بررسی قابلیت‌ ها و ویژگی‌ های جدید Excel 2013

برخی کاربران می‌گویند که مایکروسافت آفیس 15 همان آفیس 2012 است با این تفاوت که کمی ظاهرش تغییر کرده است. اما بررسی دقیق این مجموعه مطلب دیگری را نشان می‌دهد. بله، با گذشت زمان، مایکروسافت خود را با دنیای جدید هماهنگ کرده است و ظاهر آفیس 15 را به صورت مترو طراحی کرده، چیزی که با ویندوز 8 شروع شده بود. کار با نسخه‌ی پیش نمایش آفیس 15 یا به عبارتی 2013، ساده‌تر شده و ظاهر پیشرفته‌ای دارد. استفاده از سرویس‌های ابری مثل Microsoft SharePoint و SkyDrive در فعالیت‌های مشارکتی تجربه‌ای جدید است. اسناد را می‌توان از طریق وسایل مختلف مشاهده کرد، از کامپیوترهای بزرگ (mainframe) گرفته تا گوشی‌های لمسی کوچک. محیط کاری جمع‌و‌جور با پاسخ‌دهی بالا، بیش از پیش در انجام کارهای معمول به شما کمک می‌کنند.

در این مقاله به بررسی امکانات جدید Excel 2013 می‌پردازیم. سازمان‌دهی داده‌ها به کمک Flash Fill ساده‌تر شده است. حالا بخش آنالیز داده‌ها به آنالیز سریع (Quick Analysis) مجهز شده و جدول‌بندی نیز با استفاده از گزینه‌ی جداول پیشنهاد شده (Recommended Charts) بسیار مؤثرتر از قبل شده است.

 

مهم‌ترین چیزی که در Excel 2013 و به طور کلی‌تر در مجموعه‌ی آفیس 2013 مشاهده‌ می‌شود این است که مایکروسافت توجه ویژه‌‌ای به مسأله‌ی هایلایت کردن پرکاربردترین قابلیت‌ها و امکانات نرم‌افزارها برای کاربران معمولی داشته است. بله، درست است که آفیس 2010 بیشتر امکانات نسخه‌ی جدید آفیس را دارد، اما بیشتر ما اصلاً نمی‌دانیم که چنین امکاناتی هم وجود داشت. در نسخه‌ی جدید امکانات پرکاربرد به شکلی خاص مشخص شده‌اند. Excel 2013 با طراحی جدیدی عرضه شده و صفحه‌ی پیشرفته‌ی شروع آن سریع‌تر بارگذاری می‌شود.

آینده‌ی Excel، کاربردهای متنوع در زمینه‌های مختلف

به جای اینکه یه صفحه‌ی خالی اکسل برای وارد کردن مجموعه‌ای از اعداد برای ما باز شود، Excel 2013 یک صفحه‌ی شروع تازه دارد، این صفحه قابلیت‌های نرم‌افزار Excel در مدیریت جنبه‌های مختلف زندگی روزمره را برای شما روشن می‌کند، کاربردهایی مثل تهیه‌ی گزارشات اقتصادی برای مدیریت بودجه‌ی شخصی شما، لیست فیلم‌ها، بررسی روند پیشرفت کارها و غیره. این کاربردها به صورت موزائیکی نمایش داده می‌شود. یادتان نرود که روی قالب Welcome to Excel کیک کنید! با این قالب می‌توانید اصول اساسی این نسخه را درک کنید. علاوه بر این نوار جست‌و‌جوی قدرتمندی برای بررسی قالب‌های آنلاین آفیس به مداوماً همگام‌سازی می‌شود، اضافه شده است. از نوار کناری Recent می‌توان آخرین اسناد باز شده یا اسناد پر استفاده را به سرعت باز کرد.

 

زمان مدیریت حساب‌های کاربری و سرویس‌ها، فرا رسیده است

شاید مطلع باشید که Excel 2013 مثل دیگر ابزارهای مجموعه‌ی آفیس از حساب کاربری Microsoft SkyDrive یا Live ID برای ذخیره کردن اسناد به صورت آنلاین استفاده می‌کند، در این صورت دسترسی به اسناد، به اشتراک گذاشتن و کارهای مشارکتی روی اسناد، ساده‌تر و بهتر می‌شود.

