهان دیجیتالی‌تر‌شدن فرآیندها در محیط کار هستند. این آمار، بازتابی از انتظارات نوین نسل دیجیتال از تجربه کاری و خدمات هوشمند است؛ روندی که پس از دوران همه‌گیری کرونا شتاب گرفته و نیاز به تجربه‌های دیجیتال روان‌تر را پررنگ‌تر کرده است.
برای این نسل، محیط کار ایده‌آل جایی است که همکاری، ارتباط و هماهنگی بدون مانع و با کمترین اصطکاک انجام شود. در این تعریف تازه، اتوماسیون نه جایگزین انسان، بلکه دستیار اوست؛ تا ذهن از کارهای تکراری آزاد شده و انرژی بر کارهای خلاقانه و ارزش‌آفرین متمرکز شود.
از نگاه نسل جدید، کار دیگر فقط انجام وظیفه نیست، بلکه بخشی از تجربه دیجیتال و انسانی زندگی است. به همین دلیل، ابزارهای کاربرمحور و خودکار دیگر یک مزیت رقابتی محسوب نمی‌شوند، بلکه ضرورتی برای جذب و حفظ نیروهای توانمند این نسل به شمار می‌آیند.
چرا شیوه کارکردن تغییر کرده و به ابزارهای نوین نیاز داریم؟
در سال‌های اخیر، کار کردن معنای تازه‌ای پیدا کرده است. دیگر همه‌چیز به یک دفتر فیزیکی محدود نیست و همکاری‌ها نیز به حضور هم‌زمان در یک مکان وابسته نیستند. ظهور فرایند دورکاری، مدل‌های هیبریدی و فناوری‌های ابری باعث شده تا مفهوم «کار» انعطاف‌پذیرتر از همیشه شود.
نسل جدید کارمندان با ذهنیتی دیجیتال، تجربه‌ای سریع، ساده و کاربرمحور را از محیط کار انتظار دارند. آن‌ها به دنبال فناوری‌هایی انسان‌محور هستند که ارتباط، همکاری و انجام کارها را هوشمند و بی‌دردسر کنند.
در این بین، اتوماسیون و نرم افزار همکاری تیمی نقش کلیدی دارند؛ ابزارهایی که به جای افزودن پیچیدگی، سادگی و تمرکز را به کار می‌آورند و ذهن انسان را از کارهای تکراری آزاد می‌کنند تا جا برای خلاقیت و تصمیم‌گیری بازتر شود.
تحول در شیوه کار، دیگر یک روند موقت نیست؛ بلکه مسیر آینده سازمان‌ها را تعیین می‌کند. شرکت‌هایی که زودتر با این تغییرات همسو شوند، نه‌تنها بهره‌ورتر و چابک‌تر خواهند بود، بلکه برای نسل جدید نیروهای متخصص نیز جذاب‌تر و الهام‌بخش‌تر می‌شوند.
ویژگی ابزارهای نوین کاری؛ پاسخ به نیازهای نسل جدید و ایجاد فرصت برای کسب و کارها
نسل‌های جدید در محیط کار به ابزارهایی نیاز دارند که نه تنها مدرن و کارآمد باشند، بلکه سادگی، همکاری تیمی و اتوماسیون هوشمند را با خود همراه داشته باشند. مهم‌ترین ویژگی این ابزارهای کاری مدرن عبارت‌اند از:
1- کاربرمحوری (User-centric): طراحی ساده و روان که دقیقا مطابق نیاز و رفتار واقعی کاربران باشد.
2- یکپارچگی و همکاری تیمی(Integrated Collaboration): تمام بخش‌های کار مانند مکاتبات، جلسات و مدیریت پروژه و…در یک بستر واحد کنار هم قرار گرفته باشند.
3- اتوماسیون هوشمند(Intelligent Automation): قابلیت انجام خودکار کارهای تکراری و یادآوری وظایف، تا ذهن اعضای تیم برای کارهای مهم و خلاقانه آزاد شود.
4- دسترسی همه‌جانبه(Anywhere Access): امکان استفاده از ابزارها در هر زمان و مکان، بدون وابستگی به محیط فیزیکی دفتر برای همه فراهم باشد.
5- سادگی و کارایی(Simple and Efficient): کاهش پیچیدگی‌ها و فرآیندهای کند که بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
6-تجربه‌ی انسانی(Human-oriented experience): نرم‌افزار، به جای تحمیل ساختارهای خشک سازمانی، بر راحتی و رضایت کاربر متمرکز باشد.
اتوماسیون ابری آوات، به عنوان یک ابزار بومی، با همین رویکرد طراحی شده و تجربه‌ای متفاوت و همراه با سادگی، همکاری و هوشمندی را برای کار تیمی فراهم می‌کند.
قصه آوات از کجا شروع شد؟.
پشت نام آوات، تجربه‌ای طولانی و شناختی عمیق از دنیای نرم‌افزار نهفته است. شرکت چارگون، با بیش از ۲۷ سال فعالیت در توسعه نرم‌افزارهای اداری و سازمانی، در طول سال‌ها با واقعیت‌های متفاوت سازمان‌ها، از نهادهای بزرگ تا شرکت‌های نوپا، آشنا شده است. با رشد سریع کسب‌وکارهای کوچک و متوسط (SMEs)، استارتاپ‌ها و شکل‌های نوین کار مثل تیم‌های دورکار و ساختارهای فریلنسری، یک نیاز تازه به‌وضوح احساس شد: ابزاری ساده، یکپارچه و ابری که در عین کارآمدی، پیچیدگی سیستم‌های اداری سنتی را نداشته باشد.
