۶ روش مشهور برای داشتن بهره وری و انجام کار بیشتر در طول روز
پیشرفت تکنولوژی باید کاری کرده باشد که زندگی ها ساده تر شوند و در طول روز کارهای بیشتری توسط افراد صورت بگیرد. به عبارت دیگر با پیشرفت تکنولوژی باید یک فرد در طول روز بیشتر بتواند کار کند. اما متاسفانه گاهی درگیر شدن با همین تکنولوژی این اتفاق خوب را از مردم دور می کند.
اگر شما هم مثل بسیاری از مردم درگیر این هستید که چه طور کارآمد تر باشید و بهره وری بیشتری داشته باشید، ممکن است گوگل را سرچ کنید که چطور بهره ور باشیم! و مشاهده کنید که گوگل بیش از ۱۰۰ میلیون پاسخ برای تان دارد. اما باز هم بسیاری از افراد صرفا به دنبال این هستند که بتوانند به بهترین شکل کارایی خود را افزایش دهند، پس باید چیزهای جدید یاد بگیرند و چیز هایی بیاموزند که واقعا انجام شدنی باشد.
خوشبختانه برای این کار، نیازی نیست که از ابتدا به دنبال راه کار ها بود چرا که تکنیک بهره وری زیادی وجود دارد که می توانید به تناسب نوع زندگی تان و سبک زندگی تان آن ها را انتخاب کنید، اجرا کنید و بهره وری را مشاهده کنید.
۶ تکنیک بهره وری که برای زندگی نیاز داری
در این قسمت می خواهم به معرفی ۶ تکنیک بهره وری بپردازم که به تو کمک می کند حداقل راه حل انجام شدنی برای کارامد تر شدنت، یاد بگیری و دست از جستجو برداری و به عمل برخیزی! نظرت چیست؟ خب با ما همراه باش.
تکنیک بهره وری گوجه فرنگی یا Pomodoro
تاریخچه تکنیک بهره وری گوجه فرنگی: این تکنیک مدیریت زمان ( Pomodoro ) در سال ۱۹۸۰ توسط فرانچسکو سییریلو ایجاد شد. Pomodoro در ایتالیا به معنی گوجه فرنگی است. زمانی که فرانچسکو، از تایمر آشپزخانه گوجه فرنگی شکلی استفاده کرد، تصمیم گرفت نام این تکنیک را Pomodoro بگذارد که مبین گوجه فرنگی است!
تکنیک بهره وری گوجه فرنگی چه می کند: این تکنیک در حقیقت بر این اساس کار می کند که به فرد کمک می کند تا دقت و تمرکز او را برای کارهای خاص در زمان کوتاه افزایش دهد. اساس این تکنیک این است که معمولا در مدت زمان کوتاه تر، کار بیشتر و با کارایی بهتری معمولا صورت می گیرد ( که البته من نیز با این قانون کاملا موافق هستم ).
این تکنیک شامل ۶ مرحله است:
- یک کار را انتخاب کنید
- تایمر خود را برای ۲۵ دقیقه تنظیم کنید
- کار تا زمانی که تایمر شما خاموش شود انجام دهید
- پیشرفت خود را بر روی ورق کاغذ نشان دهید
- استراحت کوتاه (حدود ۵ دقیقه)
- بعد از ۴ تا ۲۵ دقیقه ای که کار کردید یک استراحت بلند تر مثلا ۲۰ تا ۳۰ دقیقه ای داشته باشید.
این روش بسیار ساده و واقعا عملی است. تمام چیزی که شما نیاز دارید یک تایمر است با یک انگیزه قوی برای انجام دادن یک سری از کارها در ۲۵ دقیقه. بدین ترتیب شما می توانید هر نیم ساعت کاری را انجام دهید و با این رویکرد، تعداد کارهای تان را افزایش دهید و تمرکز تان را نیز افزایش بدهید.
برای اطلاعات بیشتر از این رویکرد می توانید به وب سایت فرانچسکو به این آدرس بروید و مستندات بیشتری در این باره مطالعه کنید.