تب جدیدی به نام Account اطلاعات کاربر و سرویس‌‌های در حال استفاده را در سه بخش نمایش می‌دهد: عکس‌ها و ویدیو (وب‌سایت‌های YouTube  یا Flickr)، محل ذخیره‌سازی (SharePoint یا SkyDrive) و به اشتراک گذاری. علاوه بر این اطلاعات نرم‌افزار به صورت کلی در مورد مجموعه‌ی آفیس در سمت راست دیده می‌شود که روی ثبت‌نام و جزئیات آپدیت تأکید شده است. می‌توان واسط کاربری جدید نرم‌افزار را با استفاده از قالب‌های Office Background سفارشی کرد.

 

دسترسی به اسنادی که در جاهای مختلف قرار دارند

برای دسترسی بهتر به تمام اسناد، پنجره‌ی Open که در Excel 2010 وجود داشت، به صورت جدیدی طراحی شده است، این پنجره حالا به صورت یک صفحه‌ی کامل در آمده که هم فضای ذخیره‌سازی آنلاین را پوشش می‌دهد و هم فضای آفلاین را. هم می‌توانید فایلی را که روی سیستم خودتان است باز کنید و هم قادرید از فایل‌هایی که در فضای شخصی SkyDrive خود ذخیره کرده‌اید، استفاده کنید. علاوه بر این گزینه‌ی Add a place برای اضافه کردن دیگر بخش‌های سرویس SkyDrive یا SharePoint در نظر گرفته شده است. بنابراین اسناد هر جایی که باشند در دسترس هستند. همان طور که مشخص است، امکانات تب Recent در Excel 2010 با صفحه‌ی Open ترکیب شده است.

 

حفظ حریم شخصی تضمین شده است

Excel جدید به حساسیت اطلاعات شما، مخصوصاً به خاطر آسیب‌پذیری‌های فضای ذخیره‌سازی ابری، اهمیت می‌دهد. برای غلبه بر مشکلات امنیتی از تنظیمات تعریف شده توسط کاربر مثل Check Out استفاده می‌شود. این گزینه دیگران را از دیدن یا ایجاد تغییرات در اسناد شما منع می‌کند، مگر اینکه حق ویرایش به آنها داده باشید. علاوه بر این تنظیمات به اشتراک گذاری برای محافظت بیشتر اطلاعات شما بسته به نیاز به کار می‌رود.

 

سفری از ذخیره‌سازی تا به اشتراک‌گذاری اسناد

در Excel 2010 منوی Save & Send پر از گزینه‌های مختلف و کاربردی بود به طوری که کاربران تازه‌کار مجبور می‌شدند که گزینه‌های عادی را استفاده کرده و امکانات حرفه‌ای را کنار بگذارند. حالا شما همین امکانات را به شکلی منظم و کاربرپسند تجربه می‌کنید. به اشتراک‌گذاری، ذخیره کردن با نام مشخص و خروجی گرفتن، هر کدام یک تب خاص دارند. اهمیت کار تیمی و اشتراکی هیچ وقت نباید نادیده گرفته شود، مخصوصاً در صفحات Excel که داده‌ها ممکن است توسط منابع مختلف تأمین شود. گاهی مشکلاتی مثل سازگاری و حق دسترسی باعث مشکل شدن کار تیمی روی یک سند می‌شود. برای مثال ممکن است که همکار شما نتواند فایل اکسلی را که روی آن کار می‌کنید، به صورت کامل و درست مشاهده کند، چرا که وی از نسخه‌ی قدیمی‌تر Excel استفاده می‌کند.  ممکن است شما نخواهید که دیگر همکارانتان سند نهایی را ویرایش کنند و رئیس شما درست برعکس، توانایی ویرایش سند آماده شده را داشته باشد. با توجه به این مشکلات و مسائل، Excel 2013 تنظیمات مختلفی برای به اشتراک‌گذاری اسناد، در اختیار شما می‌گذارد.

 

بعد از وارد شدن به حساب کاربری SkyDrive خود، می‌توانید افراد را با مشخص کردن نام و آدرس ایمیلشان دعوت کنید، این کار به منظور به اشتراک گذاشتن اسناد با آنها صورت می‌گیرد. با فعال یا نافعل کردن فرآیند وارد شدن به حساب کاربری، می‌توانید تنظیمات مربوط به پیکربندی را کامل‌تر کنید. علاوه بر این می‌توانید لینک مستقیم و یکتایی برای اسناد ایجاد کنید تا کاربران دیگر مستقیماً بتوانند محتویات سند مورد نظر را در مرورگر وب خود مشاهده کنند، اینکه چه نسخه‌ای از Excel روی سیستم آنها نصب شده باشد مهم نیست.

