۷ هزینه پنهان صدور کارت پرسنلی که سازمان‌ها نادیده می‌گیرند

تصور کنید سازمانی برای صدور کارت پرسنلی کارکنان، دستگاه چاپ کارت تهیه کرده و بودجه مشخصی هم برای کارت خام و ریبون در نظر گرفته است. اما چند ماه بعد، هنگام بررسی هزینه‌ها متوجه می‌شود مبلغ صرف‌شده بیشتر از برآورد اولیه بوده است. بخشی از این اختلاف به چاپ‌های ناموفق، مصرف مواد، نگهداری دستگاه و زمانی مربوط می‌شود که کارکنان صرف آماده‌سازی و صدور کارت می‌کنند.

این وضعیت معمولاً زمانی اتفاق می‌افتد که سازمان فقط هزینه خرید تجهیزات را محاسبه کرده و مخارج عملیاتی را نادیده گرفته باشد. درحالی‌که هزینه واقعی صدور کارت پرسنلی مجموعه‌ای از هزینه‌های ثابت و متغیر است که بعضی از آن‌ها تا زمان شروع کار چندان آشکار نیستند. در ادامه، هفت هزینه مهم را بررسی می‌کنیم که شناخت آن‌ها می‌تواند به بودجه‌بندی دقیق‌تر و کاهش مخارج غیرضروری کمک کند.

چرا هزینه خرید دستگاه، تمام هزینه صدور کارت پرسنلی نیست؟

خرید دستگاه پرینتر کارت فقط یکی از مراحل راه‌اندازی سیستم صدور کارت سازمانی است. حتی دستگاهی که متناسب با حجم چاپ و نیاز سازمان انتخاب شده باشد، برای فعالیت به کارت خام، مواد مصرفی، نرم‌افزار و نگهداری نیاز دارد. به همین دلیل، هنگام بررسی قیمت دستگاه صدور کارت ، بهتر است هزینه‌های استفاده از آن در ماه‌ها و سال‌های آینده نیز برآورد شود. دستگاهی با هزینه خرید اولیه کمتر، لزوماً کمترین هزینه تمام‌شده به‌ازای هر کارت را ندارد.

برای محاسبه دقیق‌تر، باید علاوه بر تعداد کارت‌های موردنیاز، میزان مصرف مواد، تعداد چاپ‌های ناموفق و هزینه‌های عملیاتی نیز مشخص شود.

۱. هزینه ریبون و مواد مصرفی بیشتر از چیزی است که تصور می‌کنید

یکی از اشتباهات رایج در برآورد هزینه چاپ کارت پرسنلی، توجه به قیمت ریبون بدون محاسبه تعداد کارت قابل چاپ با آن است. ریبون‌های پرینتر کارت انواع مختلفی دارند و تعداد چاپ قابل انجام، به نوع ریبون، مدل دستگاه و شیوه چاپ بستگی دارد. برای مثال، ریبون‌های تمام‌رنگی و تک‌رنگ از نظر کاربرد و ساختار مصرف متفاوت‌اند. همچنین در پرینترهای چاپ غیرمستقیم، فیلم انتقال نیز بخشی از مواد مصرفی محسوب می‌شود.

نکته مهم این است که ظرفیت اسمی ریبون همیشه با تعداد کارت سالم تحویل‌شده برابر نیست. چاپ‌های آزمایشی، کارت‌های معیوب و مصرف مواد در بعضی فرایندهای چاپ می‌توانند هزینه واقعی هر کارت را افزایش دهند.

برای کنترل این هزینه:

• قیمت هر ریبون را نسبت به ظرفیت چاپ آن بررسی کنید.
• مواد مصرفی سازگار با مدل دستگاه انتخاب کنید.
• تعداد چاپ‌های سالم و ناموفق را ثبت کنید.

در نهایت، معیار مناسب برای مقایسه، هزینه مواد مصرفی به‌ازای هر کارت سالم است.

