سیستم ارزیابی عملکرد سالانه کارایی خود را از دست داده و بازسازی آن کار آسانی نیست. اما می توان با بازخوردهای مکرر و خرده گیری کمتر مرمت آن را آغاز کرد.


 

بیایید روراست باشیم: همه کارکنان و مدیران از ارزیابی عملکرد وحشت دارند. ساعتها وقت گذراندن برای گفتگو و پرکردن چند فرم آزاردهنده و بی حاصل است. جای تعجب نیست که شرکت هایی مانند جنرال الکتریک و ادوبی (Adobe) در حال تجدید نظر در تعریف خود از بازخورد هستند.

اما مشکل کجا است؟ یک نظر سنجی توسط تاینی پالس نشان داد که ارزیابی های عملکرد بیش از حد وقت گیر هستند. مدیران به منظور کاهش زمانی که باید روی ارزیابی صرف کنند، به جای توجه همه جانبه به عملکرد فقط روی آنچه اخیرا اتفاق افتاده تمرکز می کنند.

در نتیجه، بازخورد آنها به جای اینکه به هدایت کارکنان برای بهبود در آینده کمک کند، تنها به اشتباهات گذشته می پردازد. مشکلات دیگر نیز پابرجا هستند؛ از فقدان پیگیری برای موردی که مورد انتقاد قرار گرفته در آینده تا گرایش های شخصی مدیران.

برای حفظ فرهنگ سازمانی سالم، بهبود ارزیابی عملکرد ضروری است. تمرکز مجدد این فرآیند بر تحسین کارهای خوب و شایسته و تعیین نواحی مشخص و قابل سنجشی که نیاز به بهبود دارند، لازمه رشد سازمان است. موارد زیر، پنج نکته برای ایجاد تحول در سیستم ارزیابی عملکرد شما است.

 

  1. دامنه تکرار دوره های ارزیابی عملکرد را افزایش دهید

بزرگترین مشکل ارزیابی های عملکرد این است که معمولا یک بار در سال انجام می شوند، درنتیجه در یک زمان محدود باید به موارد بیشماری رسیدگی شود. این مدیران را ترغیب می کند تا به جای ارزیابی آنچه در تمام سال روی داده است، توجه خود را روی عملکرد اخیر کارکنان متمرکز کنند. بنابراین، یازده ماه کار فوق العاده می تواند با یک ماه کار ضعیف نادیده گرفته شود.

شاید به همین دلیل در نظر سنجی گلوبوفورس، ۵۱ درصد از کارکنان اعتقاد داشتند که ارزیابی عملکرد دقیق نیست.

به علاوه، این بازه های زمانی طولانی باعث می شود تا استرس ارزیابی عملکرد افزایش پیدا کند. در واقع، این ارزیابی به یک جلسه رسمی تبدیل می شود که هدف آن زیر ذره بین بردن کارکنان برای کشف تک تک نقاط ضعف و قصور احتمالی آنها است. اما در مقابل، ارزیابی های مستمر می تواند بازخورد را با فعالیت های روزمره در هم بیامیزد. ارزیابی عملکرد در فاصله های زمانی حداقل یک هفته مدیران را قادر می سازد تا رویدادهای اخیری که هنوز کاملا به خاطر دارند را مورد ارزیابی و بررسی قرار دهند.

 

  1. بی طرف باشید

بر طبق نظرسنجی تاینی پالس، ۱۰ درصد از کارکنان و ۱۷ درصد مدیران اعتقاد دارند که بزرگترین مشکل ارزیابی عملکرد، دخالت نظر و عقیده شخصی مدیران است. بنابراین باید سازماندهی ارزیابی عملکرد، حول معیارهای مشخص، دقیق و قابل سنجش و اندازه گیری انجام شود. هرچه بیشتر بتوانید یک ارزیابی را به اطلاعات –مثلا ارقام فروش، ورودی وبسایت یا مشتری های جذب شده- پیوند بزنید، اعتبار و عینیت را افزایش می دهید.

این باعث می شود که شخصیت ارزیاب در فرآیند ارزیابی اهمیت کمتری پیدا کند و هر اتهام غرض ورزی نیز خنثی خواهد شد.

هنگامی که شواهدی برای پشتیبانی از خوش فکری “بهزاد” در دست ندارید، از عباراتی مثل “بهزاد خوش فکر است” پرهیز کنید. برای ارزیابی خوش فکری بهزاد، باید مثال هایی از خوش فکری او و اینکه آن نمونه ها چه تاثیری بر افزایش بهره وری داشته در اختیار داشته باشید. ارزیابی همتایان (peer review) را نیز مورد توجه قرار دهید. این روش خوبی است تا اطمینان پیدا کنید که ارزیابی شما ناشی از یک نگاه بیرونی و عاری از توجه به شرایط نیست و ممکن است توجه شما را نیز به مواردی جلب کند که از آنها غافل بوده اید.

