8 نکته برای ایجاد یک دفتر خانگی مرتب و کارآمد

یکی از بزرگترین مزایای یک دفتر خانگی، آزادی برای آرایش و طراحی دفتر خانگی به میل خودتان است، اما بدون آن که بگذارید فضایی هویت متمایز خود را از دست دهد. به بیانی دیگر، ما نبایست محیط کارمان را با باقی فضای شخصی، که به عنوان خانه شناخته می شود آمیخته سازیم.

این که “دفتر خانگی” تان را موهبت یا نفرین بنامید؛ یک چیز حتمی است، خلق و خو و بهره وری شما تحت تأثیر چگونگی پیاده سازی آن قرار خواهد گرفت. یک ذهن بهم ریخته درست همانند یک میز بهم ریخته و شلوغ است، یک دفتر خانگی آشفته ممکن است منبع سدهای ذهنی غیر ضروری برای اندیشه ها و راهکارهای جدید باشد.

دفتر خانگی تان را آشفته تصور کنید، آیا این موجب از میان رفتن بهره وری تان نمی شود؟ نیازی به نگرانی نیست، چرا که امروز ما 10 نکته عالی برای بهبود سازماندهی دفتر خانگی تان پوشش داده ایم که شما را کارآمد تر می سازد، روحیه کاری تان را مثبت نگه می دارد و آن تمرکزی که برای ایجاد کاری با کیفیت بالا به آن نیازمندید را باز می گرداند.

توصیه می کنیم که این مطلب را بخوانید: فضای کاری الهام بخش: 60 ترکیب و ساختار عالی

1. کار را با زندگی شخصی آمیخته نسازید

ما با نکته آشکار تری آغاز خواهیم، یعنی ترکیب و یکی کردن کار و تفریح. حتا با محکم ترین اراده برای جداسازی این دو در دفتر خانگی تان در مرحله نخست، این دو مجبور و ملزم به آمیختگی هستند از آنجا که دفتر تان در خانه تان است.

“کارتان را با خود به خانه نبرید” برای کارگران دفتر کوچک خانگی صدق نمی کند.

چه باید کرد:

دفتر خانگی تان را از زمانی تا زمانی بررسی کنید تا ببینید چه مقدار از فضای کار تان سرشار از مزاحمین و گیج کننده ها بوده است. تصمیم به دور کردن تلویزیون، کنسول های بازی، و دیگر اشکال مزاحمین بگیرید و آنها را دور از دید نگهدارید.

حد و مرز درون خانه تان یعنی از جایی که کار شروع می شود و به پایان می رسد را حفظ کنید. تا جای ممکن این فضای کاری را به عنوان یک شکل مجزا از دیگر اتاق هایتان حفظ کنید چرا که چنین تفکیک و تمایزی می تواند تأثیر روانی بر چگونگی جداسازی کار و بازی تان داشته باشد.

توصیه می کنیم که این مطلب را بخوانید: 10 نکته برای ایجاد کار “کار در خانه” برای خودتان

2. دریافت پشتیبانی خوب از صندلی

آیا شما پشتیبانی لازم را از صندلی تان دریافت می کنید؟ شاید به اهمیت آرامش و پشتیبانی در رابطه با بهره وری تان فکر نکنید، زیرا چه کسی فرصت آن را دارد تا از یک صندلی کار واقعا خوب در هنگامی که با انبوهی کار سرگرم است لذت ببرد؟

همان گونه که پیداست، این دقیقا همان دلیلی است که شما می بایست به تکیه گاه صندلی تان توجه داشته باشید چنانچه بیشتر وقت تان را با نشستن روی صندلی در هنگام کار سپری می کنید.

مطابق با نظریه انجمن علوم آمریکایی پزشکان خانواده، در حدود 90% بزرگسالان در برخی مراحل زندگی شان کمر درد را تجربه می کنند، و 50% جمعیت مشغول به کار هر سال در آمریکا دچار کمر درد هستند. هنگامی که به پشت و کمرتان توجه ندارید، صندلی میز کارتان می تواند عوارضی برای سلامتی تان، خلق و خو و در نتیجه بهره وری کاری تان به همراه داشته باشد.