۲. انتخاب کارت خام نامناسب، هزینه چاپ را افزایش می‌دهد

کارت خام یکی دیگر از هزینه‌های ثابت در فرایند صدور کارت شناسایی است. بااین‌حال، انتخاب کارت فقط بر اساس پایین‌ترین قیمت می‌تواند هزینه‌های دیگری ایجاد کند. کارت‌های PVC ساده، کارت‌های ترکیبی و کارت‌های هوشمند، کاربردها و ویژگی‌های متفاوتی دارند. همچنین جنس، ضخامت و کیفیت سطح کارت باید با مشخصات دستگاه چاپ سازگار باشد.

برای نمونه، سازمانی که صرفاً به کارت شناسایی تصویری نیاز دارد، ممکن است نیازی به امکانات کارت هوشمند نداشته باشد. در مقابل، اگر کارت برای کنترل تردد یا سامانه‌های دسترسی استفاده می‌شود، انتخاب کارت ساده بدون بررسی نیازهای فنی می‌تواند باعث خرید مجدد یا تغییر تجهیزات شود. از طرف دیگر، کارت‌هایی که با فناوری چاپ دستگاه سازگار نیستند، ممکن است کیفیت چاپ یا عملکرد مناسبی نداشته باشند.

راهکار: ابتدا کاربرد کارت، نوع دستگاه و نیاز به قابلیت‌هایی مانند تراشه یا نوار مغناطیسی را مشخص کنید؛ سپس کارت خام مناسب را انتخاب کنید.

۳. چاپ‌های ناموفق و صدور مجدد کارت، هزینه‌های تکراری ایجاد می‌کنند

هر بار چاپ ناموفق می‌تواند به معنی مصرف یک کارت خام، بخشی از مواد مصرفی و زمان اپراتور باشد. این هزینه در سازمان‌هایی که تعداد زیادی کارت صادر می‌کنند، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

دلایل چاپ مجدد همیشه به خرابی دستگاه مربوط نیست. گاهی خطاهای ساده در فرایند آماده‌سازی کارت باعث تکرار چاپ می‌شوند؛ از جمله:

• ثبت اشتباه نام، کد پرسنلی یا سمت سازمانی
• استفاده از عکس نامناسب یا فایل طراحی اشتباه
• چاپ کارت با اطلاعات قدیمی کارکنان
• تأیید نشدن طرح پیش از چاپ انبوه
• گم‌شدن یا آسیب‌دیدن کارت پس از تحویل

برای مثال، اگر اطلاعات یک بخش سازمانی بدون بررسی نهایی وارد نرم‌افزار شود، ممکن است پس از چاپ تعداد زیادی کارت، اشتباه مشترکی در آن‌ها شناسایی شود. در چنین شرایطی، علاوه بر هزینه مواد مصرفی، زمان قابل‌توجهی برای صدور مجدد کارت‌ها صرف خواهد شد.

راهکار: اطلاعات کارکنان را پیش از چاپ تأیید کنید، برای تیراژ بالا کارت نمونه بگیرید و علت چاپ‌های ناموفق را ثبت کنید تا خطاهای پرتکرار شناسایی شوند.

۴. سرویس دوره‌ای و تعویض قطعات، بخشی از بودجه صدور کارت است

پرینتر کارت مانند سایر تجهیزات چاپ به نظافت و نگهداری نیاز دارد. گردوغبار، آلودگی کارت‌ها و باقی‌ماندن ذرات در مسیر عبور کارت می‌تواند بر عملکرد دستگاه و کیفیت خروجی تأثیر بگذارد. هزینه کیت تمیزکننده، سرویس دستگاه و تعویض احتمالی قطعاتی مانند رولرها یا هد چاپ، مواردی هستند که بهتر است از ابتدا در بودجه عملیاتی پیش‌بینی شوند.

البته دوره نظافت و سرویس برای همه دستگاه‌ها یکسان نیست. برای نمونه، شرکت HID توصیه می‌کند پرینترهای کارت مستقیم سری DTC این شرکت هنگام هر بار تعویض ریبون تمیز شوند. نادیده گرفتن دستورالعمل‌های نگهداری ممکن است احتمال بروز مشکلات چاپ و توقف دستگاه را افزایش دهد. در مقابل، نظافت غیراصولی یا استفاده از مواد نامناسب نیز می‌تواند به تجهیزات آسیب برساند.

