نوشته ای از .Ashutosh KS

Evernote ابزاری عالی برای همگام سازی یادداشت ها در میان دستگاه های متعدد و پلتفرم های مختلف است. این ابزار به طور گسترده ای برای ذخیره، ویرایش و به اشتراک گذاری یادداشت ها در میان دستگاه های مختلف و با کاربران متعدد بکار می رود. این برنامه برای همکاری های گروهی بسیار خوب جواب می دهد و برای نوشتن یاداشت های فوری عالی است.

در ابتدا، Evernote ممکن است یک برنامه آشفته و به سختی قابل اجرا به نظر برسد، اما چنانچه بدانید که با چه چیزی سر و کار دارید و چگونگی استفاده ماهرانه از آن برای سازمان دهی افکار و وظایف تان را بیاموزید، این برنامه می تواند به بهترین دستیار شخصی تان بدل شود.

Evernote

در این مقاله، قصد داریم تا 10 نکته ای که به شما برای شروع در Evernote یاری می رساند را به اشتراک بگذاریم، برای شروع…

خواندن این مطلب توصیه می شود: Evernote 5 برای مک و IOS : 10 ویژگی جدیدی که باید بشناسید

 

ذخیره با Evernote

ذخیره افکار و اندیشه ها با “برچسب ها”

شما با افکار و اندیشه هایتان کار می کنید چه یک دانش آموز، نویسنده، طراح یا مهندس نرام افزار باشید. با Evernote می توانید به آسانی افکار و اندیشه هایتان را ذخیره و مدیریت کنید و هرگز با خطر از دست دادن دوباره، یکی دیگر از افکار بزرگ تان مواجه نشوید.

یک یادداشت را آغاز کرده و عنوان ایده و اندیشه تان را بنویسید. یک “اندیشه” را به عنوان یک برچسب و یک برچسب خاص دیگر را برای توصیف همه چیز در مورد اندیشه تان وارد کنید. یک توضیح برای تشریح اندیشه تان به منظور مراجعه آینده اضافه نمایید، پس اکنون شما آماده ادامه کار هستید.

Evernote-Tags

کلید میانبر:

  • یادداشت جدید: Ctrl + N  (برای ویندوز) و ⌘ + N  (برای Mac OS X)
  • برچسب جدید: Ctrl + Shift + T  (برای ویندوز) و ⌃ + ⌘ + N  (برای Mac OS X)

 

ذخیره ایده و اندیشه تان به عنوان یک یادداشت صوتی

چه می شود که اندیشه ای به ذهن تان خطور کند و شما فرصت کافی برای نوشتن تمامی آن را نداشته باشید. این مشکلی نیست؛ می توانید اندیشه هایتان را به عنوان یک فایل صوتی ذخیره کنید. تنها یک یادداشت صوتی جدید را شروع کرده، روی ضبط (Record) کلیک کنید و شروع به صحبت از طریق میکروفون تان نماید. هنگامی که کارتان تمام شد، یادداشت تان را ذخیره کنید.

یادداشت تان در فهرست یادداشت (Note List) به همراه یک دکمه بلندگو (Speaker)، که آن را به عنوان یک یادداشت صوتی مشخص می سازد، نشان داده خواهد شد.

کلید میانبر: Ctrl + Shift + U  (برای ویندوز)

Evernote-Audio Note

ذخیره اثر دست نویس به عنوان یک یادداشت جوهری

نوشتن یا گذاشتن یادداشت های صوتی را دوست ندارید؟ شما می توانید از آن به عنوان یک یادداشت دست نویس نیز استفاده کنید. چنانچه در صنعت گرافیک هستید، به طور قطع این گزینه را ترجیح می دهید. آیا ایده و اندیشه ای فوری در ذهن دارید و می خواهید به سرعت آن را بنویسید؟

یک یادداشت جوهری (Ink Note) را آغاز کرده، یا از ابزار مداد یا خودکار برای کشیدن آنچه که باید به خاطر بسپارید استفاده کنید و سپس ذخیره نمایید. شما حتا می توانید امضاء تان را با آن ذخیره کنید.