البته بسیاری از مردم این روش سخت گیرانه را نمی پسندند و می خواهند کارایی بیشتری داشته باشند به شرطی که زمان بندی کاری و شرط و شروط های سخت در کار نباشد. شاید برای این افراد ترفند های بعدی عالی تر باشد.
تکنیک بهره وری مسدود کردن زمان
تاریخچه تکنیک بهره وری مسدود کردن زمان: تاریخچه این تکنیک کمی نامفهوم و مبهم است، اما یکی از اولین رکوردهای مسدود کردن زمان، در زندگینامه بنیامین فرانکلین است. بسیاری از افراد شناخته شده مانند ایلون ماسک و جف وینر (مدیر عامل شرکت LinkedIn) می گویند که مسدود کردن زمان به آنها کمک می کند تا کار بیشتری انجام دهند و زمان برای رویدادهای خانوادگی و شخصی داشته باشند.
تکنیک بهره وری مسدود کردن زمان چه می کند: این تکنیک به شما کمک می کند که کار خود را در بلوک های زمانی خاص زمان بندی کنید. در حالی که برخی از مردم تمام روز خود را مسدود می کنند و در پایان هم متوجه می شوند که کاری انجام نداده اند، تکنیک مسدود کردن زمان کمک می کند که فرد بلوک های مختلف زمانی ایجاد کند و کارهای بیشتری را در زمان کوتاه انجام دهد و اصطلاحا بهره ور تر شود.
شیوه بکارگیری این تکنیک این است که برای کار خاصی در روز، مدت زمان مشخص کنید. مثلا ۵ تا ۹ ساعت. بعد این مدت زمان را به بازه های کوتاه تر برای هر کار تقسیم کنید.
چیزی که قبل از بکار بردن این تکنیک لازم دارید این است که قبل از هر برنامه ریزی روزانه فکر کنید و متوجه شوید که چقدر وقت نیاز دارید، و وقت شما به چند بازه تقسیم می شود و برای هر کار کوچک چند تایم کوچک نیاز دارید.
تنها مساله ای که وجود دارد این است که این شیوه نیز یک روش سخت گیرانه برای برنامه ریزی است که ممکن است افراد را نا امید کند.
زمانی که شما در طول روز چند کار ثابت و بایدی ( یعنی اجباری ) دارید، بهتر است که از این شیوه استفاده کنید. به مرور زمان و با استفاده از این تکنیک متوجه می شوید که می توانید همان کارهای همیشگی را در تایم و بازه کوتاه تری انجام دهید و این هم بخاطر قدرت مغز است.
تکنیک بهره وری Ivy Lee
تاریخچه تکنیک بهره وری Ivy Lee: در سال ۱۹۱۸، چارلز M. شواب مشغول فعالیت در شرکت فولاد بیت لحم بود. او می خواست بهره وری و کارامدی اش را بالاتر ببرد. به همین دلیل شواب با ایوی لی Ivy Lee ملاقات کرد و از او خواست تا به او کمک کند تا بتواند راهی یاد بگیرد تا در طول روز بهره وری بیشتری داشته باشد و کارامد تر باشد. لی به شاو پیشنهاد داد تا روش خود را برای بازه سه ماهه امتحان کند. لی از او خواست که بعد از سه ماه، استفاده از این شیوه، و نظرش در مورد تکنیک بهره وری Ivy Lee ، هزینه اش را پرداخت کند. اینجا بود که شواب بعد از سه ماه ۲۵۰۰۰ دلار برای او فرستاد و این یعنی این تکنیک واقعا برایش کار کرده است.
تکنیک بهره وری Ivy Lee چه می کند: این تکنیک در حقیقت با اولویت بندی کارهای روز، و انجام مهم ترین کارها در ابتدای امر اجرا می شود.
برای استفاده از این تکنیک باید چند راهکار زیر را دنبال کنید:
- در پایان هر روز لیست کارهای روزهای بعد را بنویسید
- کارهای روز بعد را از اولویت بالاتر به پایین تر تنظیم کنید
- روز بعد باید با استفاده از این لیست، کار پر اولویت ( کار اول ) را اجرا کنید. بعد از اتمام آن به سوی کار دوم بروید و این روال را ادامه دهید.