لینک‌های به اشتراک‌گذاری اسناد به دو دسته تقسیم می‌شوند: View Link یا لیک مشاهده‌ی سند و Edit Link یا لینک ویرایش سند که اجازه‌ی دسترسی مدیریتی و در واقع ویرایش فایل را به افراد می‌دهد. لینکی که از نوع Pulic یا عمومی باشد نیز با استفاده از تنظیمات مربوطه قابل ایجاد کردن است.

 

برای مشخص کردن جزئیات پیچیده‌ای که در رابطه با اشتراک‌گذاری مطرح است یا در واقع اینکه دیگر کاربران چه چیزی را در مرورگر خود مشاهده ‌می‌کنند، می‌توانید از تنظیماتی که در تب Export و در بخش Browser View Options وجود دارد، استفاده کنید. این تنظیمات برای سفارشی کردن یک صفحه‌ی کاری برای مشاهده به صورت آنلاین کاربرد دارند.

 

استفاده از قابلیت‌های وب سایت‌های اجتماعی نیز در Excel 2013 پیش بینی شده است به این صورت که شما می‌‌توانید اسناد را به شبکه‌های اجتماعی پست کنید. روند این کار درست مثل اعمال قبلی است. می‌توانید لینک مشاهده یا ویرایش را به وب‌سایت‌هایی مثل Facebook بفرستید و توجه دیگران را جلب کنید.

 

به راحتی جدول رسم کنید

جالب‌ترین قابلیتی که به Excel 2013 اضافه شده است، شیوه‌ی جدید کار با جداول یا در واقع تعامل فعالانه با جداول است. اهمیت Excel 2013 در توانایی‌های مرتب‌سازی داده‌ها و تحلیل آنهاست. به محض اینکه جدولی را انتخاب کنید، گزینه‌ی chart elements در گوشه‌ی سمت راست و بالای آن نمایش داده می‌شود. تنها کاری که باید انجام دهید این است که المان‌هایی که ارزش بیشتری به جدول مورد نظر می‌بخشد، انتخاب کنید، المان‌هایی مثل جداول داده، ستون‌های خطا، زمان‌بندی، عناوین و غیره.

 

یک گزینه‌ی مفید دیگر که همراه جدول نمایش داده می‌شود، Chart Styles است، این گزینه انواع قالب و رنگ‌های جدول را در اختیار شما می‌گذارد. با استفاده از این امکانات می‌توانید گراف‌ها، نمودارها و جداول را جذاب‌تر کنید.

 

قابلیت مهم و جالب دیگر گزینه‌یChart Filters است، گزینه‌ای که تمام متغیرها (سری‌ها) و دسته‌ها را برای مشاهده‌ی سریع به صورت مرتب می‌چیند. تنها کافی است نشان‌گر موس را روی هر یک از موارد قرار دهید تا محتوای مربوطه هایلایت شود. حالا می‌توانید روی داده‌هایی که در طول زمان تغییر می‌کنند تمرکز کنید و تحلیلی بهتر انجام دهید.

 

تحلیل داده‌ها به صورت آنی (Real-Time) با استفاده از آنالیز سریع

وقتی با جداول کار می‌کنید، دکمه‌ی تحلیل سریع به شما کمک زیادی می‌کند و مجموعه‌ای از ابزارهای قدرتمند برای تحلیل در اختیار شما می‌گذارد. ابزارهایی مثل formatting (تحلیل نوع داده)، نمودارها، مجموع داده‌ها و جداول سریعاً نتیجه‌ی تحلیل را روی جدول موردنظر نشان می‌دهند. اضافه کردن مقادیر جدید به جدول هیچ وقت تا این حد ساده نشده بود.

 

دنبال کردن پیشنهادات Excel

در تب Insert امکانات جدیدی، از PivotTables (جدولی برای نتیجه‌گیری کلی در مورد داده‌ها) گرفته تا نمودارهای پیشنهادی اضافه شده است. در واقه Excel 2013 به شما اجازه می‌دهد که بیشترین کار را در کمترین زمان ممکن انجام دهید. برای به دست آوردن بهترین نتیجه، از پیشنهادات Excel و نمودارهای مناسب استفاده کنید.

