دفتر کار مجازی چیست و چه مزایایی دارد؟
دفتر کار مجازی مجموعه‌ای از خدمات برای کمک به کسب و کارها است، این خدمات متنوع از شماره تلفن ثابت، تلفن گویا، منشی تا اتاق جلسات ساعتی و فکس اینترنتی و …را در بر می‌گیرد و می‌تواند جایگزینی مناسب برای دفتر کار سنتی باشد. اما دفتر کار مجازی چه مزایایی دارد و برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟
دفتر کار مجازی پاسخی مدرن به چالش‌های جدید
راه اندازی یک کسب و کار جدید همیشه با چالش‌های زیاد همراه بوده است که این چالش‌ها باعث می‌شود که خیلی‌ها از همان اول قید شروع کار را بزنند.
مدیریت هزینه حرف اول را در بقا و رشد هر کسب و کار می زند، چه در فکر شروع یک کار جدید باشید و چه در فکر توسعه یا کاهش هزینه ها به این فکر کنید هزینه اجاره دفتر و خرید تجهیزات اداری و حتی استخدام منشی سد راه است.
دفتر کار مجازی یک سرویس است که به کسب و کارها این امکان را می‌دهد تا بدون نیاز به یک مکان بتوانند کارهای خود را انجام دهند. دفتر کار مجازی بیشتر برای کسب و کارهای کوچک و استارتاپ‌ها که سرمایه کمی دارند، مناسب است. همچنین فریلنسرها و افرادی که به صوت دورکار فعالیت می‌کنند، می‌توانند با استفاده از این سرویس با نام شرکت خود در منزل یا هر مکان دیگری کار کنند. البته دفتر کار مجازی برای شرکت‌های بزرگی که از تعداد زیادی فریلنسر برای فعالیت‌های خود استفاده می‌کنند نیز انتخاب مناسب و مقرون به صرفه‌ای است.
اما دقیقا دفتر مجازی چه خدماتی را شامل می‌شود؟
شماره ثابت با کلی امکانات می‌گیرید!
سرویس دفتر کار مجازی یک تلفن ابری یا مجازی به هر شرکتی اختصاص می‌دهد که قابل انتقال بوده و می‌توان داخلی‌های متعددی را برای هر فرد در هر نقطه‌ای تعریف کرد. در نتیجه کارمندان در هر مکانی که باشند می‌توانند به تماس‌ها پاسخ دهند و ارتباط خود را با مشتریان به درستی حفظ کنند.
این سرویس تلفن ثابت سازمانی ابری مستقل از اندازه سازمان، به مدیران این امکان را می‌دهد تا با افزایش و کاهش تعداد کارمندان خود، بدون هیچ مشکلی تعداد داخلی‌های کسب و کار خود را تغییر دهند. همچنین نیازی به صرف هزینه برای سرورهای گران‌قیمت نیست و تمامی این تجهیزات از سمت شرکت ارائه دهنده خدمات، تامین و نگهداری می‌شود.
خط تلفن مجازی در قالب خدمات دفتر کار مجازی ارائه می شود، و به شما این امکان را می دهد تا تیم کاری خود را دورکار کنید یا بصورت غیرمتمرکز و از هر جایی بدون محدودیت زمانی و مکانی وظایف کاری خود را انجام دهید و روی شماره ثابت خود تلفن گویا، صندوق صوتی، فکس اینترنتی و خدمات دیگر با هزینه‌ای پایین تر و انعطاف بیشتر داشته باشید.
با دفتر کار مجازی کسب و کارهای کوچک می‌توانند وجهه حرفه‌ای تری داشته باشند زیرا پاسخگویی حرفه‌ای به تماسهای تلفنی تأثیر بسیار زیادی بر بهبود وجهه کسب و کارها دارد.
دفتر کار مجازی باعث افزایش بهره وری می‌شود
با حذف زمان و انرژی ای که برای رفت و آمد صرف می‌شود، کسب وکارها ساعت‌های بیشتری را می‌توانند به وظایف شغلی خود و تکمیل پروژه‌هایشان اختصاص دهند. در شهرهای پرجمعیت مانند تهران، اصفهان، شیراز و تبریز، صاحبان کسب و کارها در عرض هفته بیش از ۱۰ ساعت را به رفت و آمد به سر کار اختصاص می‌دهند. با دورکاری می‌توان این زمان از دست رفته را ذخیره کرد و ایجاد توازن بیشتر میان زندگی کاری و شخصی به کار برد.
هزینه‌های دیگری مانند هزینه بنزین، کرایه تاکسی و وسایل نقلیه عمومی، غذا و سایر نیازها نیز به طور چشمگیری برای کارمندان کاهش می‌یابد. به عبارت دیگر، به‌کارگیری سرویس دفتر کار مجازی هم برای صاحب‌کار و هم برای کارمند مقرون به صرفه است.
با شیوع کرونا هم اکثر کارمندان به دورکاری تمایل دارند و پژوهش ها نشان می‌دهد که با دورکاری بهره وری هم افزایش می‌یابد. مقید نبودن به قوانین رایج در محیط های کاری، مانند نوع پوشش و ورود و خروج سر ساعت معین، یکی از جذابیتهای دفتر کار مجازی برای کارمندان است.
در ایران هم سرویس‌دهنده هایی به ارائه این خدمات می‌پردازند. به طور مثال شرکت دانش بنیان دفترشما از سال ۹۲ تاکنون به هزاران کسب و کار ایرانی خدمات دفتر کار مجازی ارائه می‌دهد و شما می‌توانید پیش از اشتراک دو هفته از این خدمات به صورت آزمایشی استفاده کنید.