آوات پاسخی به این نیاز است: اتوماسیونی ابری که فرآیندهای خشک اداری را به تجربه‌ای انسانی و انعطاف‌پذیر تبدیل می‌کند. هدف آوات تنها دیجیتالی‌کردن کارها نیست، بلکه بازتعریف همکاری، ارتباط و شکل مدیریت کار تیمی است؛ سیستمی که همه جا همراه کاربران باشد و کار تیم‌ها را ساده‌تر، سریع‌تر و هماهنگ‌تر کند.
راه‌حل‌های آوات برای کسب و کارها
آوات فراتر از یک « اتوماسیون اداری » ساده است؛ این پلتفرم همکاری تیمی ابری، ارتباطات نوشتاری و مکاتبات، وظایف، جلسات و مستندات را در یک محیط واحد، امن و هوشمند گرد هم می‌آورد. یعنی دیگر نیازی به جابه‌جایی بین چند ابزار مختلف نیست؛ همه‌چیز از مدیریت کارها و پروژه‌ها گرفته تا مکاتبات اداری، مدیریت جلسات و دسترسی به مستندات، در یک بستر یکپارچه انجام می‌شود.
علاوه بر این، استفاده از هوش مصنوعی در نگارش نامه‌های رسمی، تجربه کار با آوات را انسانی‌تر، دقیق‌تر و شخصی‌تر کرده است.
امکانات نرم‌افزار همکاری تیمی آوات عبارت‌اند از:
1- فرایندسازی و مدیریت پروژه‌ها و وظایف
کسب و کارها نیاز دارند کارها و پروژه‌ها را به شکل شفاف و قابل پیگیری، تعریف کنند. آوات این امکان را فراهم می‌کند تا:
- پروژه‌ها را سریع ایجاد و اعضای تیم را به آن اضافه کنید
- وضعیت کارها را در نمای کانبان به‌صورت لحظه‌ای پیگیری کنید
- با اعلان‌های هوشمند، تغییرات و فعالیت‌های جدید را دنبال کنید
- جریان کاری تیم را سفارشی‌سازی کنید
- وظایف شخصی و گروهی را ثبت، تخصیص و اولویت‌بندی کنید
2- مدیریت مکاتبات اداری
هر سازمانی به تمرکز و نظم در فرایندهای مکاتبات رسمی نیاز دارد. با آوات می‌توانید:
- از دبیرخانه آنلاین هوشمند بر اساس ساختار سازمان بهره ببرید
- مسیر نامه‌ها را ردیابی و وضعیت آن‌ها را پیگیری کنید
- از قالب‌های آماده و استاندارد برای مکاتبات رسمی استفاده کنید
- نامه‌ها را به سایر سازمان‌های خارج تیم(ادارات دولتی و..) از طریق پروتکل ECE ارسال کنید
- با کمک دستیار هوش مصنوعی آوات، نامه‌های رسمی و اداری را به سادگی بنویسید.
3- سازماندهی جلسات و تصمیم‌گیری هوشمند
تیم‌ها برای جلوگیری از جلسات بی‌خروجی و یادداشت‌های پراکنده، نیاز به ابزاری دارند که مراحل جلسه را ساده و هدفمند کند. آوات این امکان را فراهم می‌کند تا:
- جلسات آتی را در داشبورد یکپارچه مشاهده کنید
- دستور جلسه و صورت‌جلسه را ثبت و به وظایف و مکاتبات متصل کنید
- از قالب‌های آماده برای جلسات تکراری استفاده کنید
- تاریخچه‌ی تصمیمات و خروجی جلسات را مرور کنید
- جلسات حضوری و آنلاین را مدیریت کنید
4- مدیریت امن و هوشمند مستندات
با افزایش حجم داده‌های کسب‌وکار، دسترسی سریع و ایمن به اطلاعات به یک نیاز حیاتی تبدیل شده است. آوات با ذخیره‌سازی ابری این امکان را فراهم می‌کند که:
- فایل‌ها و گزارش‌ها را به‌صورت ابری و ایمن ذخیره و سریع دسترسی پیدا کنید
- مستندات را بر اساس پروژه یا دپارتمان دسته‌بندی هوشمند کنید
- با جست‌وجوی سریع و فیلترهای پیشرفته فایل مورد نظر را پیدا کنید
- نسخه‌ها را کنترل و تاریخچه تغییرات را مشاهده کنید
در مسیر تحول دیجیتال سازمان‌ها، آوات به عنوان یک نرم‌افزار همکاری تیمی بومی ترکیبی از سادگی، امنیت و هوشمندی را ارائه می‌دهد. رابط کاربری جذاب، معماری ابری، پشتیبانی آنلاین، امکان پرداخت به میزان مصرف(متناسب با میزان حجم استفاده و تعداد کاربر) باعث شده آوات به انتخاب شرکت‌ها و تیم‌هایی تبدیل شود که به رشد مقیاس‌پذیر کاری خود اهمیت می‌دهند. برای آشنایی بیشتر و شروع کار با آوات، به وب‌سایت Awatcloud.com مراجعه کنید.