Evernote-Ink Note

کلید میانبر: Ctrl + Shift + I  (برای ویندوز)

ذخیره متن و تصاویر

با Evernote، می توانید متن را به طور مستقیم از هر برنامه ای بدون باز کردن Evernote و انجام عملکرد معمول رونوشت (copy) – جایگذاری (paste) ذخیره سازید. متن را از جایی که می گوید یک سند PDF یا فایل متنی، برگزینید و روی انتخاب (selection) کلیک کنید، و متن تان به طور خودکار به عنوان یک یادداشت جدید در Evernote ذخیره می شود. پس از آن، می توانید یادداشت ذخیره شده را ویرایش کنید تا به آن، یک عنوان و تعدادی برچسب ببخشید به طوری که بتوانید آن را به شیوه ای سازمان یافته و مرتب ذخیره سازید.

Evernote همچنین دارای میانبری مفید برای کمک به شما به منظور ذخیره تصاویر برنامه های در حال اجرا یا نمایی از میزکار (دسکتاپ) شماست. برای دستیابی به یک گزینه به منظور انتخاب بخشی از صفحه نمایشی که باید به عنوان تصویر ذخیره شود، کلیدهای Win + PrtScrn  را بزنید. با پر رنگ و مشخص کردن (Highlight) منطقه ای که می خواهید ذخیره شود و رها کردن نشانگر موشواره، تصویرتان به عنوان یک یادداشت در Evernote ذخیره خواهد شد.

Evernote-Clipping Screenshot

کلید میانبر:

  • بریدن متن انتخاب شده: Win + A  (برای ویندوز)
  • چسباندن و جایگذاری محتوای حافظه موقت (clipboard) به عنوان یادداشت جدید: Ctrl + Alt + V  (برای ویندوز)
  • Win + PrintScreen  (برای ویندوز)

 

مدیریت یادداشت ها و کتابچه های یادداشت

کتابچه های یادداشت همگام شده

هنگام ایجاد یک کتابچه یادداشت (Notebook) تازه، کتابچه یادداشت همگام شده را انتخاب کنید و کتابچه یادداشت تان و یادداشت های نگهداری شده درون آن با تمامی دستگاه هایتان که به Evernote متصل هستند همگام سازی خواهند شد. با ذخیره سازی سخنرانی ها، و اسناد تان با استفاده از یادداشت ها در این کتابچه یادداشت، شما هرگز فایل های مهم تان را در هنگامی که به آنها نیاز دارید بدون توجه به اینکه از چه دستگاهی استفاده می کنید، از دست نخواهید داد. کاربرانی که هزینه ای نپرداخته اند (free users) تنها می توانند تصاویر و pdf را ضمیمه کنند اما کاربرانی که هزینه را پرداخته کرده اند (premium users) می توانند هر گونه فایلی را ضمیمه و پیوست نمایند.

کلید میانبر: Ctrl + Shift + N  (برای ویندوز) و ⌘ + ⇧ + N  (برای Mac OS X)

 

کتابچه یادداشت محلی

چنانچه یادداشتی شخصی و خصوصی دارید که نمی خواهید به اشتراک گذاشته شود، می توانید از یک کتابچه یادداشت محلی (Local Notebook) برای ذخیره اطلاعات استفاده کنید. یک کتابچه یادداشت تازه ایجاد کرده و کتابچه یادداشت محلی را از گزینه های ارائه شده انتخاب کنید.

یادداشت هایتان نه به سرورهای Evernote بارگذاری خواهند شد و نه با هیچ دستگاه دیگری همگام سازی خواهند شد. بنابراین، یادداشت های شخصی تان بر روی یک دستگاه موجود خواهند بود.

کتابچه یادداشت به اشتراک گذاشته شده

چنانچه در گروهی کار می کنید و نیازمند به اشتراک گذاری داده ها در میان اعضای گروه و تیم تان هستید، می توانید یک کتابچه یادداشت را با استفاده از گزینه های به اشتراک گذاری Evernote با آنها به اشتراک بگذارید. کاربرانی که هزینه ای نپرداخته اند تنها می توانند کتابچه های یادداشت به اشتراک گذاشته شده را بخوانند، اما کاربرانی که هزینه را پرداخته کرده اند می توانند آن را تغییر نیز دهند. به اشتراک گذاری بر روی پلتفرم های مختلف، متفاوت عمل می کند.

وبلاگ Evernote دارای راهنمایی است که می توانید آن را بررسی نمایید تا یاد بگیرید که چگونه آن را بر روی پلتفرم تان به کار وادارید.

