۹ کاری که باید قبل از استخدام و پذیرش کارمندان انجام دهید
موقعی که قصد داریم فرد یا افرادی را برای کاری در شرکت، سازمان و نظیر آن استخدام کنیم، سر خود را با پیدا کردن سوالات استخدامی یا رویه های رسمی گرم می کنیم و به دنبال این هستیم که افرادی با درجه مدرک بالا استخدام کنیم اما اگر می خواهید فردی استخدام کنید که کارایی واقعا بالایی دارد، قبل از اینکه وارد پروسه استخدام شوید گام های زیر را طی کنید. گویا آی تی با بررسی مشکلات بعد از استخدام کارکنان به این نتیجه رسیده است که می توان با یک جهت گیری اصولی، مشکلات را به حداقل رساند. این سوالات را از این پنجره با شما در میان می گذاریم.
اول: از متقاضی چه انتظاراتی دارم؟
برای پاسخ دادن به این سوال باید به کاری که او می خواهد انجام دهد اشراف کامل داشته باشید تا بتوانید فردی توانمند برای سمت مورد نظر انتخاب کنید. حالا به فرض اینکه از این سمت کاملا سر در می آورید، فرد باید ۳ مهارت حرفه ای برای این کار داشته باشد. این سه مهارت چیست؟ سه انتظاری که از فرد دارید را بنویسید و روی آن تاکید داشته باشید.
دوم: آیا کارمندان باید از اخلاق خاصی برخوردار باشند؟
مسلما افرادی که در جای جای شرکت، قرار می گیرند، به تناسب وظیفه ای که دارند باید ویژگی های شخصیتی خاصی داشته باشند. مثلا حسابدار باید دقت و صداقت داشته باشد. یا اینکه افرادی که با مشتری ها سرو کار دارد باید صبور و خوش اخلاق و خوش برخورد باشد. یا اینکه آبدارچی باید تمیز باشد و به نظافت اهمیت دهد. ببینید که برای هر بخشی که قرار است استخدام صورت بگیرد، از نظر اخلاقی و رفتاری و اجتماعی فرد باید چه ویژگی هایی داشته باشد.
سوم: روش های تشخیص خلقیات را بیاموزید
برای اینکه فرد مناسب با گزینه قبل را استخدام کنید باید بتوانید این خلقیات و روحیات را شناسایی کنید. برای این کار می توانید مطالعه کنید، زبان بدن را یاد بگیرید و با مشاور خاص صحبت کنید. حتی می توانید آن ها را برای تست روانشناسی نزد یک روانشناس مشهور بفرستید و نتیجه را از ایشان دریافت کنید.
چهارم: شمار افراد مصاحبه شونده را مشخص کنید
خوب است ابتدای امر مشخص کنید که باید با چند نفر مصاحبه داشته باشید. فرض می کنیم که قرار است با ۴۰نفر مصاحبه کنید تا فرد مورد نظرتان را بیابید و گزینش کنید. اگر در وسط راه با مصاحبه از ۳۰ نفر افراد مورد نظر خود را یافتید، عملیات مصاحبه را قطع نکنید. بهتر است که شمار افراد را به رقم مورد نظر برسانید چرا که ممکن است افراد لایق تر و بهتری هنوز در راه باشند.
پنجم: چه کسانی در پروسه جذب باید دخیل باشند؟
دقت کنید که برای چه بخشی قرار است فرد را استخدام کنید. حالا از خودتان بپرسید در این سمت چه کسی توانمندی این را دارد که افراد کاری را به شما معرفی کند. اگر در این حوزه با متخصص خاصی ارتباط کاری یا دوستانه دارید از وی بخواهید که در مورد افراد نظر دهی کند و در نهایت با دیدگاه وی نیز، افراد را بسنجید و نهایتا فرد مناسب را استخدام کنید. هرگز خودتان اولین و آخرین تصمیم گیرنده نباشید. همیشه مشورت به سود شما تمام می شود البته اگر با افراد درست مشورت کنید.