 

  1. متعادل باشید

اغلب مدیران یا از این طرف بام می افتند و یا از آن طرف. آنها یا نیمه پر لیوان را می بینند و تماما به تعریف و تمجید می پردازند، یا اینکه چیزی جز نیمه خالی را نمی بینند و یک سره انتقاد می کنند. متاسفانه، هر دو اینها بی فایده است. مدیرانی که از انتقاد کردن خجالت می کشند نمی توانند برای رشد کارکنان خود آنها را به چالش بکشند. در این صورت ممکن است کارکنان تصور کنند که کارشان اهمیتی ندارد، چرا که حتی هنگامی که خودشان هم می دانند افتضاح به بار آورده اند، باز هم با تعریف و تمجید مورد پذیرایی قرار می گیرند.

از طرف دیگر، مدیرانی که سِیلی از انتقادات را روانه کارکنان خود می کنند نیز به ندرت به موفقیتی دست پیدا می کنند. در یک نظر سنجی از گلس دُر، ۸۱ درصد از کارکنان معتقد بودند که در صورتی که مورد تحسین قرار بگیرند، سخت تر کار خواهند کرد.

جای تعجب نیست: انتقاد مستمر باعث می شود که کارکنان همیشه احساس ناکامی و ناامیدی داشته باشند. در عوض، ارزیابی عملکردی که روی تحسین تمرکز داشته باشد و حاوی چند انتقاد کاملا روشن و مستدل باشد باعث ایجاد تعادل خواهد شد.

 

  1. هدف-محور باشید

هر انتقادی باید با هدف بهبود ارائه شود. سرزنش یکی از کارکنان به خاطر عملکرد گذشته او یا تلاش برای پرونده سازی برای فردی که می خواهید او را اخراج کنید مثمر ثمر نخواهد بود. هنگامی که انتقاد سازنده ارائه می کنید، به جای اینکه فرد مقابل را سرزنش کنید و بگویید باید این کار یا آن کار را انجام می دادی، چند سوال از او بپرسید. از این طریق، او احساس خطر نمی کند و احتمال اینکه عملکرد خود را تقویت کند افزایش خواهد یافت.

برای روشن کردن همه نکات کاری، از مثالهای متعدد روشن و ملموس استفاده کنید. از کارکنان خود بخواهید برای طراحی برنامه ای برای بهبود ابعاد عملکردشان به شما کمک کنند، سپس گهگاهی با آنها گفتگو کنید تا ببینید که برنامه طراحی شده چگونه پیش می رود. خودتان را در نقش یک مربی یا راهنما ببینید. شما برای بهبود بلندمدت کارکنان خود آنها را راهنمایی می کنید. این کار علی الخصوص برای کارکنان جدید یا افرادی که تغییر سمَت پیدا کرده اند اهمیت دارد.

 

  1. قابل پیش بینی باشید

هیچ کس غافلگیری در ارزیابی عملکرد را دوست ندارد. اگر انتظارات خود را از همان ابتدا به روشنی برای کارکنان بیان کرده باشید، هنگامی که برای ارزیابی روبروی شما می نشینند غافلگیر نخواهند شد. یک روش دیگر برای جلوگیری از غافلگیری، تهیه دستور جلسه مختصری برای جلسات ارزیابی است. استفاده از ابزاری که بازخورد فوری ارائه می کند نیز گزینه خوبی است. بازخوردهای منظم، هدفمند و موجز، یک تصویر به روز از عملکرد کارکنان به آنها ارائه می دهند.

نتیجه گیری؟ سیستم ارزیابی عملکرد سالانه بازده و کارآمدی مناسبی ندارد. در عین حال، مرمت این سیستم کار آسانی نیست و ما هنوز در حال آموختن بهترین روش های رویکرد به ارزیابی های عملکرد هستیم.

یکی از چیزهایی که درک کرده ایم این است که لازم نیست این فرآیند به عذاب آوری مراجعه به مطب دندانپزشک باشد. ما متوجه شده ایم که بازخوردهای مستمر عینی و بی طرفانه برای مدیران و کارکنان مطلوب تر است. با تمرکز روی تمجید از کارکنان به دلیل کیفیت و کمیت مناسب کارشان و راهنمایی آنها در حوزه هایی که به بهبود نیاز دارند می توانید فرآیند ارزیابی عملکرد را به فرصتی برای تقویت رابطه خود با کارکنان تبدیل کنید.