- اگر از لیست شما کار مهم و فوری اضافه آمد و در طول آن روز نتوانستید آن را انجام دهید، کافی است که آن را برای روز بعد برنامه ریزی کنید.
نکته مهمی که در این ترفند وجود دارد این است که برای هر روز بیش از ۶ مورد مهم نداشته باشید. استفاده از این تکنیک آسان است فقط باید هر شب برای فردای خود برنامه ریزی کنید و کارهای مهم را یکی یکی بنویسید و اهمیت آن ها را مشخص کنید. در حقیقت زیر بنای این تکنیک، تفکر و افزایش رشد است که توسط ناپلئون هیل ارائه می شده است.
در این تکنیک شما باید سرمایه گذاری زمانی را به خوبی انجام دهید در حقیقت جز این، هیچ بخش از این تکنیک سخت نیست. فقط باید بدانید کار های مهم چیست و برای ان زمان بندی کنید و بدان وفادار باشید و بعد روز از نو و روزی از نو. این تکنیک به طور عجیبی میزان اضطراب و استرس را کاهش می دهد.
تکنیک بهره وری خوردن قورباغه های زنده
تاریخچه تکنیک بهره وروی خوردن قورباغه: تکنیک بهره وروی خوردن قورباغه های زنده در حقیقت از آموزه های براوان تریسی، نشات گرفته که قورباغه زنده را به عنوان کارهای سخت در نظر گرفته می شود. در این تکنیک در اصل شما باید روز خود را با قورباغه هایی شروع کنید که خوردن آن ها چندش آورند اما باید آن ها را بخورید! کارهای سخت مشابه قورباغه های زنده هستند. در این تکنیک باید روزها سخت ترین کارهای خود را لیست کنید و اولین ساعت از روز آن ها را انجام دهید تا از شرشان خلاص شوید.
اگر در طول روز دو کار سخت و قورباغه ای دارید، باید ابتدا سخت ترین و زمان بر ترین آن را شروع کنید.
تکنیک بهره وروی خوردن قورباغه چه می کند: مثال این تکنیک را در بالا گفتیم. فرض می کنیم هر کس برای کاری که باید انجام دهد بی میل و رغبت است. برای این که بتواند کارایی روزش را افزایش دهد باید بتواند از این کار، و فکرش زودتر خلاص شود. بهترین کار این است که اولین بار به آن بپردازد. بعد از این که این کار تمام شد به کار سخت بعدی مشغول شود تا خیالش راحت شود که آن کار انجام شده و حالا با فراغ بال می تواند به بقیه کارهایش برسد.
بعضی وقت ها انرژی خوبی داریم اما تصور انجام برخی کارها می تواند روی بهره وری شما در کارهای مورد علاقه تان نیز تاثیر منفی بگذارد. اینجاست که بهترین کار این است که این کارهای نفس گیر را انجام داده و کنار بگذاریم تا به لذت کارهای دوست داشتنی مان برسیم.
یکی از مشکلاتی که این روش دارد این است که، باید بدانید که شما این کار نا خوشایند را تا چه زمانی می توانید انجام دهید. اگر این کار را انقدر کش و قوس دهید که نصف روز شما را بگیرد و به سایر کارهایتان نرسید، مطمئنا باید یا کار خود را تعویض کنید یا این که تحمل خود را بالا ببرید یا دیدگاه تان را نسبت به کار مورد نظر تغییر دهید. در غیر اینصورت بیشتر وقت خود را در سختی کار مورد نظر، صرف خواهید کرد.
تکنیک بهره وری Personal Kanban برای کارخانه دار ها
تاریخچه تکنیک بهره وری Personal Kanban: تکنیک بهره وری Personal Kanban در حقیقت از سوی Taiichi Ohno شکل یافت که مهندسی بود که در سال ۱۹۴۰ در شرکت تویوتا کار می کرد.
این روش برای کمک به فرآیندهای ساده و افزایش بهره وری در کارخانه ها ایجاد شده است. ایده این بود که بتوانند موفق به پیدا کردن محدودیت ها در تولید و حل این مسائل باشند. شما می توانید با استفاده از همان روش مشخص کنید که برای چه کاری باید تنگناها را شناسایی کنید و زمان تان را بهتر و کارا تر مدیریت کنید و بهره وری تان را افزایش دهید.