سازماندهی یادداشت هایتان

در Evernote، شما “کتابچه های یادداشت” و “یادداشت ها” را دارید که چیزهای متفاوتی هستند. شما می توانید یادداشت هایتان را در کتابچه های یادداشت سازماندهی کنید، که پس از آن می توانند در پشته ها (stacks) سازماندهی و مرتب شوند.

برای بهره برداری از یادداشت هایتان، تمامی یادداشت هایتان را با هم در یک کتابچه یادداشت قرار دهید، به عنوان نمونه، نقشه های طراحی، بازخورد و واکنش مشتری، پیش نویس های نخستین، پیش نویس های نهایی می توانند با هم در یک کتابچه یادداشت که دربردارنده عنوان پروژه است قرار گیرند.

Win8-Note List

چنانچه بتوانید تمامی اسناد تان را سازماندهی و مرتب سازید و به شیوه ارتباطی نزدیک آن را به سرعت در دسترس قرار دهید، مجبور به اتلاف وقت برای بررسی پشته به پشته اسناد به منظور دستیابی به اطلاعات مورد نیاز تان نیستید.

امنیت

رمزنگاری داده هایتان برای بیشینه ساختن امنیت

Evernote مسائل امنیتی را سبک نمی شمارد، تا آنجا که این برنامه یک ویژگی رمزنگاری را برای تأمین امنیت داده های کاربرانش فراهم می کند. شما می توانید بخش یا تمام متن یادداشت تان را با استفاده از یک گذرواژه رمزنگاری کنید و هیچ فردی قادر به خواندن آن متن، بدون گذرواژه نخواهد بود.

متن رمزنگاری شده به طور مستقیم در یادداشت نشان داده نخواهد شد و بجای آن، شما یک دکمه عبارت عبور (passphrase) مشاهده خواهید کرد. هنگامی که شما بر روی دکمه عبارت عبور راست کلیک می کنید، به دو گزینه یعنی “متن رمزنگاری شده را نشان بده” و “متن را برای همیشه رمزگشایی کن…” دست می یابید. با استفاده هر یک از این دو گزینه و گذرواژه درست، می توانید به متن رمزنگاری شده دسترسی یابید.

Evernote-Encrypting Text

توجه داشته باشید که Evernote تنها به رمزنگاری – راه و روش (الگوریتم) رمزنگاری RC2 این روزها چندان امنیت آن مورد تأیید نیست – برای متن اهمیت می دهد و نه چیز دیگری.

کلید میانبر: رمزنگاری متن انتخاب شده Ctrl + Shift + X  (برای ویندوز) و ⇧ + ⌘ + X  (برای Mac OS X)

بهره وری

الگوهای Evernote

چنانچه برای نگاه انداختن به الگوهای Evernote به منظور نیازهای خاصی اندکی زمان صرف کنید، این کار می تواند به افزایش بهره وری نیز یاری رساند. این الگوها (templates) می توانند به آسانی ایجاد شوند. شما می توانید یادداشتی را که شامل تمامی زمینه های مورد نیاز برای اطلاعات تان باشد را ایجاد کنید، سپس آن را ذخیره و به عنوان یک فایل .enex (Evernote exported) به خارج ارسال نمایید.

در اینجا یک راهنمایی خوب برای ایجاد و استفاده از الگوهای Evernote در neseco.com ، و نیز تعدادی پیوند برای برخی الگوهای Evernote موجود است:

1. تجزیه و تحلیل قطعه مطالعاتی انجیل

2. الگوهای Evernote به وسیله Thought Asylum

3. Expensify با Evernote (این یک الگو نیست اما می تواند برای مدیریت مخارج تان مورد استفاده قرار گیرد)

4. الگوهای Evernote به وسیله Christopher Mayo

نتیجه

امیدوارم این نکات به شما کمک کنند تا تشویق شوید به Evernote فرصتی دهید تا به مدیریت تکالیف مدرسه تان، طرح هایی برای کار انفرادی و مستقل (freelance) و دسترسی به خبرهای فوری برای گزارش بعدی تان یاری رساند. آیا هم اکنون از Evernote استفاده می کنید؟ آیا ترفندهایی برای استفاده بهتر از Evernote دارید؟ لطفات نکات خود را در بخش دیدگاه ها با ما به اشتراک بگذارید.

منبع: Hongkiat