چطور از طریق OneDrive چیزی را به اشتراک بگذارم؟

اگر شما دارای یک حساب کاربری آفیس ۳۶۵ باشید ( پولی یا رایگان ) پس به سرویس فضای ابری مایکروسافت یعنی OneDrive نیز دسترسی دارید. فضای ابری، یک امکان عالی برای این است که کاربر بتواند اطلاعات و فایل هایی را از طریق آن با دیگران به اشتراک بگذارد.

شیوه اشتراک گذاری فایل با OneDrive را در ادامه این مطلب به شما یاد خواهیم داد.

زمینه های اشتراک گذاری فایل با OneDrive چیست؟

برای اشتراک گذاری فایل با OneDrive شما می توانید از سه حالت استفاده کنید:

1. نرم افزار موبایلی OneDrive
2. نسخه وبی آفیس ۳۶۵
3. فولدر OneDrive روی ویندوز (client interface )

این که شما بخواهید از کدام زمینه استفاده کنید کاملا به وضعیت شما و هدف تان ارتباط دارد اما خود مایکروسافت یک اولویت بندی در این باره دارد. نرم افزار موبایلی و نسخه وبی آفیس ۳۶۵ معمولا بهترین آپشن ها در مقابل client interface است چرا که این دو نسخه زیباتر و رابط کاربری بهتر و دقیق تری دارند.

از طرفی client interface دارای محدودیت هایی نیز هست که ما تصمیم داریم در این مطلب صرفا به دو روش اول یعنی نرم افزار موبایلی و نسخه وب OneDrive بپردازیم.

 

آموزش اشتراک گذاری فایل از طریق OneDrive

در ابتدای این آموزش تلاش داریم که به آموزش اشتراک گذاری با onedrive از طریق اپلیکیشن موبایلی بپردازیم.

 

اشتراک گذاری با OneDrive با اپلیکیشن موبایلی ( اشتراک گذاری و Unsharing )

مایکروسافت برای جریان اشتراک گذاری در OneDrive نهایت تلاش خود را کرده چرا که وقتی که به این ویژگی در اپلیکیشن موبایلی OneDrive  نگاهی می اندازیم متوجه می شویم که این قضیه چقدر ساده و کارامد است و رابط کاربری ساده ای دارد.

در حال حاضر اپلیکیشن موبایلی OneDrive برای کاربران اندروید و iOS در دسترس است اما در این آموزش ما از نسخه اندرویدی آن استفاده کرده ایم. هر چند شباهت بسیاری بین نسخه های اندرویدی و آیفون است اما در لابلای آموزش به بیان تفاوت های خاص این دو نسخه خواهیم پرداخت.

برای اشتراک گذاری فایل یا حتی فولدر، در OneDrive، کافی است که در این برنامه، روی علامت سه نقطه آپشنی که در مقابل فایل یا فولدر قرار دارد کلیک کنید:

با کلیک بر این گزینه آپشن های متعددی نمایش داده می شوند. از این میان گزینه Share را مشاهده می کنید. روی آن کلیک کنید:

با کلیک بر این گزینه امکانات اشتراک گذاری با وان درایو را مشاهده می کنید. به طور پیش فرض این سامانه اجازه می دهد که کاربری که فایل با او به اشتراک گذاشته شده، روی ان ویرایش هم انجام دهد ( Can edit ) اما شما می توانید برای گرفتن نتیجه دلخواه تر، تغییر دهید و امکان ویرایش را از مخاطب بگیرید. برای این حالت می توانید از گزینه Can view انتخاب کنید. این بدین معنی است که مخاطب فقط می تواند فایل اشتراک گذاری شده را ببیند. البته می توانید برای اشتراک گذاری تان زمان انقضا ایجاد کنید. Set Expiry Date که آپشن مشهوری در ابتدای اشتراک گذاری است به شما کمک می کند که دوره خاصی برای اتمام اشتراک گذاری انتخاب کنید.