 

تصاویر آنلاین راجست‌و‌جو کرده و در سند خود قرار دهید

به جای اینکه از موتورهای جست‌وجو برای جست‌وجوی تصاویر آنلاین استفاده کنید، حالا می‌توانید از Excel 2013 به طور مستقیم این کار را انجام دهید. Excel 2013 کتابخانه‌ای از تصاویر رایگان در اختیار شما قرار می‌دهد، موتور جست‌وجوی Bing برای عکس‌ها، حساب کاربری SkyDrive و Flickr را می‌توان جهت مشاهده‌ی پیش نمایش عکس‌ها و انتخاب عکس مناسب به کار برد. در نهایت می‌توان عکس انتخاب شده را در صفحه‌ی Excel قرار داد.

 

نرم‌افزارهای فروشگاه آفیس، قدمی رو به جلو

وقتی کارتان با Excel 2013 به پایان رسید، نرم‌افزارهای آفیس یا Office Apps شما را یک قدم جلوتر می‌برند، با وجود نرم‌افزارهای خوب و مفید و همچنین کتابخانه‌ای وسیع از منابع مختلف در فروشگاه آفیس، می‌توانید عناصر جالبی را در صفحه‌ی Excel خود قرار دهید. بنابراین نیازی نیست که همه‌ی کارها را خودتان شخصاً انجام دهید بلکه نرم‌افزارهای آفیس کار شما را ساده‌تر می‌کنند.

 

منابع جامع داده‌ها

نسخه‌ی جدید Excel در مقایسه با Excel 2010، مجموعه‌‌ای گسترده‌تر از داده‌ها در اختیار شما قرار می‌دهد تا داده‌های شما کامل‌تر شود. در این نسخه آپشنی جهت وارد کردن داده‌ها به صورت جدول یا جدول لولایی از فروشگاه Windows Azure و فید ODATA وجود دارد. با این مجموعه‌ای گسترده از منابع داده می‌توانید آخرین اطلاعات مرتبط با صفحه‌ی Excel موردنظر خود را همواره در دسترس داشته باشید.

 

افزونه‌ی Power View برای مشاهده‌ی بهتر نتیجه‌ی کار

این افزونه به شما کمک می‌کند که صفحه‌ی کاری Excel خود را به صورت بهتری مشاهده کنید، در واقع روی متغیرهایی که برای شما اهمیت بیشتری دارند، تأکید می‌شود. در یک تب جداگانه می‌توانید شیوه‌ی نمایش اطلاعات را انتخاب کنید و آن را به صورتی که مناسب‌تر است ببینید. بعد از اینکه مشخص کردید کدام بخش‌ها مهم هستند، Power View اطلاعات مربوطه را از صفحه‌ی مورد نظر استخراج می‌کند و با توجه به فیلترهایی که انتخاب کرده‌اید، نمایشی کلی از نتایج ارائه می‌کند. علاوه بر این می‌توانید تم‌ها، پس‌زمینه‌ها، درجات شفافیت و تصاویر جدیدی انتخاب کنید، همچنین می‌توانید محتوای جدیدی را اضافه کنید، عناصر موجود را ویرایش کنید، مرتب کنید و روابط را تحلیل نمایید.

 

Flash Fillیا پر کردن سریع، داده‌ها را هوشمندانه کامل می‌کند

یک قابلیت جدید و جالب دیگر که موجب صرفه‌جویی در کار و زمان شما می‌شود، Flash Fill است. Excel 2013 طرح‌های مختلفی از داده‌ها و روند‌ها را برای دستیابی به مفاهیم مربوطه دنبال می‌کند و به این ترتیب به شما کمک می‌کند که کارها را ساده‌تر انجام دهید. به عنوان مثل وقتی یک آدرس ایمیل را به همراه نام کامل وارد کرده باشید، اگر در ستون جدیدی نام‌ها را وارد کنید، قبل از اینکه ستون مورد نظر را کامل کنید، Excel این کار را به صورت خودکار برای شما انجام می‌دهد. بنابراین کامل کردن یک صفحه‌ی Excel به کمک این امکان جدید واقعاً سریع شده است.

 

نتیجه‌گیری

کار با Excel 2013 ساده‌تر است چرا که تمرکز آن روی پر کردن سریع (Flash Fill)، تحلیل سریع (Quick Analyzing) و نمودارهای هوشمند است. داده‌های شما حالا در موقعیت‌های بهتری قرار گرفته و مفهوم موردنظر را بهتر منتقل می‌کنند، چه هدف، انتقال مفهومی به صورت آفلاین و روی سیستم شما باشد و چه قصد شما ارائه‌ی سندی به صورت آنلاین باشد. تبدیل داده‌های خام با استفاده از ابزارهای پیشنهاد شده برای تحلیل داده و مرتب سازی آن به شکل مؤثرتری صورت می‌گیرد.

منبع: addictivetips