ششم: به ارزیابی ۴ مرحله ای فکر کنید
برای اینکه پروسه استخدام و گزینش، روال طبیعی خود را دنبال کند شما مستلزم این هستید که مراحل استخدام را توسعه دهید. این به جدیت بیشتر کارمندان نیز کمک می کند. برای این مورد بهتر است از فرآیند ۴ مرحله ای استفاده کنید. اولین مرحله مربوط به زمانی است که با فرد به صورت تلفنی صحبت می کنید و کم و کیف ابتدایی فرد را می سنجید. در مرحله دوم فرد باید یک درخواست نامه و پرسش نامه را پر کند. در صورتی که این پرسش نامه از نظر شما قابل قبول باشد باید وی را به صورت حضوری مطالبه کرده و با وی صحبت حضوری داشته باشید. اگر فرد از فیلتر شماره ۳ عبور کند، می توانید وی را در مرحله ۴ ام، برای یک روز یا هفته کاری، به استخدام آزمایشی درآورید تا عملکرد وی را تست کنید. بدین صورت می توانید او را با خیال راحت استخدام کنید.
هفتم: سوالات ارزیابی را پیش از هر چیز مشخص کنید
پیش از اینکه فراخوان استخدام را ارائه کنید بهتر است که تمام سوالات ۴ مرحله یاد شده را تعیین کنید. برخی ارزیابی ها توسط منشی و یا معاون شما باید صورت بگیرد. این ارزیابی ها مثل مدرک، محل کار، و روش برخورد و صحبت است که از اهمیت بالایی در کسب و کارتان برخوردارند. برای سوالات محدوده امتیازی در نظر بگیرید و به افراد امتیاز دهی کنید و متناسب با امتیازات کیفی و کمی، آن ها را مرحله به مرحله ارتقا دهید.
هشتم: سوالات چقدر در ارزیابی افراد نتیجه بخش هستند؟
سوالاتی که در پرسشنامه یا استخدام حضوری پرسیده می شود باید در کار فرد، دخیل باشند. مثلا قرار نیست با سوالات بی ربط به کسب و کار وی، فرد را اذیت کرد. او مهارتی اموخته و قرار است متناسب با آن مهارت، تلاش خود را روی کار شما پیاده کند پس باید سوالات خاصی بپرسید که به موضوع کاملا ارتباط داشته باشد.
البته برخی سوالات غیر مستقیم به کارایی فرد باز می گردد. مثلا اگر در مورد میزان خواب فرد صحبت کنید باید یک دلیل داشته باشید. فرض می کنیم از فرد در مورد ساعت خواب وی سوال می کنید. اگر او دلیل این سوال را پرسید قطعا شما باید پاسخی قانع کننده داشته باشید. در چنین شرایطی یکی از پاسخ ها می تواند این باشد که افرادی که خوابی کمتر از ۷ ساعت دارند از هوشیاری کافی برخوردار نیستند و در کار زیاد اشتباه می کنند.
نهم: برای هر سوال علتی عقلانی در نظر بگیرید
بدین صورت می توانید پروسه استخدام را با کیفیت بیشتر و به صورت حرفه ای تر دنبال کنید تا در ادامه موجب پشیمانی خودتان و فرد جذب شده نشوید. بهتر است رویه های اداری و ساختاری شرکت را قبل از استخدام علنی کنید تا افراد خود را با قوانین شما سنجیده و بعد وارد مرحله درخواست استخدام شوند. این کمک می کند که در ادامه انرژی کمتری صرف نصایح، یاد آوری ها مواردی نظیر این کنید.
نظر شما در مورد ۸ نکته ای که در بالا ذکر شد چیست؟ آیا در پروسه استخدام با رویه کنونی مدیران ایرانی مشکل خاصی مشاهده می کنید که نیاز به توجه عمومی دارد؟ آن را با گویا آی تی در میان بگذارید و با انتشار این مطلب روی شبکه های اجتماعی، به نشر عمومی این مطلب کمک کنید.