نکته: در نسخه IOS کمی این بخش متفاوت می باشد. در این نسخه شما می توانید فایل را بدون قابلیت ویرایش در اختیار دیگر کاربران قرار دهید. از این رو تنها آپشنی که می توانید انتخاب کنید View Only است. همچنین آپشن Link Settings نیز وجود دارد که به شما کمک می کند برای اشتراک گذاری تان زمان انقضا ایجاد کنید.

بعد از این که شما حالت اشتراک گذاری تان را مشخص کردید می توانید فایل را به اشتراک بگذارید.

در بالای صفحه اشتراک گذاری، یک سری دسترسی ها به طور پیش فرض در دسترس شما قرار دارد که به شما کمک می کند اشتراک گذاری تان سریع تر باشد:

آپشن هایی که در این بخش مشاهده می کنید به شرح زیر هستند:

Copy Link: با استفاده از این آپشن می توانید از آن چه می خواهید به اشتراک بگذارید یک URL  ایجاد کنید و آن را هر جا که دوست دارید PASTE کنید. دقت کنید که هر کسی می تواند از این لینک استفاده کند و فایل را ببیند.

Invite People: اگر بخواهید لینک را برای یک سری افراد خاص ارسال کنید می توانید از این بخش استفاده کنید. در این جا می توانید آدرس ایمیل را از مخاطبین انتخاب کنید یا به طور دستی وارد کنید. وقتی که اشتراک گذاری انجام شد فرد یا افرادی که گیرنده هستند تنها افرادی هستند که می توانند فایل اشتراک گذاری شده را ببینند.

Send Files: با کمک این بخش شما می توانید محتوی قابل اشتراک گذاری را برای دیگران ارسال کنید. خواه به صورت ایمیل باشد یا استفاده از اپلیکیشن های اشتراک گذاری و ارتباطی مثل WhatsApp، باشد، شما می توانید از این بخش استفاده کنید و مخاطبین را انتخاب کنید و ارسال کنید.  بر خلاف حالت های Copy link” or “Invite people,” که یک لینک اشتراک گذاری برای کاربر ارسال می شد، در حالت ارسال فایل، یک کپی از فایل برای کاربر ارسال می شود که هر وقت خواستید می توانید آن را unshared کنید و از دسترس کاربر خارج کنید.

Outlook: اگر روی گوشی تان Outlook  دارید با زدن این گزینه، می توانید لینک اشتراک گذاری را در Outlook  برای دیگران ایمیل کنید.

بعد از این که اشتراک گذاری با هر اپلیکیشن نظیر  WhatsApp, Signal, LINE, Twitter, Facebook, Bluetooth, WiFi Direct, email, را انتخاب کردید، دستورالعمل هایی برای ادامه اشتراک گذاری ارائه می شود که حاصل همه یکسان است.

 

چطور یک فایل اشتراگ گذاری شده با OneDrive را unshare  کنیم؟

برای unshare کردن یک فایل در مقابل فایل مورد نظر یک آیکون تعجب یا علامت قطره چکان را مشاهده می کنید. این آپشن سمت راست قرار داده شده و شما با یک بار کلیک کردن بر آن اطلاعاتی را در اختیار می گیرید:

در این حالت یک سری اطلاعات و ویژگی ها در مورد فایل به شما ارائه می شود:

در پایین صفحه همانجا که کادر کشیده ام، می توانید قسمت اشتراک گذاری را مشاهده کنید. این تنظیمات گویای این است که کاربر قادر به ویرایش فایل نیز هست.

دقت کنید که هایپر لینک در این قسمت چیست. مثلا ما Can edit را انتخاب کرده ایم. هر چه که باشد، روی آن لمس کنید تا آپشن های بعدی نمایش داده شوند.

گزینه Stop sharing را انتخاب کنید و بعد OK را بزنید.

بدین ترتیب اشتراک گذاری شما کامل می شود.

منبع