چه باید کرد:

چنانچه علاقه مند به گرفتن یک صندلی میز کار با طراحی مهندسی و پژوهشی برای محیط کار (ارگونومیک) هستید، در اینجا یک راهنمای جامع و فراگیر ارائه شده است.

3. روشنایی و لامپ های بهتر خریداری کنید

ما اغلب نور و روشنایی را نادیده می گیریم. آیا به طور مؤثری چراغ رومیزی تان برای کار کردن در زیر آن، بسیار پر نور یا بسیار کم نور است؟ آیا به اندازه کافی نور طبیعی، بهترین نوع، را از خورشید دریافت می کنید؟ برای برخوداری از آن، مطمئن شوید که فصای کار طراحی شده تان دارای پنجره کافی یا روزنه هایی برای ورود نور به درون است.

تحقیقات نشان داده است که افراد در طول ماه های زمستان به دلیل قرار نگرفتن در معرض نور خورشید احساس بی حالی و سستی می کنند. پرتوگیری یا در معرض نور قرار گرفتن می تواند خلق و خوی تان را تقویت کند و الگوهای خوابتان را بهبود ببخشد. در اوقاتی که هوا نامساعد است یا در شب کاری های طولانی، داشتن اندکی روشنایی مصنوعی در فضای کار تان ضروری است.

چه باید کرد:

با آزمایش شدت های متفاوت یا رنگ ها و سایه روشن های نوری در می یابید که کدامیک بهتر به شما جواب می دهد. بسته به اینکه فضای کار تان چقدر بزرگ و وسیع باشد، ممکن است داشتن تجهیزات نوری متعدد و متفاوتی را نیز مدنظر قرار دهید تا احساس راحتی و آسودگی را برای کار پدید آورید.

تجهیزات نوری متعدد، و حداقل یک چراغ رومیزی با پرتو افشانی مستقیم بر روی میز تان که خواندن، نوشتن یا پیش نویس کردن اسناد تان را آسان خواهد ساخت را بیازمایید.

هرچند، چنانچه بیشتر با رایانه کار می کنید، این منبع ساده در مورد روشنایی و سایه روشن (کنتراست) مطلوب برای چشمان تان را بررسی کنید.

4. فناوری تان را به روز و معتبر نگهدارید

چنانچه می خواهید بیشتر اوقات در خانه کار کنید، می بایست مطمئن شوید که فناوری بهترین شریک تان است. آیا با خطاهای فنی متداول با دستگاه های موجود همچون، رایانه، چاپگر یا اتصالات خود روبرو هستید؟ اگر چنین باشد، مطمئنم که این، منبع اصلی نا امیدی و سرخوردگی در کار است.

شاید که به دستگاه ها و گجت های قدیمی چسبیده باشید چرا که آنها هنوز هم کار می کنند و شما هزینه کردن برای ارتقاء آنها را مقرون به صرفه نیافتید. خب، در عوض به مقدار زمانی که هدر می دهید، به تلاش برای عیب یابی و تعمیر آنها، افزون بر “هزینه فرصتی” که از دست داده اید، فکر کنید.

و اثر منفی که بر خلق و خوی شما دارد را فراموش نکنید! خرابی سیستم و از دست رفتن داده ها در نزدیکی یک موعد فوری مهم می تواند بیشتر از آنی که ارزش داشته باشد آسیب وارد سازد.

چه باید کرد:

نرم افزار آنتی ویروس رایانه و سیستم عامل تان را به روز سازید و بررسی های تعمیر و نگهداری منظمی بر روی دستگاه تان انجام دهید. همواره در فواصل زمانی از اطلاعات مهم پشتیبان تهیه کنید.

5. فناوری تان را تقویت و تکمیل کنید

مورد دیگری که باید در مورد فناوری دفتر خانگی تان مد نظر قرار دهید این است که برخی از گجت ها، دستگاه ها و نرم افزار هایتان می بایست ویژگی های اضافی را ارائه دهند.