راهکار: برنامه نگهداری را بر اساس دفترچه دستگاه و حجم استفاده تنظیم کنید. همچنین هزینه مواد نظافتی و قطعات احتمالی را در برآورد سالانه لحاظ کنید.

۵. توقف دستگاه صدور کارت فقط هزینه تعمیر ندارد

فرض کنید واحد منابع انسانی باید برای گروهی از کارکنان جدید کارت صادر کند، اما دستگاه درست در زمان شروع کار از دسترس خارج می‌شود. در این شرایط، هزینه سازمان فقط مبلغ تعمیر دستگاه نیست. تأخیر در صدور کارت، معطل‌ماندن فعالیت‌های اداری و نیاز احتمالی به روش جایگزین نیز می‌تواند هزینه ایجاد کند.

اهمیت این موضوع زمانی بیشتر می‌شود که کارت پرسنلی علاوه بر شناسایی، برای ورود به ساختمان، ثبت حضور و غیاب یا دسترسی به بخش‌های مشخص استفاده شود. به همین دلیل، هنگام برنامه‌ریزی برای صدور کارت باید مشخص باشد که در صورت خرابی دستگاه چه فرایندی جایگزین خواهد شد.

برای کاهش آثار توقف دستگاه می‌توان:

• مواد مصرفی موردنیاز را متناسب با حجم چاپ تأمین کرد.
• زمان‌بندی صدور کارت را به روزهای آخر موکول نکرد.
• شرایط پشتیبانی و دسترسی به خدمات فنی را بررسی کرد.
• برای صدور کارت‌های ضروری، روش جایگزین در نظر گرفت.

وجود برنامه پشتیبان لزوماً مانع خرابی نمی‌شود، اما می‌تواند اختلال ناشی از آن را محدود کند.

۶. نرم‌افزار صدور کارت و امکانات جانبی ممکن است هزینه جداگانه داشته باشند

بعضی سازمان‌ها تصور می‌کنند با خرید پرینتر کارت، تمام امکانات لازم برای طراحی و صدور کارت را نیز در اختیار خواهند داشت؛ درحالی‌که قابلیت‌های نرم‌افزاری و شرایط ارائه آن‌ها بسته به محصول و بسته خرید متفاوت است. برای صدور کارت‌های ساده ممکن است امکانات اولیه طراحی، درج عکس و اطلاعات کارکنان کافی باشد. اما سازمان‌هایی که به اتصال نرم‌افزار به پایگاه داده منابع انسانی، مدیریت کاربران، چاپ گروهی یا کدگذاری کارت هوشمند نیاز دارند، باید امکانات نرم‌افزاری را دقیق‌تر بررسی کنند.

برای مثال، نرم‌افزار Asure ID شرکت HID در نسخه‌های مختلف عرضه می‌شود و قابلیت‌های مدیریت اطلاعات و اتصال به پایگاه داده در همه نسخه‌ها یکسان نیست. در نتیجه، هزینه احتمالی تهیه مجوز نرم‌افزار، راه‌اندازی، آموزش یا اتصال به سیستم‌های موجود باید پیش از خرید مشخص شود.

راهکار: فهرستی از قابلیت‌های ضروری تهیه کنید و از تأمین‌کننده بپرسید کدام امکانات همراه دستگاه ارائه می‌شود و کدام‌یک به تهیه مجوز یا تجهیزات جداگانه نیاز دارد.

۷. زمان اپراتور و خطاهای انسانی هم هزینه دارند

در محاسبه هزینه صدور کارت پرسنلی معمولاً روی تجهیزات و مواد مصرفی تمرکز می‌شود، اما زمانی که کارکنان برای صدور هر کارت صرف می‌کنند نیز بخشی از هزینه عملیاتی است. فرایند صدور کارت ممکن است شامل دریافت اطلاعات، انتخاب عکس، بررسی مشخصات، طراحی، چاپ، کنترل کیفیت و تحویل کارت باشد. هرچه این مراحل دستی‌تر و پراکنده‌تر باشند، احتمال تکرار فعالیت‌ها و خطاهای انسانی بیشتر می‌شود.