تکنیک بهره وری Personal Kanban چه می کند: این طرح بهره وری ساده متکی به نشانه های بصری است تا انگیزه مغزتان را حفظ کند تا به جلو بروید. اگر تمایل دارید کاری را شروع کنید و آن را نصفه و نیمه رها نکنید و به پایان برسانید، این ترفند می تواند به شما کمک کند تا به هدف تان برسید. شما می توانید یک تکه کاغذ، یک تخته سفید یا از یادداشت های چسبنده استفاده کنید. کارهای خود را به سه دسته تقسیم کنید:
- کارهایی که باید انجام شوند
- در حال انجام
- انجام شده
اگر از این شیوه استفاده کنید باید ملزم باشید که هر فرآیند را به فرآیند بعدی برسانید! مثلا برخی در این باره قسم می خورند که باید حتما این کار را انجام دهند. چیزهایی که الزام آور است برای هرکس متفاوت است اما این موارد الزام آور انگیزه می دهد تا حتی در شرایط نا خوشایند نیز به آن بپردازید.
ارزش این تکنیک این است که ساده است و می توانید آن را اجرا کنید اما مهم ترین چیز این است که باید کارتان را تا انتها انجام دهید حتی اگر به آن رغبتی نداشته باشید.
برای اطلاعات بیشتر از این تکنیک می توانید این سایت را مطالعه کنید.
تکنیک بهره وری Must, Should, Want
تکنیک بهره وری Must, Should, Want چه می کند: تکنیک بهره وری Must, Should, Want را می توان از نام های یاد شده متوجه شد. must در حقیقت برای کارهایی بکار می رود که باید ۱۰۰ درصد انجام شوند ( مثلا کارهای مهم و فوری ) اما should شامل کارهایی می شود که باید انجام شوند و ضروری اند اما نه فوری! در نهایت want برای اولویت بندی کارهایی بکار می رود که ضرورت کمتری دارند.
از این تکنیک در حقیقت برای اولویت بندی کارها استفاده می شود. برای این منظور باید دسته بندی ها و اولویت بندی های خاص خود را داشته باشید. اولویت شما چطور مشخص می شود؟ برای این منظور می توانید به خود بگویید که حاضر هستید از کدام کار خود بزنید تا کار دیگری جای آن انجام دهید. کاری که می توانید از خیر آن بگذرید در لیست اولولیت های پایین شما گنجانده می شود.
تکنیکی که معمولا در وب سایت های ایرانی یاد داده می شود این است که کارهای خود را به چهار دسته تقسیم کنید:
- فوری و مهم
- غیر فوری و مهم
- غیر مهم و فوری
- عیر مهم و غیر فوری
تکنیکی که در اینجا گفته شد و سه مرحله دارد در حقیقت نمونه ای از روش ۴ مرحله ای است که ذکر شد. اینجا صحبت از اولویت هاست و زمانی که باید برای آن صرف شود.
در صورتی که لیست کارهای روزانه شما ثابت است و بیش از ۶ آیتم است، می توانید به سادگی از این روش استفاده کنید و موفق شوید.
برخلاف سایر روش هایی که در این قسمت آموزش داده ایم، معایب این روش حداقل ترین است. تنها جایی که ممکن است خودتان را سرزنش کنید آن جایی است که باید روی برخی کارهای تان برچسب غیر مهم و غیر فوری بزنید که این موجب می شود در درون انگیزه تان نسبت به آن کاهش پیدا کند.
برای جلوگیری از بار منفی این عبارت ( غیر مهم و غیر فوری ) می توانید روی این دسته، کار های مهم و غیر فوری درجه ۲ نام گذاری کنید. اینگونه می توانید راحت تر بپذیرید که این کارها نیز هنوز مهم هستند اما اولویت کمتری دارند.
اگر با تکنیک MOSCOW آشنا باشید متوجه می شوید که این تکنیک هم نمونه پیشرفته از این تکنیک سه مرحله ای است که فقط وضعیت را دقیق تر و عمیق تر دنبال می کند.
نظرتان در این باره چیست؟