پس از مدتی کار کردن، می بایست به این فکر کنید که چه چیزی در دفتر خانگی تان کم است که شاید بتواند به طور قابل توجهی کارتان را آسان سازد.

چه باید کرد:

از تعلل و پشت گوش انداختن دست بردارید و با فهرست کردن آن ویژگی هایی که به شما اجازه خواهد داد تا به طور کارآمد تری به انجام امور بپردازید، شروع کنید.

به عنوان نمونه، چنانچه یک طراح گرافیک هستید، از خودتان بپرسید که آیا یک نمایشگر دوم کمکی به سرعت بخشیدن به کارها می کند.

6. فرایندها را ساده تر سازید

آیا شما دفتر خانگی و فرایندهای کاری تان را بسیار پیچیده ساخته اید، به طوری که دیگر کار کردن بسیار طاقت فرسا شده است؟ اگر چنین است، زمان آن رسیده تا به اصول ابتدایی بازگردید؛ یعنی ساده سازی.

به یاد داشته باشید که کلید داشتن یک دفتر مرتب و سازمان یافته کارایی و بازده است، و با داشتن هر چه بیشتر چیزها در پیرامون تان، مرتب و منظم نگهداشتن همه چیز سخت تر می شود.

یک دفتر آشفته و نامرتب هنگامی خود را نشان می دهد که شما در یافتن جای نگهداری اسناد با مشکل مواجه می شوید. یک فضای کاری که به شیوه ای بسیار پیچیده و دشوار سازماندهی شده باشد ممکن است به ظاهر مرتب و شسته و رفته به نظر برسد اما مشکلات بسیاری برای مرتب سازی یا بایگانی کردن به وجود خواهد آورد از آنجا که مقوله های بسیار زیادی وجود دارند.

چه باید کرد:

همه چیز را تمیز و تا کمترین مقدار آن نگهدارید. هنگامی که بیش از اندازه سازمان یافته باشید، به تنبلی و تعلل برای تمیز نگهداشتن فضای کاری تان روی خواهید آورد چرا که بسیار وقت گیر و خسته کننده است. در نهایت، دچار آشفتگی و در هم ریختگی می شوید. این نه تنها فقط در مورد طرح و ترکیب بندی فیزیکی محیط کار تان صدق می کند، بلکه در مورد رایانه تان هم همین گونه است.

برای دسترسی آسان تر، مرتب سازی نمایید. قانون کلی این است که میز کارتان پاک و تمیز و تا جای ممکن تنها با تعدادی فایل یا برنامه هایی که در حال کار بر روی آنها هستید همراه باشد. همواره یک نظم و ترتیب ساده و یک میز تمیز (سیم های زشت را به همراه این گجت ها دور از دید نگهدارید) داشته باشید بنابراین ذهن تان از چیزی به چیزی دیگر به این آسانی سرگردان نخواهد شد.

احساس تنش و پریشانی کمتری از کار تان احساس خواهید کرد.

7. فضای کاری یا سیستم ذخیره سازی تان را گسترش دهید

آیا به دلیل رونق و پیشرفت کسب و کارتان، اسنادتان روی هم انباشته شده است؟ اگر چنین است، زمان آن رسیده تا گسترش فضای فیزیکی دفتر خانگی تان را مدنظر قرار دهید. قانون تجربی برای هر اتاق یا فضایی این گونه است که هر چه درهم ریختگی کمتری داشته باشید، حواس پرتی و مزاحمت های کمتری خواهید داشت.

چنانچه تمایل به گذاشتن چیزها در پیرامون تان دارید، پیش از آنکه حتا متوجه آن شوید انبوهی از آشفتگی و شلوغی شکل خواهد گرفت. هرچند، هنگامی که مقدار فضای فیزیکی را افزایش می دهید، مدت زمان بیشتری طول می کشد تا با این اتفاق مواجه شوید. فضای اضافی همچنین ظاهر فضای کار تان را کمتر تنگ و در هم برهم، و بنابراین، تمیز و مرتب تر می سازد.