برای مثال، اگر اطلاعات کارکنان در یک سامانه ثبت شده باشد اما اپراتور مجبور شود همان اطلاعات را دوباره در نرم‌افزار طراحی کارت وارد کند، زمان بیشتری مصرف می‌شود و احتمال اشتباه در ورود اطلاعات وجود دارد. برای مدیریت این هزینه، استفاده از قالب‌های ثابت، تعیین مسئول تأیید اطلاعات و یکپارچه‌سازی فرایندها در صورت امکان مفید است.

نکته مهم: خرید دستگاه سریع‌تر همیشه به معنی کاهش هزینه نیروی انسانی نیست. باید زمان کل فرایند صدور کارت، از دریافت اطلاعات تا تحویل نهایی، بررسی شود.

هزینه واقعی صدور هر کارت پرسنلی را چگونه محاسبه کنیم؟

برای محاسبه هزینه تمام‌شده هر کارت، بهتر است مخارج را به دو گروه تقسیم کنیم:

• هزینه‌های ثابت: سهم هزینه خرید دستگاه، تجهیزات جانبی و نرم‌افزار که متناسب با دوره استفاده یا تعداد کارت‌های مورد انتظار سرشکن می‌شوند.
• هزینه‌های عملیاتی: کارت خام، ریبون، فیلم انتقال در صورت نیاز، هزینه نگهداری، چاپ‌های ناموفق و دستمزد مرتبط با صدور کارت.

فرمول کلی محاسبه به این صورت است:

هزینه هر کارت سالم = مجموع هزینه ثابت سرشکن‌شده و هزینه‌های عملیاتی دوره ÷ تعداد کارت‌های سالم صادرشده در همان دوره

برای مثال، فرض کنید سهم هزینه‌های ثابت یک دوره ۶ میلیون تومان و مجموع هزینه‌های عملیاتی همان دوره ۹ میلیون تومان باشد. اگر سازمان در آن دوره ۵۰۰ کارت سالم صادر کند، هزینه تمام‌شده هر کارت برابر با ۳۰ هزار تومان خواهد بود. این اعداد صرفاً فرضی و برای نمایش روش محاسبه هستند، نه قیمت واقعی بازار.

نکته مهم این است که هزینه کارت‌های معیوب و مواد مصرفی هدررفته نیز باید در صورت محاسبه جداگانه، به مجموع مخارج اضافه شود؛ اما در مخرج کسر فقط تعداد کارت‌های سالم قرار بگیرد. همچنین نباید هزینه‌ای مانند حقوق اپراتور یا ضایعات را دوبار در محاسبات وارد کرد.

چگونه هزینه‌های اضافی صدور کارت را کاهش دهیم؟

برای کنترل بهتر هزینه چاپ کارت PVC و صدور کارت‌های پرسنلی، چند اقدام عملی می‌تواند مؤثر باشد:

• کنترل اطلاعات: مشخصات کارکنان را قبل از چاپ نهایی تأیید کنید.
• ثبت ضایعات: تعداد کارت‌های خراب و دلایل چاپ مجدد را بررسی کنید.
• انتخاب مواد مناسب: ریبون و کارت خام را مطابق مشخصات دستگاه تهیه کنید.
• نگهداری پیشگیرانه: نظافت و سرویس را بر اساس دستورالعمل سازنده انجام دهید.
• مدیریت موجودی: مواد مصرفی را متناسب با حجم صدور کارت تأمین کنید.
• محاسبه هزینه هر کارت: هزینه تمام‌شده را در دوره‌های مشخص محاسبه و مقایسه کنید.

جمع‌بندی

هزینه صدور کارت پرسنلی تنها به خرید دستگاه و تهیه کارت خام محدود نمی‌شود. مواد مصرفی، چاپ‌های ناموفق، نگهداری تجهیزات، توقف دستگاه، نرم‌افزار و زمان نیروی انسانی همگی در هزینه نهایی نقش دارند.

سازمان‌هایی که این عوامل را از ابتدا در نظر می‌گیرند، می‌توانند بودجه واقع‌بینانه‌تری تعیین کنند و با شناسایی هزینه‌های قابل پیشگیری، فرایند صدور کارت را بهینه‌تر مدیریت کنند. معیار اصلی برای ارزیابی هزینه نیز باید مبلغ تمام‌شده هر کارت سالم و قابل استفاده باشد.