نحوه استفاده از منوی Mailings مایکروسافت ورد به منظور ارسال خودکار ایمیل ها

در مورد مایکروسافت وُرد چیزهای بسیاری وجود دارد که من از آن ها خوشم نمی آید اما در عین حال چیزهای بسیار بیشتری هستند که من عاشق آن ها هستم. به ویژه ابزار ترسیمِ منعطفِ آن را (شامل قالب هایی برای چیزهایی از قبیل نامه ها و چکیده ها) دوست دارم و مهم تر از همه، قابلیت خودکار سازی بسیاری از وظایفی که اغلب انجام می دهیم را خیلی دوست دارم. یکی از آن وظایف، ارسال گزارش ها یا ایمیل هاست.

بسیاری از ما در هنگام کارمان با شرایطی مواجه می شویم که نیاز است گزارشی را به تمامی افراد یک تیم ارسال کنیم. موضوعی که گاهی اوضاع را وخیم تر می کند این است که شما مجبورید ایمیل هایی با اطلاعات خاصی که درخور هر فرد است را به وی ارسال نمایید. احتمالا %۹۰-۸۰ از واژه هایی که به کار می روند مشابه هستند اما آن ۱۰ تا ۲۰ درصد واژه های مختص هر فرد، یکتا می باشد. نتیجه چه خواهد بود؟ شما خود را در حالی خواهید یافت که ساعت ها درگیر نوشتن ایمیلی پس از ایمیلی دیگر هستید.

ارسال ایمیل های خودکار

در این روش، مایکروسافت ورد به طور خودکار جزئیات مربوط به هر شخصی که در فهرست تماس هایتان قرار دارد را تکمیل می کند. این عمل باعث بالا رفتن سرعت وارد کردن دیتا یا اطلاعاتی می شود که می بایستی در مورد شخص مورد نظر وارد نمایید و می توانید در زمان صرفه جویی نموده و وقتتان را صرف نوشتن ده ها یا صدها ایمیل مستقیم و شخصی نکنید. هنگامی که اطلاعات را اینگونه وارد می نمایید، این حس القا می شود که آن ایمیل مستقیما برای شخص خاصی نوشته و ارسال شده است.

برای آغاز به کار، در وُرد (در اینجا ورد ۲۰۰۷) ابتدا بر روی گزینه “Mailings” و سپس “Start Mail Merge ” کلیک نمایید.

این ویزارد چندان ضروری نمی باشد اما در عین حال مفید است، زیرا کمک می کند به یاد آورید هر آنچه را که می بایست انجام دهید. ابتدا، قالبی که می خواهید به طور عام برای گزارش هایتان مورد استفاده قرار دهید را برگزینید.

[توضیح: می بایست قبل از انجام این مرحله به این نکات توجه نمایید: ۱- معمولا هنگامی که گزینه “ Start Mail Merge ” را کلیک می کنید از قبل گزینه “Normal Word Document” در حالت انتخاب قرار دارد که با توجه به تصویر بالا آن را به “Letters” تغییر دهید. ۲- قبل از مشاهده تصویر زیر می بایست یگ گام دیگر را برداشته باشید تا بتوانید به این نقطه برسید: از لیستی پنج گزینه ای که ظاهر می شود تیک دکمه رادیویی “Letters” را بزنید و در انتهای پنجره ویزارد بر روی لینک “Next: Starting document” کلیک نمایید.]

وُرد، استایل ها و طرح بندی های خوبی را در اختیارتان قرار می دهد. هنگامی که قالب تان را انتخاب کردید، بر روی تکمه OK کلیک کنید. اکنون تمام گزارش برایتان نوشته شده و تمامی آنچه که می بایست انجام دهید پر کردن متن می باشد. هنگامی که نوبت وارد نمودن تاریخ رسید، مطمئن شوید گزینه “Today” را انتخاب کرده باشد. با انتخاب این گزینه هر زمان که در آینده سندتان را بازآفرینی کنید تاریخِ آن، به­روز می باشد.

وقتی که لیست گیرندگان ایمیل ها را مشخص می کنید، می توانید از فهرست تماس های آوت لوک (Outlook)، فهرستی که از جای دیگری صادر شده و یا فهرست جدیدی که به همین منظور ایجاد نموده اید، ‌استفاده نمایید.

در این مثال، لیست گیرندگان را از فهرست جاری آوت لوک انتخاب می کنم.

اکنون که گیرندگان را انتخاب نموده اید، باید به سندتان (document) بگویید که کدام اطلاعات را از “اطلاعات مخاطبین” (Contacts information) خارج ساخته و به طور خودکار درون گزارش جایگذاری نماید. با کلیک بر روی تکمه “Insert Merge Field ” می توانید این کار را انجام دهید.

به عنوان مثال، من برای یک مشتری گزارشی را در مورد یک وبسایت خاص ایجاد کرده ام. بنابر این من آن وبسایت را از لیست جزئیات تماس هایش انتخاب می کنم و در اینجا به وُرد می گویم که از آدرس اینترنتی (URL) آن در گزارش استفاده کند.

اگر از آوت لوک استفاده می کنید، به خاطر داشته باشید فهرست مخاطبین آوت لوک، فیلدهای بیشتری را در رابطه با آن شخص پیشنهاد می دهد به گونه ای که قادر خواهید بود هر گونه اطلاعاتی را که مایل هستید، در مورد آن شخص وارد نمایید.

اگر به دنبال اطلاعاتی در مورد شخص خاصی از مخاطبینتان هستید و آن اطلاعات را در فهرست مخاطبین نیابید، آن گاه است که این فیلدها مفید واقع می شوند. یکی از بهترین قابلیت های Microsoft Word Mailings این است که اساسا می توانید برای آن بخش هایی از گزارش که برای هر شخص منحصر به فرد هستند، فیلدهای “fill-in” را ایجاد کنید.

بنابراین در حینی که مشغول نوشتن پیام عمومی تان هستید و آن زمانی که به نقطه ای رسیدید که می بایست اطلاعاتی در رابطه با شخصی مشخص را وارد کنید، تنها کافی است بر روی گزینه “Rules” کلیک کرده و در ادامه “Fill-in” را انتخاب کنید. با این عمل، امکان ایجاد سوآل فوری و جواب پیش فرضش را خواهید یافت. آنچه که رخ  خواهد داد این است: هنگامی که سند خودکار شده تان را فراخوانی می کنید –این دستور- از شما خواهد خواست تک تک فیلدها را در رابطه با هر گیرنده پر کنید.

هنگامی که کارِ ایجاد ایمیل خودکار را به پایان رساندید، سند شما شامل دو دسته فیلد خواهد بود: فیلدهایی که به طور خودکار بر اساس مشخصات گیرنده ایمیل پر می شوند و دیگر فیلدهایی که بر اساس اطلاعات تعیین شده­ی شما، پر می شوند.

این امکان وجود دارد که برای هر سندی از طریق وُرد گزارش ایمیل را ارسال نمایید. بدین منظور در قسمت بالا و سمت راست صفحه نمایشتان بر روی دکمه Outlook کلیک کرده و گزینه “Send Email” (یا گزینه send as PDF attachment) را انتخاب کنید.

با استفاده از این تکنیک کارهای مکاتباتی شما حداقل %۵۰ کاهش می یابند. صادقانه باید بگوییم انجام تمامی این تنظیمات در سند وُرد زمانی را از شما خواهد گرفت اما، هر گاه احساس نیاز کنید که بایست گزارشی را صادر کنید مطمئنا از اینکه با حداقلِ تلاش می توانید به آن دست پیدا کنید، خوشحال خواهید شد.

منبع: MakeUseOf