چه باید کرد:

چنانچه هیچ اتاقی برای بسط و گسترش نداشته باشید، چه؟ شما باید بر روی برخی راهکارهای ذخیره سازی خوب سرمایه گذاری کنید همچون کمد یا قفسه های پرونده (filing cabinet)، قفسه ها، فایل ها و پوشه ها.

برای دست یابی به طرح و اندیشه هایی بیشتر این مطلب را بخوانید: 34 مبلمان و لوازم سازنده و خلاقانه که برجسته تر از دیگران هستند

به یقین، اتاق ممکن است با کمدها و قفسه ها تنگ و شلوغ به نظر برسد، اما ندیدن پشته پشته اسناد در هنگام کار کردن ممکن است تمام طول روز موجب آرامش اعصاب تان شود. البته، چنانچه نمی خواهید اوقات دشواری را برای یافتن این اسناد در هنگام نیاز به آنها سپری کنید، از این رو می بایست آنها را برچسب گذاری کنید و جلسات متناوبی برای بایگانی و مرتب سازی آنها به منظور مدیریت کار دفتری تان داشته باشید.

8. حس شخصی و الهام را آمیخته سازید

با وجود راهکار شماره 1، باید فرصت و آزادی عملی وجود داشته باشد که بتوانید با توجه به حس شخصی و الهام آن را به گونه ای وارد یک محیط دفتری خشک سازید. توجه نمایید که هدف از این اقلام یا طراحی کمک به شماست تا آن خلق و خو و انرژی مثبت برای کار بر روی وظایف تان را حفظ کنید.

اینها ممکن است شامل هر چیزی باشد: آرایش و تزیین، گل و گیاه، حیوان های خانگی، تصاویر یا آگهی های دیواری. چنانچه حس هراس و دلهره کار کردن در دفتر خانگی تان را دارید، از خود بپرسید که چه چیزی الهام بخش شماست و شما را رو به جلو نگه می دارد؟ این می تواند خانواده تان، بچه هایتان، اهداف تان، آثار هنری مورد علاقه تان، چشم انداز بیرون از پنجره تان، یا حتا تنها دیدن رنگ مورد علاقه تان باشد.

چه باید کرد:

چنانچه نیازمند تفکر و اندیشه خلاقانه بسیاری برای کارتان هستید، پس حواستان باشد تا چیزها را در جایی قرار دهید که به بارور شدن اندیشه و ذخیره سازی آنها یاری می رساند همچون یک دفتر طراحی که روی آن خط خطی می کنید یا درک و دریافت اندیشه هایی که به ناگاه بیرون می جهند. آرایش و تزیین به خودی خود می تواند تأثیر زیادی بر خلق و خوی شما نیز داشته باشد، همچون مبلمان و لوازم، پس افکارتان را بر این دو متمرکز کنید.

سبک یا تمی خاص را برای دفتر خانگی تان که می توانید با آن شناخته و همسان شوید را ترکیب و آمیخته سازید. چنانچه قصد دارید تا برخی اوقات را در دفتر خانگی تان سپری کنید، پس شاید بخواهید مطمئن شوید که از محیطی دلپذیر برای کار کردن در آن برخوردارید.

برای دست یابی به طرح و اندیشه هایی بیشتر این مطلب را بخوانید: 55 تابلوی اطلاع رسانی Pinterest محبوب برای الهام بخشی آرایش و تزیین دفتر تان

آزمایش کلید و راهکار است

در برخی روش ها، یک دفتر خانگی سازمان یافته و کارآمد، آزمایش بسیار و اندکی شانس نیاز دارد تا به آنچه که درست و بجاست دست یابید. شما خودتان با آزمودن فناوری ها، سازمان و نظم، فرایندها و طراحی های جدید و متوازن و هماهنگ ساختن آن با دخل و خرج تان برای یک دفتر خانگی درست و کامل آن را در می یابید.

شاید وقت گیر باشد، اما هنوز هم روندی لذت بخش برای مشاهده چگونگی تکامل و تحول دفتر خانگی تان است.

خوش باشید!

نوشته ای از Michael Poh

منبع: Hongkiat